Marketing-Agentur · Kundenbetreuung
Änderungsanfrage
Schluss mit unbezahlter Zusatzarbeit, ohne mit dem Kunden über den Umfang zu streiten. Jede Anfrage wird gegen den Vertrag geprüft, Mehraufwand bekommt ein freigegebenes Angebot, bevor jemand anfängt, und der Kunde hält seine Entscheidung über einen öffentlichen Link fest.
- Dauer: 3 bis 7 Tage
- Wie oft: Für jede Anfrage außerhalb des Vertrags
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Zusatzarbeit wird als Gefallen erledigt und nie abgerechnet.
Ob etwas im Umfang liegt, hängt davon ab, wen der Kunde fragt.
Angebote gehen raus, ohne dass jemand Preis oder Kapazität prüft.
Später kann niemand sagen, wer eine Änderung freigegeben hat.
Mit der Vorlage
Jede Anfrage außerhalb des Umfangs bekommt ein Angebot, und freigegebene Änderungen stehen auf der nächsten Rechnung.
Jede Anfrage wird jedes Mal auf dieselbe Weise gegen den Vertrag geprüft.
Der Account Director gibt jedes Angebot frei, bevor der Kunde es sieht.
Die Entscheidung des Kunden und die freigebende Person stehen in der Ausführung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kunde bittet um Arbeit, die nicht im Retainer oder im Leistungsumfang steht. Der Account Manager startet eine Ausführung mit der Anfrage, wie der Kunde sie beschrieben hat.
- 1
Anfrage erfassen
Tag 1Account Manager · Team
Halten Sie die Anfrage in den Worten des Kunden fest, und was der Retainer oder der Leistungsumfang für diesen Bereich enthält.
Checkliste
- Anfrage mit dem Kunden bestätigt
- Vertrag für diesen Bereich geprüft
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Die Anfrage (Pflichtfeld)
- Was der Vertrag enthält (Pflichtfeld)
- Benötigt bis
- 2
Anfrage gegen den Umfang prüfen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 1Umfangsprüfer · KI-Agent
Der Umfangsprüfer vergleicht die Anfrage mit dem Vertragsumfang, teilt sie in Arbeit innerhalb und außerhalb des Umfangs und listet offene Fragen auf.
Auszufüllende Felder
- Im Umfang (Pflichtfeld)
- Außerhalb des Umfangs (Pflichtfeld)
- Fragen an den Kunden
Geprüft von: Der Projektmanager prüft die Aufteilung in Schritt 3 gegen den Vertrag.
- 3
Mehraufwand schätzen
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 3Projektmanager · Team
Prüfen Sie die Aufteilung gegen den Vertrag und schätzen Sie dann Stunden und frühesten Liefertermin mit den Leuten, die die Arbeit machen würden.
Checkliste
- Aufteilung gegen den Vertrag geprüft
- Stunden mit dem Team geschätzt
- Folgen für laufende Arbeit notiert
Auszufüllende Felder
- Geschätzte Stunden (Pflichtfeld)
- Preis (Pflichtfeld)
- Frühester Liefertermin (Pflichtfeld)
- Folgen für laufende Arbeit
- 4
Angebot freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 3Account Director · Team
Prüfen Sie den Preis gegen die Stundensätze und den Liefertermin gegen die Kapazität des Teams, und geben Sie das Angebot frei.
Checkliste
- Preis folgt den Stundensätzen
- Liefertermin passt zur Kapazität des Teams
- Laufende Deadlines geschützt
Freigabe: Kein Angebot geht an den Kunden, bis der Account Director Preis und Termin freigibt.
- 5
Angebot verschicken
Tag 4Account Manager · Team
Schicken Sie dem Kunden das Angebot und den öffentlichen Link, und erklären Sie, was die Änderung hinzufügt und was sie verschiebt.
Checkliste
- Angebot verschickt
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
- Teil im Umfang dem Kunden bestätigt
Auszufüllende Felder
- Link zum Angebot (Pflichtfeld)
- 6
Kunde nimmt das Angebot an oder lehnt es ab
Tag 4 bis 7Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde liest das Angebot, das der Account Manager per E-Mail geschickt hat, und hält über den öffentlichen Link fest, ob er es annimmt oder ablehnt, wer freigegeben hat und eine Bestellnummer, falls er eine verwendet.
Checkliste
- Angebot gelesen
- Budgetverantwortlicher einverstanden
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Freigegeben von (Pflichtfeld)
- Bestellnummer
- 7
Freigegebene Arbeit einplanen
Tag 7Projektmanager · Team
Prüfen Sie die Entscheidung des Kunden. Ist das Angebot angenommen, nehmen Sie die Arbeit in den Projektplan auf und teilen Sie dem Team die neuen Termine mit; ist es abgelehnt, notieren Sie das und schließen Sie den Schritt ab.
Checkliste
- Entscheidung des Kunden geprüft
- Arbeit in den Projektplan aufgenommen
- Neue Termine an das Team weitergegeben
Auszufüllende Felder
- Geplanter Starttermin
- 8
Änderung in die nächste Rechnung aufnehmen
Nächster RechnungslaufBuchhaltung · Team
Nehmen Sie die freigegebene Änderung mit der Bestellnummer in die nächste Rechnung des Kunden auf, damit Mehraufwand abgerechnet wird, sobald er vereinbart ist. Hat der Kunde abgelehnt, schließen Sie den Schritt ohne Rechnungsposten ab.
Checkliste
- Rechnungsposten ergänzt
- Bestellnummer auf der Rechnung
- Preis entspricht dem freigegebenen Angebot
Auszufüllende Felder
- Rechnungsmonat
Fertig, wenn
Der Kunde hat das Angebot schriftlich angenommen oder abgelehnt, angenommene Arbeit ist eingeplant und steht auf der nächsten Rechnung, und die Entscheidung ist dokumentiert.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Umfangsprüfer
Vergleicht die Anfrage des Kunden mit dem Vertragsumfang und teilt sie in Arbeit innerhalb und außerhalb des Umfangs.
Was er tut
- Liest die Anfrage und den Vertragsumfang aus Schritt 1
- Listet auf, welche Teile im Umfang liegen und welche nicht
- Entwirft die Fragen, die das Team für eine Schätzung braucht
- Hält das Ergebnis in seinem Schritt fest
Geprüft von: Der Projektmanager prüft die Aufteilung in Schritt 3 gegen den Vertrag.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Behandeln Sie jede Anfrage außerhalb des Vertrags als Änderung mit eigenem Angebot und schriftlicher Freigabe. Schritt 2 teilt jede Anfrage in Arbeit innerhalb und außerhalb des Umfangs, und nichts wird eingeplant, bis der Kunde das Angebot in Schritt 6 annimmt.
Zeigen Sie, was der Vertrag umfasst, neben dem, was er angefragt hat, und bieten Sie für den Rest einen Preis und einen Termin an. Schritt 1 hält beides fest, und das Angebot in Schritt 5 erklärt, was die Änderung hinzufügt und was sie verschiebt.
Schätzen Sie die Stunden mit den Leuten, die die Arbeit machen, wenden Sie Ihre Stundensätze an und lassen Sie eine zweite Person freigeben. Schritt 3 hält Stunden und Preis fest, und Schritt 4 ist die Freigabeprüfung des Account Directors, bevor das Angebot rausgeht.
Lassen Sie KI die Anfrage mit dem Vertrag vergleichen und eine Aufteilung vorschlagen, und lassen Sie einen Menschen entscheiden. In Schritt 2 entwirft der Umfangsprüfer die Listen innerhalb und außerhalb des Umfangs, und in Schritt 3 prüft der Projektmanager sie gegen den Vertrag.
Machen Sie die Abrechnung zu einem Schritt der Änderung, nicht zu etwas, das die Buchhaltung am Monatsende erfährt. Schritt 8 nimmt die freigegebene Änderung mit der Bestellnummer aus Schritt 6 in die nächste Rechnung auf.
Führen Sie eine Ausführung pro Änderungsanfrage, mit Angebot, Entscheidung und dem Namen der Person, die freigegeben hat. Schritt 6 hält die Entscheidung des Kunden und die freigebende Person fest, sodass Sie bei der Verlängerung jede Änderung mit Preis zeigen können.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.