Firma de contabilidad · Finanzas
Cobro de honorarios vencidos
Reclama los honorarios vencidos igual con cada cliente, sin dañar la relación ni perder de vista quién prometió qué. El cliente responde al recordatorio en un solo enlace público, y un socio decide sobre planes de pago y trabajos en pausa.
- Duración: 1 a 6 semanas
- Frecuencia: Para cada factura vencida de un cliente
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los recordatorios llegan a clientes que esperan una respuesta de la firma.
Cada persona reclama los honorarios a su manera.
Los planes de pago se acuerdan por teléfono y se olvidan.
Nadie sabe qué facturas siguen abiertas después del primer recordatorio.
Con la plantilla
El gerente de cliente busca preguntas abiertas antes de enviar ningún recordatorio.
Un agente de IA redacta cada recordatorio, y el responsable de cobros lo revisa.
El cliente propone un plan en el enlace público, y la decisión del socio queda registrada.
Cada factura vencida es una ejecución con fecha de seguimiento hasta que llega el dinero.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Vence una factura de un cliente. El responsable de cobros inicia una ejecución con el cliente, la factura y el importe.
- 1
Abrir la factura vencida
Cuando vence la facturaResponsable de cobros · Equipo
Revisa la factura y los pagos recibidos en el sistema contable, y registra lo que sigue pendiente.
Lista de verificación
- Factura y pagos revisados
- Gerente de cliente avisado
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Número de factura (obligatorio)
- Importe vencido (obligatorio)
- Fecha de vencimiento (obligatorio)
- 2
Buscar un motivo antes de reclamar
Oculto en el enlace públicoDías 1 a 2Gerente de cliente · Equipo
Comprueba si el cliente tiene una pregunta abierta sobre el trabajo o la factura, o si espera algo de la firma, y anótalo antes de que salga ningún recordatorio.
Lista de verificación
- Ninguna pregunta abierta sobre el trabajo
- La factura coincide con la carta de encargo
- Ningún trabajo pendiente de la firma
Campos que rellenar
- Asuntos conocidos
- 3
Redactar el recordatorio
Día 2Redactor de recordatorios · Agente de IA
El redactor de recordatorios redacta un recordatorio amable con los datos de la factura y las notas del gerente de cliente: número de factura, importe, vencimiento y cómo puede responder el cliente.
Campos que rellenar
- Borrador del recordatorio (obligatorio)
Revisión humana: El responsable de cobros revisa y envía el recordatorio en el paso 4.
- 4
Aprobar y enviar el recordatorio
Día 2Responsable de cobros · Equipo
Compara el borrador con la factura y las notas, ajusta el tono a la relación y envíalo con el enlace público de la ejecución.
Lista de verificación
- Importe y número de factura correctos
- El tono encaja con la relación
- Recordatorio enviado con el enlace público
Campos que rellenar
- Fecha de envío del recordatorio (obligatorio)
- 5
Responder al recordatorio
Semana 1Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente indica cuándo pagará, pide un plan de pago o explica qué falla en la factura.
Campos que rellenar
- Respuesta (obligatorio)
- Fecha de pago prometida
- Plan de pago propuesto
- Duda sobre la factura
- 6
Decidir el siguiente paso
Oculto en el enlace públicoSemanas 1 a 2Socio · Equipo
Lee la respuesta del cliente y las notas del gerente de cliente, y decide: aceptar la fecha, acordar un plan, emitir una nota de crédito, pausar el trabajo o pasar la deuda a cobro.
Lista de verificación
- Respuesta del cliente leída
- Efecto en el trabajo en curso valorado
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Motivo (obligatorio)
Aprobación: No se acuerda ningún plan, nota de crédito ni pausa del trabajo hasta que el socio decide.
- 7
Confirmar la decisión al cliente
Semana 2Responsable de cobros · Equipo
Confirma la decisión al cliente por escrito, registra el plan o la nota de crédito en el sistema contable y fija la fecha de seguimiento.
Lista de verificación
- Decisión confirmada al cliente
- Plan o nota de crédito registrados
Campos que rellenar
- Fecha de seguimiento (obligatorio)
- 8
Confirmar el pago y cerrar
Hasta la fecha de seguimientoResponsable de cobros · Equipo
Concilia el pago con la factura y cierra la ejecución. Si el dinero no ha llegado, marca la ejecución como bloqueada y avisa al socio.
Lista de verificación
- Pago conciliado con la factura
- Trabajo en pausa reanudado, si lo hay
Campos que rellenar
- Fecha de pago
- Importe recibido
Termina cuando
La factura está pagada, o se ha acordado y registrado un plan de pago, una nota de crédito o el siguiente paso.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de recordatorios
Redacta un recordatorio de pago amable con los datos de la factura y las notas del gerente de cliente.
Qué hace
- Lee los datos de la factura y las notas del gerente de cliente en la ejecución
- Sigue el tono de la firma indicado en las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador del recordatorio en su paso
Revisión humana: El responsable de cobros revisa y envía el recordatorio en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Comprueba si hay un motivo antes de reclamar, y haz que el primer recordatorio sea amable y concreto. En el paso 2 el gerente de cliente busca preguntas abiertas o trabajo que espera a la firma, y en los pasos 3 y 4 el recordatorio se redacta y se revisa antes de salir.
Deja que el cliente proponga un plan por escrito y que un socio decida. En el paso 5 el cliente propone un plan en el enlace público, y el paso 6 es un control de aprobación en el que el socio lo acepta o lo cambia.
Haz que pausar el trabajo sea una decisión del socio con un motivo registrado, no una reacción. El paso 6 registra la decisión y el motivo, y en el paso 8 el trabajo en pausa se reanuda cuando el pago está conciliado.
Deja que la IA redacte el recordatorio con los datos de la factura y las notas, y que una persona lo envíe. En el paso 3 el redactor de recordatorios redacta el texto, y en el paso 4 el responsable de cobros revisa el importe y el tono antes de enviarlo.
Lleva cada factura vencida en su propia ejecución, con el importe y el vencimiento registrados desde el inicio. El paso 1 registra la factura, el paso 7 fija la fecha de seguimiento y el paso 8 marca la ejecución como bloqueada si el dinero no llega.
Busca preguntas abiertas y desacuerdos antes del primer recordatorio. En el paso 2 el gerente de cliente anota cualquier duda sobre el trabajo o la factura, y en el paso 5 el cliente puede plantearla en el enlace público en lugar de ignorar el recordatorio.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.