Servicios TI gestionados · Finanzas
Conciliación mensual de licencias
Factura a cada cliente lo que de verdad usa, cada mes, sin usuarios nuevos sin facturar ni licencias pagadas de personas que ya se fueron. Un agente de IA enumera las diferencias, el cliente confirma las bajas en un enlace público y cada cambio en la factura se aprueba antes de enviarla.
- Duración: 3 a 5 días laborables antes de facturar
- Frecuencia: Cada mes, para cada cliente
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los usuarios nuevos se añaden durante el mes y nunca llegan a la factura.
Las licencias de personas que se fueron siguen activas y le siguen costando al cliente.
Las correcciones de factura las hace quien se da cuenta, sin dejar constancia del motivo.
Alguien compara a mano exportaciones de portales con facturas, línea a línea.
Con la plantilla
Cada mes las cantidades se comparan con lo facturado antes de facturar.
El cliente confirma las bajas cada mes, y sus cuentas y licencias se eliminan.
El responsable financiero aprueba cada cambio, y el motivo queda en la ejecución.
Un agente de IA enumera las diferencias, y el administrativo de facturación las revisa.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Llega la fecha de facturación mensual del cliente. El administrativo de facturación inicia una ejecución con el cliente y las cantidades facturadas el mes anterior.
- 1
Reunir las cantidades del mes
Oculto en el enlace públicoDía 1Administrativo de facturación · Equipo
Registra lo que se facturó al cliente el mes anterior, y los usuarios, equipos y licencias de este mes según el directorio, la herramienta RMM y cada portal del fabricante.
Lista de verificación
- Usuarios tomados del directorio
- Equipos tomados de la herramienta RMM
- Licencias tomadas de cada portal del fabricante
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Usuarios y equipos facturados el mes anterior (obligatorio)
- Usuarios y equipos encontrados este mes (obligatorio)
- Licencias por producto (obligatorio)
- 2
Comparar las cantidades con la facturación
Día 1Revisor de conciliación · Agente de IA
El revisor de conciliación compara las cantidades con lo facturado y enumera cada diferencia: usuarios sin facturar, licencias sin uso y equipos sin tu agente, con un cambio de factura propuesto para cada una.
Campos que rellenar
- Diferencias encontradas (obligatorio)
- Cambios de factura propuestos (obligatorio)
Revisión humana: El administrativo de facturación revisa cada diferencia en el paso 3.
- 3
Revisar las diferencias
Oculto en el enlace públicoDía 2Administrativo de facturación · Equipo
Relaciona cada diferencia con un usuario, equipo o licencia, corrige los cambios propuestos y envía por correo al contacto del cliente las cuentas que pueden ser de bajas, junto con el enlace público.
Lista de verificación
- Cada diferencia localizada
- Cambios propuestos corregidos
- Posibles bajas listadas para el cliente
- Enlace público enviado al contacto del cliente
Campos que rellenar
- Cuentas a confirmar con el cliente (obligatorio)
- 4
Confirmar bajas y licencias
Días 2 a 4Contacto del cliente · Enlace público
El cliente revisa la lista de cuentas que le envió el administrativo de facturación y, en el enlace público, confirma quién se ha ido, quién es nuevo y qué licencias ya no necesita.
Lista de verificación
- Bajas revisadas con RR. HH.
- Cambios de licencias acordados con quien tiene el presupuesto
Campos que rellenar
- Personas que se han ido (obligatorio)
- Personas nuevas aún no pedidas
- Licencias a eliminar
- 5
Aprobar los cambios
Oculto en el enlace públicoDía 4Responsable financiero · Equipo
Revisa los cambios corregidos y las respuestas del cliente, y aprueba los cambios en la factura y la eliminación de cuentas y licencias.
Lista de verificación
- Cada cambio ligado a una cantidad
- Las eliminaciones coinciden con lo que confirmó el cliente
- Abonos y cargos atrasados acordados con el account manager
Aprobación: Los cambios en cuentas y la factura siguen bloqueados hasta que el responsable financiero aprueba los cambios.
- 6
Eliminar bajas y licencias sin uso
Día 5Técnico de soporte · Equipo
Desactiva las cuentas de las bajas que confirmó el cliente, gestiona su buzón y sus archivos según el proceso de bajas del cliente, y elimina las licencias aprobadas.
Lista de verificación
- Cuentas de bajas desactivadas
- Buzón y archivos gestionados según lo acordado
- Licencias aprobadas eliminadas
Campos que rellenar
- Número de ticket (obligatorio)
- 7
Enviar la factura
Día 5Administrativo de facturación · Equipo
Emite la factura con los cambios aprobados y registra el punto de partida de la ejecución del mes que viene.
Lista de verificación
- La factura coincide con los cambios aprobados
- Cantidades nuevas guardadas para el mes que viene
Campos que rellenar
- Número de factura (obligatorio)
- Factura enviada el (obligatorio)
Termina cuando
La factura coincide con los usuarios, equipos y licencias que el cliente tiene de verdad, las cuentas de bajas y las licencias sin uso están eliminadas, y cada cambio está aprobado y registrado.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de conciliación
Compara las cantidades del mes con lo facturado al cliente y propone los cambios en la factura.
Qué hace
- Lee las cantidades facturadas y las del mes registradas en la ejecución
- Enumera usuarios sin facturar, licencias sin uso y equipos sin tu agente
- Registra las diferencias y los cambios propuestos en su paso
- Completa su paso para que el administrativo de facturación lo revise
Revisión humana: El administrativo de facturación revisa cada diferencia en el paso 3.
Preguntas que responde esta plantilla
Compara cada mes, antes de facturar, lo que facturas con los usuarios, equipos y licencias que existen de verdad. El paso 1 registra las dos series de cantidades, y el paso 2 enumera cada diferencia para que la revise el administrativo de facturación.
Toma la cantidad de licencias de cada portal del fabricante y compárala línea a línea con la factura del cliente. En el paso 2 el revisor de conciliación las compara, y el paso 5 aprueba cada cambio en la factura antes de enviarla.
Pide al cliente cada mes que confirme quién se ha ido, en lugar de esperar a que se acuerde. En el paso 4 el contacto del cliente confirma las bajas y las licencias que sobran en el enlace público, y el paso 6 desactiva esas cuentas.
Deja que la IA haga la comparación y que la decisión siga en tu equipo de facturación. En el paso 2 el revisor de conciliación enumera las diferencias y los cambios propuestos, y en el paso 3 el administrativo de facturación revisa cada uno.
Pon una aprobación de finanzas entre la conciliación y la factura. El paso 5 es un control de aprobación: los cambios en cuentas y la factura siguen bloqueados hasta que el responsable financiero aprueba los cambios.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.