Firma de contabilidad · Nuevos clientes
Aceptación de clientes y carta de encargo
Convierte una consulta en una carta de encargo firmada, con los mismos controles para cada cliente nuevo. El cliente potencial responde tu cuestionario en un solo enlace público, y nada sale antes de que un socio acepte al cliente y apruebe el alcance y los honorarios.
- Duración: 1 a 3 semanas
- Frecuencia: Para cada cliente o servicio nuevo
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los honorarios se dan por teléfono antes de saber cuántas sociedades o movimientos hay.
Los controles de identidad y conflictos se hacen cuando alguien se acuerda.
Cada carta de encargo se edita a partir de la de otro cliente.
El trabajo empieza con un sí de palabra, y la carta firmada llega meses después.
Con la plantilla
El cliente potencial responde primero un cuestionario, y el socio calcula a partir de las respuestas.
Cada cliente nuevo pasa por los mismos controles de aceptación antes de enviar una carta.
Un agente de IA redacta el alcance, y el socio lo corrige y lo aprueba.
El cliente comparte la carta firmada en el mismo enlace antes de empezar la configuración.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un cliente potencial pide presupuesto, o un cliente actual pide un servicio nuevo. El gerente de cliente inicia una ejecución con el nombre y los servicios solicitados.
- 1
Registrar la consulta y compartir el cuestionario
Día 1Gerente de cliente · Equipo
Registra quién es el cliente potencial y qué pide, y envíale el cuestionario con el enlace público de la ejecución.
Lista de verificación
- Enlace público enviado al cliente potencial
- Reunión inicial programada
Campos que rellenar
- Nombre del cliente potencial (obligatorio)
- Correo de contacto (obligatorio)
- Servicios solicitados (obligatorio)
- 2
Completar el cuestionario del cliente
Días 1 a 5Cliente potencial · Enlace público
En el enlace público, el cliente potencial describe el negocio y sus sociedades, el cierre del ejercicio y el volumen mensual, nombra a los propietarios y al contador actual, y comparte un enlace a las cuentas del año anterior.
Lista de verificación
- Propietarios y administradores nombrados
- Cierre del ejercicio y plazos conocidos indicados
- Contador actual nombrado
Campos que rellenar
- Negocio y sociedades (obligatorio)
- Movimientos al mes (obligatorio)
- Enlace a las cuentas del año anterior
- Contador actual
- 3
Hacer los controles de aceptación
Oculto en el enlace públicoSemana 1Gerente de cliente · Equipo
Verifica la identidad de los propietarios, revisa los conflictos de interés y califica el riesgo del cliente según la política de aceptación de tu firma. Si un control no se puede terminar, marca la ejecución como bloqueada y anota por qué.
Lista de verificación
- Identidad de los propietarios verificada
- Control de conflictos hecho
- Contador anterior contactado cuando tus normas lo exigen
Campos que rellenar
- Calificación de riesgo (obligatorio)
- Notas de aceptación
- 4
Redactar el alcance de los servicios
Semana 1Redactor de alcances · Agente de IA
El redactor de alcances redacta el alcance a partir del cuestionario y los servicios solicitados: el trabajo incluido, qué aporta el cliente y para cuándo, y qué queda fuera, con el formato de carta de encargo de tu firma.
Campos que rellenar
- Borrador del alcance (obligatorio)
Revisión humana: El socio corrige el alcance y fija los honorarios en el paso 5.
- 5
Aceptar al cliente y aprobar alcance y honorarios
Oculto en el enlace públicoSemana 1Socio · Equipo
Revisa los controles de aceptación y el borrador del alcance, corrige el alcance y fija los honorarios.
Lista de verificación
- Controles de aceptación revisados
- El alcance coincide con el cuestionario
- Los honorarios cubren el volumen y la complejidad
Campos que rellenar
- Honorarios anuales (obligatorio)
- Forma de facturación (obligatorio)
Aprobación: Nada llega al cliente potencial hasta que el socio acepta al cliente y aprueba el alcance y los honorarios.
- 6
Enviar la carta de encargo
Semana 2Gerente de cliente · Equipo
Envía la carta de encargo con el alcance y los honorarios aprobados para su firma, y registra dónde se puede firmar.
Lista de verificación
- Condiciones generales incluidas
- Aviso de privacidad incluido
- Enviada para firma
Campos que rellenar
- Enlace a la carta de encargo (obligatorio)
- Fecha de envío (obligatorio)
- 7
Firmar la carta de encargo
Semanas 2 a 3Cliente potencial · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma que ha leído la carta de encargo que le envió el gerente de cliente, anota sus dudas sobre el alcance y comparte un enlace a la copia firmada.
Campos que rellenar
- Enlace a la carta de encargo firmada (obligatorio)
- Dudas sobre el alcance
- 8
Dar de alta al cliente e iniciar la incorporación
Semana 3Gerente de cliente · Equipo
Comprueba la carta firmada, da de alta al cliente en el sistema de gestión de tu firma e inicia la incorporación del cliente.
Lista de verificación
- Carta firmada comprobada
- Cliente dado de alta en el sistema de gestión
- Incorporación iniciada
Campos que rellenar
- Fecha de inicio del encargo (obligatorio)
- Socio responsable (obligatorio)
Termina cuando
El cliente ha firmado la carta de encargo, los controles de aceptación están registrados y el cliente está listo para la incorporación.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de alcances
Redacta el alcance de los servicios para la carta de encargo a partir de las respuestas del cliente potencial.
Qué hace
- Lee los servicios solicitados y las respuestas registradas en la ejecución
- Sigue el formato de carta de encargo de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador del alcance en su paso
Revisión humana: El socio corrige el alcance y fija los honorarios en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Pon los controles de identidad, conflictos y riesgo en el flujo antes de enviar nada. El paso 3 registra los controles y una calificación de riesgo, y el paso 5 es un control de aprobación en el que el socio acepta al cliente antes de que salga la carta.
Parte de las respuestas del cliente potencial y de un formato fijo, no de la carta de otro cliente. En el paso 4 un agente de IA redacta el alcance a partir del cuestionario, y en el paso 5 el socio lo corrige y fija los honorarios.
Calcula los honorarios con el volumen y la complejidad reales del cliente, no con una estimación por teléfono. El paso 2 recoge sociedades, movimientos al mes y plazos, y en el paso 5 el socio fija los honorarios y la forma de facturación a partir de ellos.
Haz que la carta firmada sea lo que pone en marcha la configuración del cliente, no un sí de palabra. En el paso 7 el cliente comparte el enlace a la carta firmada, y en el paso 8 el gerente de cliente la comprueba antes de dar de alta al cliente.
Registra los controles, la calificación de riesgo y la decisión del socio en la misma ejecución que la carta firmada. El paso 3 registra los controles de identidad, conflictos y riesgo, y el paso 5 registra la aceptación del socio con nombre y hora.
Mantén el cuestionario, el alcance y la carta firmada en una sola ejecución que la incorporación pueda leer. El paso 8 inicia la incorporación cuando la carta está firmada, y el cuestionario del paso 2 queda registrado.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.