Personalvermittlung · Kundenbetreuung
Garantiefall nach einer Vermittlung
Verlässt ein vermittelter Kandidat das Unternehmen innerhalb der Garantiezeit, entscheiden Sie den Fall nach Ihren Konditionen statt am Telefon. Der Kunde hält über einen öffentlichen Link fest, was geschehen ist, jede Bedingung wird geprüft, und nichts wird zugesagt, bevor die Geschäftsführung entscheidet.
- Dauer: 1 bis 2 Wochen
- Wie oft: Für jeden Garantiefall
- Schritte: 9 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Der Account Manager sagt am Telefon eine Rückerstattung zu, bevor er die Konditionen geprüft hat.
Niemand prüft, ob das Honorar pünktlich bezahlt wurde oder der Austrittsgrund unter die Garantie fällt.
Die Darstellung des Kunden ist über mehrere E-Mails verteilt.
Eine Gutschrift geht hinaus, aber die Provision des Recruiters wird nie angepasst.
Mit der Vorlage
Nichts wird zugesagt, bevor die Geschäftsführung über den Fall entscheidet.
Die Zahlung und jede Garantiebedingung werden vor der Entscheidung geprüft.
Der Kunde hält Austrittsdatum, Grund und Präferenz über den öffentlichen Link fest.
Gutschrift oder Ersatzsuche und die Anpassung der Provision laufen in derselben Ausführung.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Kunde meldet, dass ein vermittelter Kandidat innerhalb der Garantiezeit gegangen ist oder gekündigt wurde. Der Account Manager startet eine Ausführung mit der Besetzung und dem Austrittsdatum.
- 1
Garantiefall erfassen
Tag 1Account Manager · Team
Erfassen Sie die Besetzung, das Eintrittsdatum und das vom Kunden gemeldete Austrittsdatum, und senden Sie dem Kunden den öffentlichen Link.
Checkliste
- Besetzung und Rechnung gefunden
- Öffentlichen Link an den Ansprechpartner gesendet
Auszufüllende Felder
- Vermittelter Kandidat und Stelle (Pflichtfeld)
- Eintrittsdatum (Pflichtfeld)
- Gemeldetes Austrittsdatum (Pflichtfeld)
- Berechnetes Honorar (Pflichtfeld)
- 2
Kunde bestätigt, was geschehen ist
Tag 1 bis 3Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Kunde das Austrittsdatum, warum das Arbeitsverhältnis endete und ob er lieber eine Ersatzbesetzung oder eine Rückerstattung möchte.
Auszufüllende Felder
- Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses (Pflichtfeld)
- Was geschehen ist (Pflichtfeld)
- Gewünschtes Ergebnis (Pflichtfeld)
- 3
Die Sicht des Kandidaten hören
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 2 bis 4Recruiter · Team
Rufen Sie den Kandidaten an, um zu verstehen, warum er gegangen ist, und halten Sie nur fest, was für den Fall zählt, etwa eine Stelle oder Konditionen, die sich nach dem Eintritt geändert haben.
Checkliste
- Kandidat angerufen
- Darstellung mit der des Kunden verglichen
Auszufüllende Felder
- Für den Fall relevante Notizen
- 4
Prüfen, ob das Honorar fristgerecht bezahlt wurde
Tag 2 bis 4Buchhaltung · Team
Prüfen Sie, ob das Vermittlungshonorar vollständig und pünktlich bezahlt wurde, da Ihre Garantie davon abhängen kann.
Checkliste
- Rechnung und Zahlung gefunden
- Frühere Gutschriften geprüft
Auszufüllende Felder
- Honorar bezahlt am (Pflichtfeld)
- Innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt
- 5
Garantiefall gegen Ihre Konditionen prüfen
Tag 4Garantie-Prüfer · KI-Agent
Der Garantie-Prüfer gleicht Daten, Austrittsgrund und Zahlung mit den Garantiebedingungen aus seinen Anweisungen ab und führt jede Bedingung als erfüllt, nicht erfüllt oder unklar auf.
Auszufüllende Felder
- Prüfung des Garantiefalls (Pflichtfeld)
Geprüft von: Die Geschäftsführung prüft jede Bedingung gegen die Konditionen und entscheidet in Schritt 6.
- 6
Über den Garantiefall entscheiden
Im öffentlichen Link ausgeblendetTag 5Geschäftsführung · Team
Prüfen Sie jede Bedingung gegen die Geschäftsbedingungen und entscheiden Sie: kostenlose Ersatzbesetzung, Rückerstattung nach Ihrer Staffel oder kein Garantiefall.
Checkliste
- Jede Bedingung gegen die Konditionen geprüft
- Kundenbeziehung berücksichtigt
Auszufüllende Felder
- Entscheidung (Pflichtfeld)
- Betrag der Rückerstattung
- Begründung der Entscheidung (Pflichtfeld)
Freigabe: Dem Kunden wird nichts zugesagt, bevor die Geschäftsführung über den Garantiefall entscheidet.
- 7
Dem Kunden die Entscheidung mitteilen
Tag 5Account Manager · Team
Erläutern Sie die Entscheidung und die nächsten Schritte am Telefon, und senden Sie danach die schriftliche Bestätigung.
Checkliste
- Entscheidung telefonisch erläutert
- Schriftliche Bestätigung gesendet
Auszufüllende Felder
- Bestätigung gesendet am (Pflichtfeld)
- 8
Kunde bestätigt den nächsten Schritt
Woche 2Ansprechpartner beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link bestätigt der Kunde, dass er das vom Account Manager schriftlich bestätigte Ergebnis annimmt, und notiert bei einer Ersatzbesetzung, ob sich die Stelle geändert hat.
Auszufüllende Felder
- Ergebnis angenommen (Pflichtfeld)
- Änderungen an der Stelle
- 9
Ersatzsuche starten oder Gutschrift ausstellen
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Account Manager · Team
Starten Sie bei einer Ersatzbesetzung eine neue Vermittlungsausführung zu den ursprünglichen Konditionen. Lassen Sie bei einer Rückerstattung die Gutschrift von der Buchhaltung ausstellen, und geben Sie in beiden Fällen die Anpassung der Provision an die Buchhaltung weiter.
Checkliste
- Ersatzsuche gestartet oder Gutschrift ausgestellt
- Anpassung der Provision an die Buchhaltung gegeben
Auszufüllende Felder
- Ersatzsuche gestartet am
- Nummer der Gutschrift
Fertig, wenn
Der Garantiefall ist nach Ihren Konditionen entschieden, der Kunde hat eine Ersatzsuche oder eine Gutschrift, und die Provision ist angepasst, mit der Entscheidung in der Ausführung.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Garantie-Prüfer
Gleicht den Garantiefall mit den Garantiebedingungen in Ihren Konditionen ab und führt auf, welche erfüllt sind.
Was er tut
- Liest die Daten, den Austrittsgrund und den Zahlungsstatus in der Ausführung
- Prüft sie gegen die Garantiebedingungen aus den Anweisungen seines Schritts
- Führt jede Bedingung als erfüllt, nicht erfüllt oder unklar auf
- Schreibt die Prüfung in seinen Schritt
Geprüft von: Die Geschäftsführung prüft jede Bedingung gegen die Konditionen und entscheidet in Schritt 6.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Prüfen Sie die Forderung gegen Ihre Geschäftsbedingungen, bevor Sie etwas zusagen, und halten Sie die Entscheidung fest. Die Schritte 4 bis 6 prüfen die Zahlung, gleichen den Fall mit Ihren Garantiebedingungen ab und enden mit der Entscheidung der Geschäftsführung.
Fragen Sie den Kunden, was er bevorzugt, und entscheiden Sie dann nach Ihren Konditionen und der Kundenbeziehung. Der Kunde hält seine Präferenz in Schritt 2 fest, und in Schritt 6 wählt die Geschäftsführung Ersatz, Rückerstattung oder keinen Garantiefall, mit Begründung.
Vergleichen Sie die Daten, den Grund des Austritts und die Zahlung Ihres Honorars mit den Bedingungen in Ihren Konditionen. Schritt 4 bestätigt, ob das Honorar fristgerecht bezahlt wurde, und in Schritt 5 führt der Garantie-Prüfer jede Bedingung als erfüllt, nicht erfüllt oder unklar auf.
Lassen Sie den Kunden Austrittsdatum, Grund und gewünschtes Ergebnis an einem Ort bestätigen. In Schritt 2 hält der Kunde alle drei über den öffentlichen Link fest, sodass der Fall mit seiner eigenen Darstellung beginnt.
Lassen Sie KI den Fall gegen Ihre Konditionen abgleichen und die Entscheidung bei einem Menschen. Der Garantie-Prüfer führt in Schritt 5 jede Bedingung auf, und die Geschäftsführung prüft das und entscheidet in Schritt 6.
Regeln Sie die Provision in derselben Ausführung, die den Garantiefall abschließt, damit sie nicht vergessen wird. Schritt 9 startet die Ersatzsuche oder stellt die Gutschrift aus, und seine Checkliste gibt die Anpassung der Provision an die Buchhaltung weiter.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.