Agencia de automatización · Finanzas
Facturación mensual del soporte de automatizaciones
Factura a cada cliente de soporte de la misma manera cada mes, incluidas las horas que superan la cuota y el uso de plataformas e IA que paga la agencia. El cliente recibe antes un resumen claro por correo y lo confirma en un enlace público antes de emitir la factura, para que las dudas lleguen antes de la factura y no después.
- Duración: 1 semana, más el plazo de pago
- Frecuencia: Cada mes, para cada cliente de soporte
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
La agencia paga el uso de plataformas e IA y se olvida de repercutirlo.
Las horas extra de soporte se pierden porque nadie las comparó con el contrato.
Los clientes discuten la factura cuando ya ha llegado, y el pago espera.
Los pequeños cambios aprobados nunca llegan a una factura.
Con la plantilla
Los costes de uso se sacan de cada cuenta y se facturan cada mes.
Las horas usadas se comparan con las incluidas, y el exceso se factura a la tarifa acordada.
El cliente recibe antes un resumen claro y lo confirma en el enlace público antes de emitir la factura.
Las horas de las solicitudes de cambio aprobadas forman parte de cada facturación mensual.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Termina el mes. El responsable de finanzas inicia una ejecución por cada cliente de soporte con el nombre del cliente, el mes de facturación y las condiciones del contrato.
- 1
Iniciar la facturación
Día 1Responsable de finanzas · Equipo
Registra las condiciones del contrato del cliente para el mes, para que cada paso posterior trabaje con la misma cuota, las mismas horas y las mismas tarifas.
Lista de verificación
- Condiciones del contrato revisadas
- Tarifa de horas extra confirmada
- Contacto de facturación confirmado
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Mes de facturación (obligatorio)
- Cuota mensual (obligatorio)
- Horas incluidas (obligatorio)
- 2
Registrar las horas y el uso
Días 1 a 2Gerente de entrega · Equipo
Registra las horas de soporte usadas, las horas de las solicitudes de cambio aprobadas y los costes de plataformas e IA que se repercuten, con un enlace a los informes.
Lista de verificación
- Las horas coinciden con el registro de tiempo
- Horas de cambios aprobadas por el cliente
- Uso sacado de cada cuenta de plataforma y de IA
Campos que rellenar
- Horas de soporte usadas (obligatorio)
- Horas de solicitudes de cambio aprobadas
- Costes de uso de plataformas e IA (obligatorio)
- Enlace a los informes de tiempo y de uso (obligatorio)
- 3
Redactar el resumen de factura
Día 2Redactor de resúmenes de factura · Agente de IA
El redactor de resúmenes de factura convierte las condiciones del contrato, las horas y el uso en un resumen claro: qué cubrió la cuota, las horas por encima de las incluidas, los cambios aprobados y los costes de uso.
Campos que rellenar
- Borrador del resumen de factura (obligatorio)
Revisión humana: El responsable de finanzas revisa cada importe y aprueba el resumen en el paso 4.
- 4
Revisar los importes y aprobar el resumen
Oculto en el enlace públicoDía 3Responsable de finanzas · Equipo
Contrasta el resumen y cada importe con el contrato, el registro de tiempo y los informes de uso, y después envía al cliente por correo el resumen aprobado con el enlace público de la ejecución.
Lista de verificación
- Los importes coinciden con el contrato
- Horas extra calculadas a la tarifa acordada
- Los costes de uso coinciden con los informes de las plataformas
Campos que rellenar
- Total de la factura (obligatorio)
Aprobación: La revisión del cliente y la factura siguen bloqueadas hasta que el responsable de finanzas aprueba los importes.
- 5
Confirmar el resumen de factura
Días 3 a 5Contacto del cliente · Enlace público
El cliente lee el resumen que le envió el responsable de finanzas por correo y lo confirma en el enlace público, o anota qué quiere que le expliquen antes de emitir la factura.
Campos que rellenar
- Resumen confirmado (obligatorio)
- Dudas sobre el resumen
- Número de orden de compra
- 6
Emitir la factura
Día 5Responsable de finanzas · Equipo
Responde a las dudas y después emite la factura en tu programa de contabilidad, de modo que coincida con el resumen confirmado.
Lista de verificación
- La factura coincide con el resumen confirmado
- Número de orden de compra en la factura
- Factura enviada al contacto de facturación
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Fecha de vencimiento (obligatorio)
- Enlace a la factura
- 7
Comprobar si el contrato sigue encajando
Oculto en el enlace públicoDía 5Gerente de entrega · Equipo
Compara las horas y el uso de este mes con el plan del cliente. Si se pasa o se queda corto una y otra vez, anótalo para la siguiente revisión trimestral.
Lista de verificación
- Horas comparadas con el plan
- Tendencia de uso anotada
Campos que rellenar
- El contrato sigue encajando (obligatorio)
- Notas para la siguiente revisión
- 8
Registrar el pago
Fecha de vencimientoResponsable de finanzas · Equipo
Registra el pago cuando llegue. Si pasa la fecha de vencimiento, envía un recordatorio y marca la ejecución como bloqueada, con el motivo, hasta que se pague.
Lista de verificación
- Pago asociado a la factura
- Recordatorio enviado si hay retraso
Campos que rellenar
- Pago recibido el (obligatorio)
Termina cuando
El cliente ha recibido una factura que coincide con el resumen que confirmó, el pago está registrado y cualquier desajuste entre el contrato y el trabajo real queda anotado para la siguiente revisión.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de resúmenes de factura
Convierte las horas y el uso del mes en un resumen de factura claro para el cliente.
Qué hace
- Lee las condiciones del contrato, las horas y los costes de uso registrados en la ejecución
- Escribe qué cubrió la cuota, las horas por encima de las incluidas y los costes de uso
- Registra el borrador del resumen en su paso y lo completa
Revisión humana: El responsable de finanzas revisa cada importe y aprueba el resumen en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Saca el uso de cada cuenta de plataforma y de IA cada mes, muéstralo aparte de tus honorarios y acuerda en el contrato si añades un margen. El paso 2 registra los costes de uso con un enlace a los informes de uso, y el paso 4 los contrasta con esos informes antes de que los vea el cliente.
Compara cada mes las horas usadas con las horas incluidas en el contrato y factura el exceso a la tarifa acordada. El paso 2 registra las horas usadas junto a las horas incluidas del paso 1, y el paso 4 comprueba que el exceso se calcula a la tarifa acordada.
Envía al cliente por correo un resumen claro del mes antes de emitir la factura. En el paso 5 el cliente confirma el resumen o anota sus dudas en el enlace público, y el paso 6 solo emite una factura que coincide con el resumen confirmado.
Incluye las horas de cada solicitud de cambio aprobada en la facturación mensual en lugar de fiarte de la memoria. El paso 2 registra las horas de las solicitudes de cambio aprobadas, con un punto de la lista que confirma que el cliente las aprobó, y el paso 6 las incluye en la factura.
Deja que la IA escriba el resumen de factura que lee el cliente, y deja los importes en manos de tu responsable de finanzas. En el paso 3 el redactor de resúmenes de factura redacta el resumen con las horas y el uso de la ejecución, y el paso 4 es un control de aprobación en el que el responsable de finanzas revisa cada importe.
Compara cada mes las horas y el uso con el plan, y plantea el cambio en la siguiente revisión en lugar de en una discusión por una factura. El paso 7 registra si el contrato sigue encajando y lo anota para la siguiente revisión trimestral.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.