Servicios TI gestionados · Incorporación
Incorporación de clientes de servicios gestionados
Lleva a un cliente nuevo de servicios gestionados del contrato firmado a un service desk que lo conoce, sin semanas persiguiendo datos. El cliente comparte lo que necesitas en un enlace público, no se instala nada antes de aprobar los cambios y la puesta en marcha espera a que el service desk esté listo.
- Duración: 3 a 4 semanas, más una revisión a los 30 días
- Frecuencia: Para cada cliente nuevo de servicios gestionados
- Pasos: 10 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 2 aprobaciones
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Las sedes, los datos de las aplicaciones y los accesos llegan por partes durante semanas de correos.
Los agentes y las herramientas de seguridad llegan a los equipos del cliente antes de que nadie acuerde los cambios.
El primer ticket llega antes de que el service desk conozca al cliente.
El personal no sabe cómo pedir ayuda, así que llama al account manager.
Con la plantilla
El cliente lo comparte todo en un enlace, y ves lo que sigue pendiente.
El despliegue sigue bloqueado hasta que el service delivery manager aprueba los cambios previstos.
La puesta en marcha espera a que el responsable del service desk confirme que está listo.
Un agente de IA redacta una guía de bienvenida que explica cómo abrir un ticket.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
El cliente firma el contrato de servicios gestionados. El account manager inicia una ejecución con el nombre del cliente, el número de usuarios y la fecha de puesta en marcha.
- 1
Iniciar la incorporación y enviar el enlace público
Día 1Account manager · Equipo
Confirma el contrato, la fecha de puesta en marcha y el contacto principal, y envía por correo al cliente el enlace público, la fecha de puesta en marcha y lo que necesitas de él y para cuándo.
Lista de verificación
- Contrato firmado
- Fecha de puesta en marcha acordada
- Enlace público enviado al contacto principal
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Correo del contacto principal (obligatorio)
- Número de usuarios (obligatorio)
- Fecha de puesta en marcha (obligatorio)
- 2
Compartir sedes, aplicaciones y contactos autorizados
Días 1 a 5Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente indica sus sedes, sus aplicaciones de negocio clave y quién puede pedir cambios, comparte un enlace a la documentación de TI que tenga y prepara accesos de administrador para tu equipo.
Lista de verificación
- Proveedor de TI anterior avisado del traspaso
- Accesos de administrador preparados para el equipo de onboarding
Campos que rellenar
- Sedes y direcciones (obligatorio)
- Aplicaciones clave y sus proveedores (obligatorio)
- Personas que pueden pedir cambios (obligatorio)
- Enlace a la documentación de TI existente
- 3
Descubrir y documentar el entorno
Oculto en el enlace públicoSemanas 1 a 2Ingeniero de onboarding · Equipo
Ejecuta el escaneo de descubrimiento, prueba cada acceso de administrador y documenta red, servidores, cuentas y licencias en tu sistema de documentación. Si falta algún acceso, marca la ejecución como bloqueada y anota lo que falta.
Lista de verificación
- Cada acceso de administrador probado y guardado en el gestor de contraseñas
- Red y equipos documentados
- Licencias y fechas de renovación anotadas
- Traspaso del proveedor anterior recibido
Campos que rellenar
- Enlace a la documentación del cliente (obligatorio)
- Carencias y riesgos encontrados
- 4
Planificar el despliegue de tus herramientas
Semana 2Ingeniero de onboarding · Equipo
Haz una lista de cada cambio que la incorporación hace en los sistemas del cliente, como el agente RMM, la protección de equipos, la copia de seguridad y las políticas, con el orden, el impacto en los usuarios y la ventana acordada con el contacto del cliente.
Lista de verificación
- Los cambios encajan con el contrato
- Impacto en los usuarios descrito
- Ventana acordada con el contacto del cliente
Campos que rellenar
- Cambios previstos (obligatorio)
- Ventana de despliegue (obligatorio)
- 5
Aprobar los cambios de la incorporación
Oculto en el enlace públicoSemana 2Service delivery manager · Equipo
Revisa los cambios previstos, el impacto en los usuarios y la ventana, y aprueba el despliegue o devuélvelo.
Lista de verificación
- Rollback conocido para cada cambio
- Nada fuera del contrato
- Cliente avisado de los reinicios
Aprobación: No se instala ni se cambia nada en los sistemas del cliente hasta que el service delivery manager aprueba los cambios previstos.
- 6
Desplegar el agente, la copia y las herramientas de seguridad
Semana 3Ingeniero de onboarding · Equipo
Aplica los cambios aprobados en la ventana, comprueba que cada equipo reporta y confirma que las primeras copias de seguridad salieron bien.
Lista de verificación
- Agente RMM en cada equipo
- Protección de equipos activa
- Primeras tareas de copia correctas
- Equipos que no reportan revisados
Campos que rellenar
- Equipos incorporados (obligatorio)
- Equipos que aún faltan
- 7
Redactar la guía de bienvenida para el personal
Semana 3Redactor de guías de bienvenida · Agente de IA
El redactor de guías de bienvenida redacta una guía breve para el personal del cliente: cómo abrir un ticket, el horario de soporte, qué se considera urgente y quién puede pedir cambios.
Campos que rellenar
- Borrador de la guía de bienvenida (obligatorio)
Revisión humana: El responsable del service desk corrige y aprueba la guía en el paso 8.
- 8
Confirmar que el service desk está listo
Oculto en el enlace públicoSemana 3Responsable del service desk · Equipo
Comprueba que el cliente está dado de alta en el sistema de tickets y que la documentación basta para atender llamadas, corrige y aprueba la guía de bienvenida y envíasela al contacto del cliente.
Lista de verificación
- Cliente y contactos en el sistema de tickets
- Documentación suficiente para las primeras llamadas
- Guía de bienvenida correcta
- Guía aprobada enviada al contacto del cliente
Aprobación: La puesta en marcha sigue bloqueada hasta que el responsable del service desk confirma que está listo y aprueba la guía de bienvenida.
- 9
El cliente confirma la puesta en marcha
Día de la puesta en marchaContacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma la puesta en marcha, indica que la guía llegó al personal y anota lo que sigue pendiente.
Lista de verificación
- Guía de bienvenida compartida con el personal
- Contrato del proveedor anterior terminado o por terminar
Campos que rellenar
- Puesta en marcha confirmada (obligatorio)
- Preguntas pendientes
- 10
Revisar los primeros 30 días
Día 30Account manager · Equipo
Revisa los tickets del primer mes, las carencias del descubrimiento y la opinión del cliente, y acuerda qué mejorar.
Lista de verificación
- Tendencias de tickets revisadas
- Carencias del descubrimiento revisadas
- Fecha de la próxima revisión de cuenta fijada
Campos que rellenar
- Satisfacción del cliente (obligatorio)
- Mejoras acordadas (obligatorio)
Termina cuando
Cada equipo reporta a tus herramientas, el entorno está documentado, el personal del cliente sabe cómo pedir ayuda y los primeros 30 días se han revisado con el cliente.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de guías de bienvenida
Escribe la guía de bienvenida para el personal del cliente a partir de los datos reunidos en la incorporación.
Qué hace
- Lee los datos del cliente, las sedes, las aplicaciones y los contactos autorizados registrados en la ejecución
- Sigue el esquema de la guía de las instrucciones de su paso
- Escribe el borrador de la guía en su paso
- Completa su paso para que el responsable del service desk lo revise
Revisión humana: El responsable del service desk corrige y aprueba la guía en el paso 8.
Preguntas que responde esta plantilla
Reunir los datos del cliente, documentar el entorno, acordar los cambios, desplegar tus herramientas y solo entonces abrir el service desk. Los pasos 1 a 10 siguen ese orden, y la puesta en marcha sigue bloqueada hasta que el service desk está listo.
Pide al cliente que avise pronto al proveedor saliente, y luego prueba tú cada acceso en lugar de fiarte de un correo de traspaso. En el paso 2 el cliente confirma que avisó al proveedor anterior, y en el paso 3 el ingeniero de onboarding prueba cada acceso de administrador y registra el traspaso.
Haz una lista de cada cambio de la incorporación, con su impacto en los usuarios, y haz que se apruebe antes de instalar nada. El paso 5 es un control de aprobación: el despliegue del paso 6 sigue bloqueado hasta que el service delivery manager aprueba los cambios previstos.
Arranca solo cuando el service desk tenga los contactos, la documentación y los accesos para atender la primera llamada. El paso 8 es un control de aprobación en el que el responsable del service desk comprueba justo eso antes de que el cliente empiece a abrir tickets.
Pide una lista de contactos autorizados durante la incorporación, antes de que llegue la primera petición. En el paso 2 el contacto del cliente los registra en el enlace público, y la guía de bienvenida del paso 7 dice al personal quién puede pedir cambios.
Deja que la IA escriba la guía de bienvenida para el personal a partir de los datos que el cliente ya compartió. En el paso 7 el redactor de guías de bienvenida la redacta, y en el paso 8 el responsable del service desk la corrige y la aprueba.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.