Marketing-Agentur · Kundenbetreuung
Kunden-Offboarding
Beenden Sie eine Kundenbeziehung sauber, mit jedem Konto übergeben und nichts Offenem. Der Kunde bestätigt über einen öffentlichen Link, dass er seine Konten und Dateien übernommen hat, die Agenturzugänge werden an einem festgehaltenen Datum entzogen, und das Abschiedsfeedback wird zu Learnings für das Team.
- Dauer: 2 bis 6 Wochen
- Wie oft: Für jeden Kunden, der geht
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Der Kunde fragt Monate später nach seinem Werbekonto, und niemand weiß, wem es gehört.
Agenturnutzer bleiben lange nach Vertragsende auf Kundenkonten.
In der Schlussrechnung fehlen Stunden oder vorausbezahltes Mediabudget.
Der Kunde geht, und niemand erfährt, warum.
Mit der Vorlage
Jedes Konto und jede Datei steht auf der Liste, und der Kunde bestätigt seinen Admin-Zugriff.
Die Agenturzugänge werden an einem festgehaltenen Datum entzogen.
Die Buchhaltung rechnet Stunden, Kosten und Mediabudget in einer Schlussrechnung ab.
Das Abschiedsfeedback und die Learnings stehen in der Ausführung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kunde kündigt oder verlängert nicht. Der Account Manager startet eine Ausführung mit Kundenname und letztem Vertragstag.
- 1
Enddatum und Übergabeplan bestätigen
Tag 1Account Manager · Team
Bestätigen Sie den letzten Vertragstag mit dem Kunden, vereinbaren Sie, welche Lieferungen noch fertiggestellt werden, und informieren Sie das Team.
Checkliste
- Kündigungsfrist geprüft
- Letzte Lieferungen vereinbart
- Team informiert
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Letzter Vertragstag (Pflichtfeld)
- Grund für den Abschied (Pflichtfeld)
- E-Mail des Ansprechpartners (Pflichtfeld)
- 2
Jedes zu übergebende Konto und jede Datei auflisten
Tag 1 bis 3Projektkoordination · Team
Listen Sie Werbekonten, Analytics, Social-Media-Profile, Domains und Dateien auf, die die Agentur für den Kunden verwaltet, mit dem heutigen Eigentümer.
Checkliste
- Werbe- und Analytics-Konten gelistet
- Social-Media-Profile und Domains gelistet
- Finale und offene Dateien gelistet
Auszufüllende Felder
- Zu übergebende Konten und Dateien (Pflichtfeld)
- Laufende Kampagnen und ihr Enddatum
- Link zum Kundenordner (Pflichtfeld)
- 3
Übergabe-Zusammenfassung entwerfen
Tag 3Übergabe-Autor · KI-Agent
Der Übergabe-Autor entwirft die Zusammenfassung aus der Ausführung: was geliefert wurde, laufende Kampagnen, offene Punkte, und jedes Konto und jede Datei mit dem neuen Eigentümer.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Übergabe-Zusammenfassung (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Account Manager korrigiert die Zusammenfassung und gibt sie in Schritt 4 frei.
- 4
Übergabe-Zusammenfassung freigeben und verschicken
Tag 4Account Manager · Team
Prüfen Sie die Zusammenfassung gegen die Kontenliste und die Kampagnen, korrigieren Sie sie und geben Sie sie frei. Schicken Sie sie dann per E-Mail an den Kunden, zusammen mit dem öffentlichen Link.
Checkliste
- Jedes Konto und jede Datei gelistet
- Laufende Kampagnen und Enddaten stimmen
- Offene Punkte zugewiesen
Freigabe: Nichts geht an den Kunden, bis der Account Manager die Übergabe-Zusammenfassung freigibt.
- 5
Kunde übernimmt Konten und Dateien
Tag 5 bis 10Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Anhand der Übergabe-Zusammenfassung, die der Account Manager per E-Mail geschickt hat, bestätigt der Kunde über den öffentlichen Link, dass er Admin-Zugriff auf jedes Konto und die Dateien hat, und nennt den neuen Eigentümer.
Checkliste
- Admin-Zugriff auf die Werbekonten bestätigt
- Admin-Zugriff auf Analytics bestätigt
- Finale und offene Dateien erhalten
Auszufüllende Felder
- E-Mail des neuen Kontoinhabers (Pflichtfeld)
- Was noch fehlt
- 6
Kampagnen stoppen und Agenturzugänge entziehen
Letzter VertragstagProjektkoordination · Team
Pausieren oder übergeben Sie die laufenden Kampagnen wie vereinbart, und entfernen Sie dann jeden Agenturnutzer, jedes gespeicherte Passwort und jeden Freelancer aus den Konten und Tools des Kunden.
Checkliste
- Kampagnen pausiert oder übergeben
- Agenturnutzer aus jedem Konto entfernt
- Gespeicherte Passwörter gelöscht
- Zugänge von Freelancern entzogen
Auszufüllende Felder
- Zugänge entzogen am (Pflichtfeld)
- 7
Schlussrechnung verschicken
Nach dem letzten VertragstagBuchhaltung · Team
Rechnen Sie die letzten Stunden und Kosten ab, verrechnen Sie vorausbezahltes Mediabudget und stoppen Sie den Retainer in der Abrechnung.
Checkliste
- Letzte Stunden und Kosten enthalten
- Vorausbezahltes Mediabudget verrechnet
- Retainer in der Abrechnung gestoppt
Auszufüllende Felder
- Betrag der Schlussrechnung (Pflichtfeld)
- Schlussrechnung bezahlt
- 8
Kunde gibt Abschiedsfeedback
Nach dem letzten VertragstagAnsprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bewertet der Kunde die Zusammenarbeit mit der Agentur und sagt, was anders hätte laufen sollen.
Auszufüllende Felder
- Bewertung der Zusammenarbeit (Pflichtfeld)
- Was wir hätten anders machen sollen
- 9
Kunden abschließen und Learnings teilen
Im öffentlichen Link ausgeblendetZwei Wochen nach dem EndeAccount Director · Team
Lesen Sie das Feedback, halten Sie die Learnings für das Team fest und markieren Sie den Kunden im CRM als ehemaligen Kunden.
Checkliste
- Feedback gelesen
- Learnings mit dem Team geteilt
- Kunde im CRM als ehemaliger Kunde markiert
Auszufüllende Felder
- Learnings für das Team (Pflichtfeld)
- Offen für eine erneute Zusammenarbeit
Fertig, wenn
Der Kunde hat Admin-Zugriff auf jedes Konto und jede Datei, die Agenturzugänge sind entzogen, die Schlussrechnung ist verschickt und das Abschiedsfeedback ist festgehalten.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Übergabe-Autor
Entwirft die Übergabe-Zusammenfassung, die der Kunde am Vertragsende bekommt.
Was er tut
- Liest Enddatum, Konten- und Dateiliste und laufende Kampagnen in der Ausführung
- Listet jedes Konto und jede Datei mit dem neuen Eigentümer auf
- Listet auf, was geliefert wurde und was noch offen ist
- Hält den Entwurf in seinem Schritt fest
Geprüft von: Der Account Manager korrigiert die Zusammenfassung und gibt sie in Schritt 4 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Übergeben Sie alles in einer festen Reihenfolge: Plan, Übergabe-Zusammenfassung, Konten, Zugänge, Schlussrechnung und Feedback. Die Schritte 1 bis 9 folgen dieser Reihenfolge, und der Kunde bestätigt die Übernahme und gibt Feedback über einen öffentlichen Link.
Listen Sie jedes Konto auf, das die Agentur verwaltet, und lassen Sie den Kunden Admin-Zugriff bestätigen, bevor Sie Ihren entziehen. Schritt 2 listet die Konten auf, Schritt 5 hält die Bestätigung des Kunden fest, und erst dann entzieht Schritt 6 die Agenturzugänge.
Entfernen Sie jeden Agenturnutzer, jedes gespeicherte Passwort und jedes Freelancer-Konto, und halten Sie das Datum fest. Die Checkliste in Schritt 6 deckt jeden dieser Punkte ab, und das Datum steht in der Ausführung.
Was geliefert wurde, laufende Kampagnen, offene Punkte, und jedes Konto und jede Datei mit dem neuen Eigentümer. In Schritt 3 entwirft der Übergabe-Autor es aus der Ausführung, und in Schritt 4 prüft der Account Manager es und gibt es frei, bevor es an den Kunden geht.
Fragen Sie einmal, am Ende, mit einer Bewertung und einer offenen Frage. In Schritt 8 bewertet der Kunde die Agentur über den öffentlichen Link und sagt, was anders hätte laufen sollen, und Schritt 9 macht aus den Antworten Learnings für das Team.
Rechnen Sie Stunden, Kosten und vorausbezahltes Mediabudget in einer Schlussrechnung ab, und stoppen Sie den Retainer in der Abrechnung. Die Checkliste in Schritt 7 deckt jeden dieser Punkte ab, bevor der Kunde abgeschlossen wird.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.