Servicios TI gestionados · Service desk
Alta de usuarios nuevos para clientes
Consigue que un empleado nuevo de un cliente tenga los accesos correctos y un equipo que funciona el primer día, sin perseguir datos tras un correo de una línea. El responsable en el cliente lo rellena todo en un enlace público, y no existe ninguna cuenta antes de aprobar una petición autorizada.
- Duración: 3 a 5 días laborables antes de la incorporación
- Frecuencia: Para cada empleado nuevo de un cliente
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
La petición de alta llega como una línea en un correo, y el técnico tiene que perseguir los detalles.
Cualquiera en el cliente puede pedir acceso a cualquier cosa.
El portátil llega el primer día sin las aplicaciones del usuario.
El ticket se cierra sin saber si el usuario nuevo pudo trabajar.
Con la plantilla
El responsable indica puesto, accesos y equipo en un solo enlace.
Cada petición se compara con los contactos autorizados del cliente antes de que exista la cuenta.
El equipo está preparado y probado con la cuenta del usuario antes de la incorporación.
El responsable en el cliente confirma el primer día en el enlace público.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un cliente pide un usuario nuevo. El técnico de soporte inicia una ejecución con el cliente, el número de ticket y la fecha de incorporación.
- 1
Registrar la petición y enviar el enlace público
Al recibir la peticiónTécnico de soporte · Equipo
Registra el cliente, el número de ticket y la fecha de incorporación, y envía al responsable el enlace público para los datos del empleado nuevo.
Lista de verificación
- Número de ticket en la ejecución
- Enlace público enviado al responsable
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Número de ticket (obligatorio)
- Fecha de incorporación (obligatorio)
- 2
Rellenar los datos del empleado nuevo
Día 1Responsable en el cliente · Enlace público
En el enlace público, el responsable indica el nombre y el puesto del empleado nuevo, los accesos que necesita y el equipo, mejor nombrando a un compañero con el mismo puesto.
Lista de verificación
- Fecha de incorporación confirmada con RR. HH.
- Coste de licencia adicional entendido
Campos que rellenar
- Nombre completo y puesto (obligatorio)
- Accesos necesarios (aplicaciones, carpetas, grupos) (obligatorio)
- Equipo necesario (obligatorio)
- Compañero con los mismos accesos
- 3
Revisar la petición
Día 1Revisor de peticiones · Agente de IA
El revisor de peticiones compara la petición con la checklist de usuarios nuevos, anota lo que falta y marca los accesos delicados, como carpetas de finanzas o permisos de administrador.
Campos que rellenar
- Datos que faltan
- Accesos delicados marcados
Revisión humana: El jefe de equipo de soporte revisa los puntos marcados y aprueba la petición en el paso 4.
- 4
Aprobar los accesos
Oculto en el enlace públicoDía 2Jefe de equipo de soporte · Equipo
Confirma que quien lo pide es un contacto autorizado, revisa con él los accesos marcados, y aprueba la petición o marca la ejecución como bloqueada con la pregunta pendiente.
Lista de verificación
- Quien lo pide es contacto autorizado
- Accesos marcados confirmados con quien lo pide
- Licencia disponible o pedida
Aprobación: No se crea ninguna cuenta hasta que el jefe de equipo de soporte aprueba la petición.
- 5
Crear la cuenta y los accesos
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 3Técnico de soporte · Equipo
Crea la cuenta y el buzón, añade los grupos y carpetas compartidas aprobados, asigna la licencia y prepara un primer inicio de sesión seguro.
Lista de verificación
- Cuenta y buzón creados
- Grupos y carpetas aprobados añadidos
- Licencia asignada
- Primer inicio de sesión preparado sin enviar la contraseña por correo
Campos que rellenar
- Nombre de usuario (obligatorio)
- 6
Preparar y probar el equipo
Antes de la incorporaciónTécnico de soporte · Equipo
Registra el equipo en la herramienta RMM, instala las herramientas de seguridad, las actualizaciones y las aplicaciones, y pruébalo con la cuenta nueva.
Lista de verificación
- Equipo registrado en la herramienta RMM
- Seguridad y actualizaciones instaladas
- Aplicaciones instaladas
- Probado con la cuenta nueva
Campos que rellenar
- Etiqueta de inventario del equipo (obligatorio)
- Fecha de entrega o recogida (obligatorio)
- 7
Confirmar el primer día
Primer díaResponsable en el cliente · Enlace público
En el enlace público, el responsable confirma que el usuario nuevo pudo iniciar sesión, tiene su equipo y abre lo que necesita.
Campos que rellenar
- Todo funciona (obligatorio)
- Qué no funciona todavía
- 8
Cerrar la petición
Primera semanaTécnico de soporte · Equipo
Resuelve lo que indicó el responsable, actualiza la documentación del cliente y cierra el ticket.
Lista de verificación
- Problemas indicados resueltos
- Usuario y equipo añadidos a la documentación del cliente
- Ticket cerrado en el sistema de tickets
Termina cuando
El usuario nuevo inició sesión el primer día con los accesos aprobados y un equipo preparado, el responsable en el cliente lo ha confirmado y el ticket está cerrado.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de peticiones
Revisa cada petición de usuario nuevo en busca de datos que faltan y accesos que merecen una segunda mirada.
Qué hace
- Lee la petición que el responsable rellenó en la ejecución
- La compara con la checklist y la lista de accesos delicados de las instrucciones de su paso
- Registra los datos que faltan y los accesos marcados en su paso
- Completa su paso para que empiece la aprobación
Revisión humana: El jefe de equipo de soporte revisa los puntos marcados y aprueba la petición en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Da al responsable del cliente un enlace que pida todos los datos que necesitas, en lugar de aceptar un correo de una línea. En el paso 2 el responsable indica puesto, accesos y equipo en el enlace público, y el paso 3 revisa la petición en busca de huecos.
Compara a quien lo pide con la lista de contactos autorizados del cliente antes de crear nada. El paso 4 es un control de aprobación: no se crea ninguna cuenta hasta que el jefe de equipo de soporte confirma a quien lo pide y aprueba los accesos.
La cuenta y el buzón, los grupos y carpetas compartidas, la licencia, un primer inicio de sesión seguro y un equipo registrado y probado con esa cuenta. Los pasos 5 y 6 llevan esos puntos como listas de verificación, para que ningún técnico se salte ninguno.
Deja que la IA lea la petición y señale lo que falta o es delicado antes de que la coja un técnico. En el paso 3 el revisor de peticiones marca huecos y accesos delicados, y en el paso 4 el jefe de equipo de soporte los revisa antes de aprobar.
Prepara el equipo con la cuenta del propio usuario antes de su incorporación, y pide al responsable que lo confirme el primer día. El paso 6 prueba el equipo con la cuenta nueva, y en el paso 7 el responsable confirma en el enlace público que todo funciona.
No la envíes por correo; prepara un primer inicio de sesión en el que el usuario elija su contraseña y su segundo factor. El paso 5 lo tiene en su lista de verificación antes de entregar la cuenta.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.