Operaciones de clínica sanitaria · Recepción
Admisión de nuevos pacientes
Lleva a un paciente nuevo de la cita reservada a la recepción, con el registro, el consentimiento y el seguro resueltos antes de la visita y no en un portapapeles en la sala de espera. El paciente completa su parte en un enlace público, y recepción ve días antes lo que falta.
- Duración: 1 a 2 semanas
- Frecuencia: Para cada paciente nuevo
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
Los pacientes nuevos rellenan formularios en papel en la sala de espera, y la visita empieza tarde.
Una autorización que falta se descubre en el mostrador.
Alguien revisa a mano los formularios de cada paciente nuevo.
Una ausencia se nota cuando el hueco ya está vacío.
Con la plantilla
Los pacientes completan el registro y el consentimiento antes de la visita, y recepción ve lo que sigue pendiente.
El seguro se verifica días antes, y una autorización que falta marca la ejecución como bloqueada.
Un agente de IA enumera lo que falta, y el responsable de recepción hace el seguimiento.
El paciente confirma o pide otra hora dos días antes de la visita.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un paciente nuevo reserva su primera cita. El recepcionista inicia una ejecución con el número de referencia del paciente y la fecha de la visita.
- 1
Reservar la visita y enviar el enlace de registro
Al reservarRecepcionista · Equipo
Reserva la cita, da de alta al paciente en el sistema de gestión de la clínica y envíale por correo las instrucciones de registro y el acceso al portal, con el enlace público de la ejecución. Usa en la ejecución el número de referencia, no el nombre del paciente.
Lista de verificación
- Cita reservada
- Paciente dado de alta en el sistema
- Instrucciones y enlace público enviados al paciente
Campos que rellenar
- Número de referencia del paciente (obligatorio)
- Fecha de la visita (obligatorio)
- Tipo de visita (obligatorio)
- Centro (obligatorio)
- 2
Completar el registro y el consentimiento
Días 1 a 5Paciente · Enlace público
En el enlace público, el paciente confirma cada formulario que ha completado en el portal del paciente e indica cómo quiere recibir los recordatorios. Los datos médicos van en el portal, no en este enlace.
Lista de verificación
- Formulario de registro completado en el portal del paciente
- Formularios de consentimiento y privacidad firmados
- Cuestionario de salud completado en el portal del paciente
- Datos del seguro introducidos en el portal del paciente
Campos que rellenar
- Preferencia de recordatorio (obligatorio)
- Necesita intérprete
- Preguntas para recepción
- 3
Verificar la cobertura del seguro
Oculto en el enlace públicoDía 5Gestor de seguros · Equipo
Comprueba la cobertura para la fecha de la visita y si el seguro exige un volante o una autorización previa. Si falta, marca la ejecución como bloqueada y anota lo que falta.
Lista de verificación
- Cobertura activa en la fecha de la visita
- Volante o autorización disponible cuando se exige
- Importe a cargo del paciente calculado
Campos que rellenar
- Resultado de la verificación (obligatorio)
- Importe a cargo del paciente
- Volante o autorización que falta
- 4
Comprobar que la admisión está completa
Día 5Revisor de admisiones · Agente de IA
El revisor de admisiones compara los formularios marcados, la preferencia de recordatorio y el resultado de la verificación del seguro con la lista de admisión de sus instrucciones, enumera lo que falta y redacta un recordatorio para el paciente.
Campos que rellenar
- Lo que falta (obligatorio)
- Borrador del recordatorio al paciente
Revisión humana: El responsable de recepción revisa la lista, envía el recordatorio y aprueba la admisión en el paso 5.
- 5
Hacer el seguimiento y aprobar la admisión
Día 6Responsable de recepción · Equipo
Revisa la lista de lo que falta, envía el recordatorio cuando haga falta y aprueba la admisión cuando el registro y la cobertura estén completos.
Lista de verificación
- Pendientes reclamados al paciente
- Importe a cargo del paciente comunicado
- Intérprete reservado cuando hace falta
- Fecha y hora de la visita enviadas al paciente
Aprobación: La confirmación de la cita sigue bloqueada hasta que el responsable de recepción aprueba la admisión como completa.
- 6
Confirmar la cita
2 días antes de la visitaPaciente · Enlace público
En el enlace público, el paciente confirma que vendrá o pide otra hora.
Campos que rellenar
- Asistencia (obligatorio)
- Nueva hora preferida
- 7
Preparar la visita
Día antes de la visitaAuxiliar de clínica · Equipo
Prepara la historia en el sistema clínico, comprueba que los formularios firmados aparecen en el expediente y deja lista la consulta.
Lista de verificación
- Historia preparada en el sistema clínico
- Formularios firmados visibles en el expediente
- Consulta y equipos listos
Campos que rellenar
- Consulta
- 8
Recibir al paciente
Día de la visitaRecepcionista · Equipo
Comprueba el documento de identidad y la tarjeta del seguro, cobra el importe previsto y avisa al equipo clínico de que el paciente ha llegado.
Lista de verificación
- Documento de identidad y tarjeta del seguro comprobados
- Pago cobrado
- Equipo clínico avisado de la llegada
Campos que rellenar
- Importe cobrado
Termina cuando
El paciente queda registrado en recepción el día de la visita con el registro, el consentimiento y el seguro completos, y el equipo clínico empieza a tiempo.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de admisiones
Comprueba la admisión de cada paciente nuevo con tu lista de admisión y redacta un recordatorio de lo que falta.
Qué hace
- Lee los formularios que marcó el paciente y los valores registrados en la ejecución
- Los compara con la lista de admisión de las instrucciones de su paso
- Registra lo que falta y un borrador de recordatorio en su paso
- Completa su paso para que el responsable de recepción haga el seguimiento
Revisión humana: El responsable de recepción revisa la lista, envía el recordatorio y aprueba la admisión en el paso 5.
Preguntas que responde esta plantilla
Envía por correo días antes de la visita las instrucciones de registro, con un enlace donde el paciente confirma cada formulario, y revísalo antes del día. En el paso 2 el paciente confirma cada formulario en un enlace público, y el paso 4 enumera lo que aún falta.
Comprueba la cobertura y cualquier volante o autorización que pida el seguro unos días antes de la visita, cuando aún hay tiempo de resolverlo. El paso 3 registra el resultado de la verificación, y la ejecución se marca como bloqueada si falta una autorización.
Saca el registro, el consentimiento y la verificación del seguro de la sala de espera y pásalos a los días previos a la visita. Los pasos 2 a 5 los resuelven por adelantado, así que en el paso 8 recepción solo comprueba el documento de identidad y cobra.
Deja que la IA compruebe que los pasos de admisión están completos, no lo que dice la historia clínica. En el paso 4 el revisor de admisiones compara los formularios marcados con tu lista de admisión y redacta un recordatorio, y en el paso 5 el responsable de recepción lo revisa antes de enviar nada.
Pide al paciente que confirme poco antes de la visita y dale una forma fácil de pedir otra hora. En el paso 6 el paciente confirma o pide una nueva hora en el enlace público, dos días antes de la visita.
Registro, formularios de consentimiento y privacidad, cobertura del seguro, cualquier volante o autorización, y preferencias de recordatorio e intérprete. Los pasos 2 y 3 los cubren, y el paso 5 es un control de aprobación que mantiene bloqueada la confirmación de la cita hasta que la admisión está completa.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.