Servicios de construcción · Finanzas
Certificación mensual de obra
Certifica cada mes el trabajo que la obra ha confirmado, y recibe el importe aprobado sin tener que perseguirlo. El representante de la propiedad aprueba en un enlace público, y ninguna certificación sale sin que el responsable financiero la apruebe.
- Duración: 2 a 3 semanas
- Frecuencia: Cada mes, en cada obra en curso
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
La certificación se monta con lo que reclaman los subcontratistas, y la propiedad encuentra las partidas que van por delante del trabajo.
Sale una certificación sin un cambio aprobado o con una retención mal calculada.
El importe aprobado, y el motivo de un recorte, llegan semanas después por correo.
Cada gerente de proyecto certifica con su formato y a su ritmo.
Con la plantilla
El jefe de obra confirma el avance en obra antes de certificar nada.
Un agente de IA revisa importes y listas, y el responsable financiero aprueba antes de enviar nada.
El representante de la propiedad registra importe aprobado, fecha de pago y partidas discutidas en un solo enlace.
Cada obra certifica cada mes con los mismos pasos.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Llega la fecha de certificación del contrato. El administrativo de obra inicia una ejecución con el nombre del proyecto y el periodo.
- 1
Abrir el periodo y reunir las solicitudes de los subcontratistas
Oculto en el enlace públicoDía 1Administrativo de obra · Equipo
Pide a cada subcontratista activo su solicitud de certificación del periodo, y enumera los cambios aprobados que hay que incluir.
Lista de verificación
- Solicitud pedida a cada gremio activo
- Cambios aprobados enumerados
- Documentos exigidos por los subcontratos pedidos
Campos que rellenar
- Nombre del proyecto (obligatorio)
- Fin del periodo (obligatorio)
- Enlace a las solicitudes de los subcontratistas (obligatorio)
- Gremios sin solicitud
- 2
Confirmar el avance en obra
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 3Jefe de obra · Equipo
Recorre la obra, fija el porcentaje ejecutado de cada partida del presupuesto y contrasta el avance que reclama cada subcontratista con el trabajo ejecutado.
Lista de verificación
- Cada partida revisada
- Solicitudes de subcontratistas contrastadas con el trabajo
- Material acopiado en obra contado
Campos que rellenar
- Enlace al avance marcado (obligatorio)
- Partidas reclamadas por delante del trabajo
- 3
Preparar la certificación
Oculto en el enlace públicoDías 3 a 4Gerente de proyecto · Equipo
Actualiza el presupuesto con el avance confirmado, añade los cambios aprobados y el material acopiado, y calcula la retención y el importe a pagar.
Lista de verificación
- Cambios aprobados incluidos
- Retención calculada según contrato
- Pagos anteriores descontados
Campos que rellenar
- Enlace al borrador de la certificación (obligatorio)
- Obra ejecutada a origen (obligatorio)
- Retención acumulada (obligatorio)
- Importe a pagar este periodo (obligatorio)
- 4
Revisar la certificación y redactar la nota de envío
Día 4Revisor de certificaciones · Agente de IA
El revisor de certificaciones comprueba que los importes de la ejecución cuadran y que cada punto de las listas de los pasos anteriores está marcado, enumera lo que está mal o falta y redacta la nota de envío a la propiedad.
Campos que rellenar
- Problemas encontrados (obligatorio)
- Borrador de la nota de envío (obligatorio)
Revisión humana: El responsable financiero resuelve sus avisos y corrige la nota de envío en el paso 5.
- 5
Aprobar la certificación
Oculto en el enlace públicoDía 5Responsable financiero · Equipo
Resuelve los problemas encontrados, contrasta los importes con el avance confirmado y aprueba la certificación y la nota de envío.
Lista de verificación
- Problemas del paso 4 resueltos
- Importes acordes con el avance
- Nota de envío corregida
Aprobación: Nada se envía a la propiedad hasta que el responsable financiero aprueba la certificación.
- 6
Enviar la certificación
Día 5Administrativo de obra · Equipo
Envía la certificación aprobada y la nota al representante de la propiedad, con el enlace público de la ejecución para su aprobación.
Lista de verificación
- Certificación enviada
- Enlace público enviado a la propiedad
Campos que rellenar
- Enlace a la certificación enviada (obligatorio)
- Fecha de envío (obligatorio)
- 7
Aprobar el importe
Semanas 1 a 2Representante de la propiedad · Enlace público
En el enlace público, el representante de la propiedad registra el importe aprobado, la fecha de pago prevista y cada partida que discute, con el motivo.
Campos que rellenar
- Importe aprobado (obligatorio)
- Fecha de pago prevista (obligatorio)
- Partidas discutidas y motivos
- 8
Facturar el importe aprobado y programar los pagos a subcontratistas
Oculto en el enlace públicoSemanas 2 a 3Administrativo de obra · Equipo
Emite la factura por el importe aprobado, pasa las partidas discutidas al gerente de proyecto y programa los pagos a los subcontratistas según sus subcontratos.
Lista de verificación
- Factura emitida por el importe aprobado
- Partidas discutidas con el gerente de proyecto
- Pagos a subcontratistas programados
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Pago recibido el
Termina cuando
La propiedad ha aprobado el importe, la factura está emitida, las partidas discutidas están con el gerente de proyecto y los pagos a subcontratistas por el trabajo aprobado están programados.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de certificaciones
Revisa la certificación de la ejecución antes de que la vea el responsable financiero, y redacta la nota de envío.
Qué hace
- Comprueba que los importes registrados en la ejecución cuadran
- Comprueba que cada punto de las listas de los pasos anteriores está marcado
- Redacta la nota de envío con el trabajo del periodo y el importe a pagar
- Completa su paso para que el responsable financiero lo revise
Revisión humana: El responsable financiero resuelve sus avisos y corrige la nota de envío en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Parte del avance confirmado en obra, no de lo que reclaman los subcontratistas, suma los cambios aprobados y descuenta retenciones y pagos anteriores. Los pasos 2 y 3 lo hacen en ese orden, y en el paso 5 el responsable financiero aprueba el resultado antes de enviarlo.
Contrasta cada partida del presupuesto con el trabajo ejecutado antes de certificarla. En el paso 2 el jefe de obra recorre la obra, fija el porcentaje ejecutado de cada partida y anota las que se reclaman por delante del trabajo.
Reúne primero todas las solicitudes y luego compara el avance reclamado con lo construido. El paso 1 reúne las solicitudes y anota qué gremios no han enviado la suya, y en el paso 2 el jefe de obra comprueba cada una en obra.
Envía una certificación limpia con una nota breve, y da a la propiedad un solo lugar donde registrar lo que aprueba. En el paso 7 el representante de la propiedad registra en un enlace público el importe aprobado, la fecha de pago prevista y las partidas que discute.
Deja que la IA revise las cuentas y el papeleo, y que la aprobación quede en manos de tu responsable financiero. En el paso 4 un agente de IA comprueba que los importes cuadran y que todo está marcado y redacta la nota de envío, y en el paso 5 el responsable financiero resuelve sus avisos y aprueba.
Registra la partida discutida y el motivo junto con la aprobación, y síguela aparte en lugar de retener toda la factura. El paso 7 registra la discusión, y en el paso 8 el administrativo de obra factura el importe aprobado y pasa la partida discutida al gerente de proyecto.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.