Marketing-Agentur · Kundenbetreuung
Retainer-Verlängerung
Verlängern Sie Retainer auf Basis von Ergebnissen, nicht mit einem Last-Minute-Gespräch über den Preis. Die Prüfung beginnt zwei Monate vor Vertragsende, der Kunde sieht, was die Laufzeit gebracht hat, und seine Entscheidung zur Verlängerung wird über einen öffentlichen Link festgehalten.
- Dauer: 4 bis 8 Wochen
- Wie oft: Für jeden Retainer, zwei Monate vor Vertragsende
- Schritte: 7 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Die Verlängerung kommt erst zur Sprache, wenn der Vertrag schon ausgelaufen ist.
Im Verlängerungsgespräch geht es um den Preis, nicht um Ergebnisse.
Honorare bleiben jahrelang gleich, während die Arbeit wächst.
Ein mündliches Ja kommt nie im Vertrag oder auf der Rechnung an.
Mit der Vorlage
Jeder Retainer startet seine Verlängerungs-Ausführung zwei Monate vor Vertragsende.
Der Kunde sieht eine Zusammenfassung der Ziele, Ergebnisse und Arbeit der Laufzeit.
Die aufgewendete Zeit wird mit dem Honorar verglichen, und jede Änderung wird freigegeben und begründet.
Der Kunde hält die Entscheidung fest, und die Buchhaltung aktualisiert Vertrag und Abrechnung danach.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Retainer endet in zwei Monaten. Der Account Director startet eine Ausführung mit Kundenname und Vertragsende.
- 1
Verlängerungsprüfung starten
Woche 1Account Director · Team
Prüfen Sie Vertragsbedingungen und Kündigungsfrist, und halten Sie das aktuelle Honorar fest, damit das Team die Laufzeit prüfen kann.
Checkliste
- Vertragsbedingungen geprüft
- Kündigungsfrist notiert
- Account Manager um die Prüfung der Laufzeit gebeten
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Vertragsende (Pflichtfeld)
- Aktuelles Monatshonorar (Pflichtfeld)
- Kündigungsfrist
- 2
Laufzeit und Kundenzustand prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 1 bis 2Account Manager · Team
Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den Zielen im Vertrag, listen Sie Mehraufwand und freigegebene Änderungen der Laufzeit auf, und bewerten Sie den Zustand des Kunden.
Checkliste
- Monatsberichte durchgesehen
- Freigegebene Umfangsänderungen gezählt
- Aufgewendete Zeit mit dem Honorar verglichen
Auszufüllende Felder
- Ergebnisse gemessen an den Vertragszielen (Pflichtfeld)
- Mehraufwand und Änderungen in dieser Laufzeit
- Kundenzustand (Pflichtfeld)
- 3
Verlängerungszusammenfassung entwerfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Verlängerungs-Autor · KI-Agent
Der Verlängerungs-Autor entwirft aus den Werten in der Ausführung eine Zusammenfassung der Laufzeit für den Kunden und eine Gliederung des Angebots für die nächste Laufzeit.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Zusammenfassung (Pflichtfeld)
- Entwurf der Angebotsgliederung (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Account Director korrigiert beides und gibt in Schritt 4 das Honorar frei.
- 4
Verlängerungsbedingungen festlegen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 3Account Director · Team
Korrigieren Sie Zusammenfassung und Gliederung, legen Sie Honorar und Umfang für die nächste Laufzeit fest, und notieren Sie, warum sich das Honorar ändert, falls es sich ändert.
Checkliste
- Zusammenfassung gegen die Berichte geprüft
- Honorar deckt die tatsächlich aufgewendete Zeit
- Ziele für die nächste Laufzeit realistisch
Auszufüllende Felder
- Vorgeschlagenes Monatshonorar (Pflichtfeld)
- Grund für eine Honoraränderung
Freigabe: Nichts geht an den Kunden, bis der Account Director Zusammenfassung, Umfang und Honorar freigibt.
- 5
Verlängerungsgespräch führen
Woche 4Account Manager · Team
Präsentieren Sie die Zusammenfassung der Laufzeit und das Angebot, und schicken Sie dem Kunden danach das Angebot per E-Mail zusammen mit dem öffentlichen Link für seine Entscheidung.
Checkliste
- Zusammenfassung der Laufzeit präsentiert
- Ziele für die nächste Laufzeit besprochen
- Angebot und öffentlichen Link gemailt
Auszufüllende Felder
- Gesprächstermin (Pflichtfeld)
- Rückmeldung des Kunden zur Laufzeit (Pflichtfeld)
- 6
Kunde entscheidet über die Verlängerung
Woche 4 bis 6Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde liest das Angebot, das der Account Manager per E-Mail geschickt hat, und hält über den öffentlichen Link fest, ob er verlängert, wer unterschreibt, wann die neue Laufzeit beginnt und was sich ändern soll.
Checkliste
- Angebot gelesen
- Verlängerungsvertrag unterschrieben
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Unterschrieben von (Pflichtfeld)
- Beginn der neuen Laufzeit
- Was sich in der nächsten Laufzeit ändern soll
- 7
Vertrag und Abrechnung aktualisieren
Woche 6Buchhaltung · Team
Prüfen Sie die Entscheidung des Kunden. Verlängert er, hinterlegen Sie das neue Honorar in der Abrechnung und legen Sie den unterschriebenen Vertrag ab; geht er, notieren Sie das Enddatum und starten Sie eine Ausführung für das Kunden-Offboarding.
Checkliste
- Entscheidung des Kunden geprüft
- Neues Honorar in der Abrechnung hinterlegt
- Unterschriebener Vertrag abgelegt
Auszufüllende Felder
- Link zum unterschriebenen Vertrag
- Neues Honorar gilt ab
Fertig, wenn
Der Kunde hat die Verlängerung unterschrieben oder gekündigt, und neues Honorar, Umfang und Starttermin, oder das Enddatum, sind festgehalten.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Verlängerungs-Autor
Macht aus Ergebnissen und Arbeit der Laufzeit eine erste Zusammenfassung und Angebotsgliederung.
Was er tut
- Liest Ergebnisse, Mehraufwand und Kundenzustand aus Schritt 2
- Schreibt eine Zusammenfassung der Laufzeit für den Kunden
- Entwirft eine Gliederung des Angebots für die nächste Laufzeit
- Hält beides in seinem Schritt fest
Geprüft von: Der Account Director korrigiert beides und gibt in Schritt 4 das Honorar frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Beginnen Sie deutlich vor der Kündigungsfrist, mit den Ergebnissen der Laufzeit in der Hand. Diese Ausführung startet zwei Monate vor Vertragsende, und Schritt 2 prüft die Ergebnisse, bevor jemand über den Preis spricht.
Zeigen Sie die Ergebnisse gemessen an den Zielen im Vertrag, die geleistete Arbeit und die freigegebenen Änderungen der Laufzeit. Schritt 2 hält sie fest, und in Schritt 3 macht der Verlängerungs-Autor daraus eine Zusammenfassung für den Kunden.
Vergleichen Sie die tatsächlich aufgewendete Zeit mit dem Honorar, und begründen Sie die Änderung mit der Arbeit, die es bezahlt. Die Checkliste in Schritt 2 vergleicht Zeit und Honorar, und in Schritt 4 gibt der Account Director das neue Honorar frei und hält den Grund fest.
Bewerten Sie den Zustand des Kunden nach Ergebnissen, Zufriedenheit und Mehraufwand, und handeln Sie bei einem schwachen Wert vor dem Gespräch. Schritt 2 hält den Kundenzustand fest, sodass der Account Director gefährdete Kunden in Schritt 4 sieht.
Lassen Sie KI die Zusammenfassung der Laufzeit und die Gliederung des Angebots aus dem entwerfen, was Ihr Team festgehalten hat, und lassen Sie den Preis bei einem Menschen. Der Verlängerungs-Autor entwirft beides in Schritt 3, und in Schritt 4 korrigiert der Account Director es und gibt das Honorar frei.
Fragen Sie nach dem Gespräch an einer Stelle nach Entscheidung, Unterzeichner und Starttermin. In Schritt 6 hält der Kunde sie über den öffentlichen Link fest, und Schritt 7 aktualisiert Vertrag und Abrechnung auf Basis dieser Entscheidung.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.