Firma de consultoría · Entrega de proyectos
Reunión del comité de dirección
Prepara cada comité de dirección con una documentación de estado que el socio ha aprobado, y sal de la reunión con decisiones que el cliente ha confirmado. Los responsables de cada línea de trabajo y el cliente informan en una sola ejecución, un agente de IA redacta el resumen de estado y el patrocinador confirma las decisiones en un enlace público.
- Duración: 2 a 3 semanas
- Frecuencia: Antes de cada comité de dirección, a menudo mensual
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
El gerente del proyecto pasa dos días persiguiendo avances para montar la presentación.
La reunión acaba con un debate pero sin ninguna decisión registrada.
El estado sigue en verde hasta la semana antes de un plazo.
Nadie está seguro de qué aceptó el cliente.
Con la plantilla
Los responsables de cada línea y el cliente informan en la misma ejecución, y un agente de IA redacta el resumen.
Cada decisión aparece como opciones con una recomendación, y el resultado queda registrado.
El socio aprueba el estado que comunica la firma, con los riesgos de cada línea a la vista.
El patrocinador confirma las decisiones y acciones en el enlace público.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Faltan dos semanas para una reunión del comité de dirección. El gerente del proyecto inicia una ejecución con la fecha de la reunión y las decisiones que necesita el proyecto.
- 1
Fijar el orden del día y las decisiones necesarias
Día 1Gerente del proyecto · Equipo
Registra la fecha de la reunión, los asistentes y las decisiones que el proyecto necesita del comité, y pide su avance a cada responsable de línea y al responsable del proyecto en el cliente.
Lista de verificación
- Convocatoria enviada
- Avances pedidos a los responsables de línea
- Enlace público enviado al responsable en el cliente
Campos que rellenar
- Fecha de la reunión (obligatorio)
- Asistentes
- Decisiones que debe tomar el comité (obligatorio)
- 2
Informar del avance de la línea de trabajo
Días 1 a 5Responsable de línea de trabajo · Equipo
Registra el avance frente al plan, los próximos hitos y los riesgos y problemas de tu línea de trabajo, con su estado.
Lista de verificación
- Avance contrastado con el plan
- Riesgos y problemas al día
Campos que rellenar
- Estado de la línea de trabajo (obligatorio)
- Avance desde la última reunión (obligatorio)
- Riesgos y problemas (obligatorio)
- Próximos hitos
- 3
Compartir el avance del lado del cliente
Días 1 a 5Responsable del proyecto en el cliente · Enlace público
En el enlace público, el responsable del proyecto en el cliente registra el avance de las acciones propias del cliente y cualquier cambio de su lado que el comité deba conocer.
Lista de verificación
- Acciones del cliente de la última reunión revisadas
Campos que rellenar
- Avance de las acciones del cliente (obligatorio)
- Cambios del lado del cliente
- 4
Redactar el resumen de estado
Día 6Redactor de estado · Agente de IA
El redactor de estado convierte los avances de las líneas y del cliente en un borrador: estado general, avance, principales riesgos y las decisiones que se piden al comité.
Campos que rellenar
- Borrador del resumen de estado (obligatorio)
- Riesgos que escalar
Revisión humana: El gerente del proyecto contrasta el resumen con los avances en el paso 5, y el socio responsable aprueba la documentación en el paso 6.
- 5
Preparar la documentación del comité
Días 6 a 8Gerente del proyecto · Equipo
Contrasta el resumen con los avances y prepara después la documentación con el estado, los riesgos y cada decisión como opciones con una recomendación.
Lista de verificación
- Resumen contrastado con los avances
- Cada decisión tiene opciones y una recomendación
- Estado de presupuesto y plazos incluido
Campos que rellenar
- Enlace a la documentación del comité (obligatorio)
- 6
Aprobar la documentación
Oculto en el enlace públicoDía 9Socio responsable · Equipo
Lee la documentación, pon a prueba las recomendaciones y el estado que comunica la firma, y apruébala para el comité.
Lista de verificación
- Estado comunicado con honestidad
- Recomendaciones acordadas
Campos que rellenar
- Notas del socio
Aprobación: La documentación no llega al comité hasta que el socio responsable la aprueba.
- 7
Enviar la documentación y celebrar la reunión
Días 10 a 14Gerente del proyecto · Equipo
Envía la documentación aprobada a los asistentes antes de la reunión, dirige la reunión, registra cada decisión y acción con responsable y fecha, y envía el acta por correo al patrocinador.
Lista de verificación
- Documentación enviada antes de la reunión
- Cada decisión registrada
Campos que rellenar
- Decisiones tomadas (obligatorio)
- Acciones con responsable y fecha (obligatorio)
- 8
Confirmar las decisiones y acciones
Día 14Patrocinador del cliente · Enlace público
En el enlace público, el patrocinador del cliente confirma las decisiones y acciones del acta que envió el gerente del proyecto, o anota lo que se acordó de otra forma.
Campos que rellenar
- Confirmación (obligatorio)
- Qué se acordó de otra forma
- 9
Actualizar el plan del proyecto
Semana 3Gerente del proyecto · Equipo
Actualiza el plan y el registro de riesgos con las decisiones confirmadas, e inicia un cambio de alcance si una decisión cambió el alcance.
Lista de verificación
- Plan actualizado
- Registro de riesgos actualizado
- Cambio de alcance iniciado si hace falta
Campos que rellenar
- Enlace al plan actualizado
Termina cuando
El patrocinador del cliente ha confirmado las decisiones y acciones de la reunión, y el plan del proyecto las recoge.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de estado
Convierte los avances de cada línea de trabajo y del cliente en un borrador del resumen de estado para el comité.
Qué hace
- Lee las decisiones necesarias del paso 1
- Lee los avances de las líneas del paso 2 y los del cliente del paso 3
- Escribe en su paso un borrador del resumen y los riesgos que hay que escalar
- Completa su paso para que se pueda construir la documentación
Revisión humana: El gerente del proyecto contrasta el resumen con los avances en el paso 5, y el socio responsable aprueba la documentación en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Parte de las decisiones que necesitas del comité, y reúne después el estado de cada línea de trabajo y del cliente antes de escribir. Los pasos 1 a 3 reúnen en una ejecución las decisiones necesarias, los avances de cada línea y los del cliente, y el paso 5 construye la documentación a partir de ellos.
Presenta cada decisión como opciones con una recomendación, y registra el resultado en la propia reunión. El paso 5 pide opciones y una recomendación para cada decisión, y el paso 7 registra cada decisión con sus acciones, responsables y fechas.
Deja que la IA reúna los avances de cada línea en un primer borrador, y que el estado que comunicas siga siendo una decisión humana. En el paso 4 el redactor de estado escribe el resumen, y en el paso 5 el gerente del proyecto lo contrasta con los avances antes de que el socio apruebe la documentación.
Haz que el socio apruebe el estado que comunica la firma, con los riesgos de cada línea de trabajo delante. El paso 6 es un control de aprobación: la documentación no llega al comité hasta que el socio responsable la aprueba.
Pide al patrocinador que confirme por escrito las decisiones y acciones justo después de la reunión. En el paso 8 el patrocinador las confirma en el enlace público, o anota lo que se acordó de otra forma.
Dale al cliente su propio paso para informar de sus acciones antes de cada reunión. En el paso 3 el responsable del proyecto en el cliente registra el avance de sus acciones en un enlace público, para que la documentación muestre los dos lados del plan.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.