Agencia de marketing · Operaciones
Incorporación de freelances
Incorpora a cada freelance a un proyecto de cliente de la misma manera, con los papeles firmados antes de que vea trabajo del cliente. El freelance completa sus propios pasos en un enlace público, cada acceso que das queda registrado, y la primera factura espera a una primera entrega aprobada.
- Duración: 1 a 3 semanas
- Frecuencia: Para cada contratación de un freelance
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 2 aprobaciones
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los freelances acceden al trabajo del cliente antes de firmar el acuerdo de confidencialidad.
Nadie sabe qué carpetas y herramientas puede abrir todavía un freelance.
Cada jefe de proyecto hace el brief a los freelances a su manera.
Llegan facturas con días y tarifas que nadie puede comprobar.
Con la plantilla
El acceso sigue bloqueado hasta que se revisan los papeles firmados.
Cada acceso concedido queda en la ejecución, listo para retirarlo.
Un agente de IA redacta cada brief con el mismo formato, y el jefe de proyecto lo revisa.
Finanzas compara cada factura con la tarifa y los días acordados al contratar.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
La agencia contrata a un freelance para un proyecto de cliente. El responsable de recursos inicia una ejecución con el nombre del freelance, las entregas y la tarifa diaria.
- 1
Contratar al freelance y compartir el enlace de incorporación
Día 1Responsable de recursos · Equipo
Registra la contratación y envía al freelance el enlace público de la ejecución junto con los contratos que debe firmar.
Lista de verificación
- Tarifa diaria y número de días acordados
- Fecha de inicio confirmada
- Enlace público y contratos enviados
Campos que rellenar
- Nombre del freelance (obligatorio)
- Correo del freelance (obligatorio)
- Entregas y plazos (obligatorio)
- Tarifa diaria (obligatorio)
- 2
Firmar los contratos y compartir los datos fiscales
Días 1 a 3Freelance · Enlace público
En el enlace público, el freelance confirma que ha firmado el acuerdo de confidencialidad y el contrato de servicios, rellena sus datos de facturación y comparte un enlace a su portfolio.
Lista de verificación
- Acuerdo de confidencialidad firmado
- Contrato de servicios firmado
- Datos de facturación completos
Campos que rellenar
- Nombre fiscal (obligatorio)
- NIF o número de IVA (obligatorio)
- Teléfono (obligatorio)
- Enlace al portfolio
- 3
Revisar los papeles
Día 3Responsable de recursos · Equipo
Comprueba que ambos contratos están firmados y que los datos de facturación están completos. Si falta algo, marca la ejecución como bloqueada y anota lo que falta.
Lista de verificación
- Acuerdo de confidencialidad firmado archivado
- Contrato de servicios firmado archivado
- Datos fiscales válidos
Campos que rellenar
- Lo que falta
Aprobación: No se da acceso al trabajo del cliente hasta que el responsable de recursos aprueba los papeles.
- 4
Dar los accesos
Día 4Jefe de proyecto · Equipo
Da al freelance acceso solo a las carpetas, herramientas y canales del cliente que necesita este proyecto, y anota lo que has concedido para poder retirarlo después.
Lista de verificación
- Carpeta del proyecto compartida
- Cuentas en las herramientas creadas
- Añadido al canal del proyecto
Campos que rellenar
- Accesos concedidos (obligatorio)
- 5
Redactar el brief para el freelance
Día 4Redactor de briefs · Agente de IA
El redactor de briefs redacta el brief a partir de la contratación: entregas, plazos, a quién preguntar, y cómo nombrar y entregar los archivos.
Campos que rellenar
- Borrador del brief (obligatorio)
Revisión humana: El jefe de proyecto compara el brief con el plan del proyecto en el paso 6.
- 6
Revisar el brief y repasarlo con el freelance
Día 5Jefe de proyecto · Equipo
Compara el borrador con el plan del proyecto y corrígelo, luego envía el brief por correo al freelance y repásalo con él en una llamada corta.
Lista de verificación
- Brief comparado con el plan del proyecto
- Brief enviado y repasado con el freelance
- Persona de contacto indicada
Campos que rellenar
- Fecha de la primera entrega (obligatorio)
- 7
El freelance confirma el brief
Día 5Freelance · Enlace público
El freelance lee el brief que le envió por correo el jefe de proyecto y, en el enlace público, confirma que lo ha leído junto con las normas de entrega y anota sus dudas.
Lista de verificación
- Brief leído
- Normas de entrega entendidas
Campos que rellenar
- Dudas sobre el brief
- 8
Aprobar la primera entrega
Oculto en el enlace públicoFecha de la primera entregaDirector creativo · Equipo
Revisa la primera entrega frente al brief y valora su calidad antes de aprobar ninguna factura.
Lista de verificación
- Cumple el brief
- Archivos nombrados y guardados como se acordó
Campos que rellenar
- Enlace a la primera entrega (obligatorio)
- Valoración de calidad (obligatorio)
Aprobación: La primera factura no se aprueba hasta que el director creativo aprueba la primera entrega.
- 9
Aprobar la primera factura
Oculto en el enlace públicoTras la primera entregaResponsable de finanzas · Equipo
Compara la factura del freelance con la tarifa diaria y los días acordados al contratar, y apruébala para el pago.
Lista de verificación
- Los días coinciden con la contratación
- La tarifa coincide con la contratación
- Datos fiscales en la factura
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Importe de la factura (obligatorio)
Termina cuando
El freelance ha firmado los contratos, tiene los accesos y el brief que necesita, y su primera entrega y su primera factura están aprobadas.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de briefs
Convierte los datos de la contratación en un primer brief para el freelance.
Qué hace
- Lee las entregas, los plazos y la tarifa registrados en el paso 1
- Sigue el formato de brief y las normas de trabajo de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador del brief en su paso
- Completa su paso para que el jefe de proyecto pueda revisarlo
Revisión humana: El jefe de proyecto compara el brief con el plan del proyecto en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Usa los mismos pasos con cada freelance: contratos, accesos, brief y una revisión de la primera entrega. Esta plantilla los recorre en ese orden, y el freelance completa su parte en un enlace público en los pasos 2 y 7.
Haz que el acceso dependa de los papeles firmados, no de la fecha de inicio. El paso 3 es el control de aprobación del responsable de recursos, y dar accesos en el paso 4 sigue bloqueado hasta que los papeles están aprobados.
Registra cada carpeta, herramienta y canal que le abres en el momento de abrirlo. El paso 4 registra los accesos concedidos, para poder retirarlos todos cuando termine el proyecto.
Entregas, plazos, a quién preguntar, cómo nombrar y entregar los archivos, y la tarifa acordada. En el paso 5 el redactor de briefs lo redacta a partir de la contratación, y en el paso 6 el jefe de proyecto lo revisa y lo repasa con el freelance.
Revisa la primera entrega frente al brief antes de aprobar nada para pago. El paso 8 es el control de aprobación del director creativo con una valoración de calidad, y la factura del paso 9 espera a esa aprobación.
Acuerda la tarifa diaria y los días al contratar, y compara cada factura con ellos. El paso 1 registra la tarifa diaria, y la lista de verificación del paso 9 compara la factura con los días y la tarifa acordados.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.