Automatisierungsagentur · Kundenbetreuung
Onboarding für einen Supportvertrag für Automatisierungen
Starten Sie einen monatlichen Supportvertrag und wissen Sie genau, welche Automatisierungen Sie betreuen und in welchem Zustand sie sind. Der Kunde listet seine Automatisierungen auf und richtet Zugänge über einen öffentlichen Link ein, jede Automatisierung wird geprüft, bevor Sie etwas zusagen, und Warnmeldungen erreichen Ihr Team ab dem ersten Tag.
- Dauer: 2 bis 3 Wochen
- Wie oft: Für jeden neuen Supportkunden
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Der Support beginnt mit einer Liste von Automatisierungen, an die sich der Kunde halb erinnert.
Die Agentur erfährt von einem Ausfall, wenn der Kunde sich beschwert.
Zugänge kommen als geteilte Passwörter in einer Chatnachricht.
Niemand hat vereinbart, welche Automatisierungen der Vertrag abdeckt.
Mit der Vorlage
Jede Automatisierung ist erfasst, geprüft und als im Umfang oder ausgeschlossen markiert.
Warnmeldungen jeder abgedeckten Automatisierung erreichen den Supportkanal, getestet am ersten Tag.
Der Kunde richtet der Agentur über den öffentlichen Link einen eigenen Login auf jeder Plattform ein.
Der Kunde bestätigt den freigegebenen Umfang und die Kontakte, bevor der Support beginnt.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Der Kunde unterschreibt einen monatlichen Supportvertrag für Automatisierungen. Der Delivery Manager startet eine Ausführung mit Kundenname, Supportpaket und Startdatum.
- 1
Kunden begrüßen und den Onboarding-Link teilen
Tag 1Delivery Manager · Team
Senden Sie die Willkommensnachricht mit dem öffentlichen Link zur Ausführung, damit der Kunde sieht, welche Automatisierungen, Zugänge und Kontakte Sie von ihm brauchen.
Checkliste
- Willkommensnachricht gesendet
- Öffentlichen Link an die Ansprechperson gesendet
- Automation Engineer zugewiesen
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Supportpaket (Pflichtfeld)
- Supportbeginn (Pflichtfeld)
- E-Mail der Ansprechperson (Pflichtfeld)
- 2
Automatisierungen auflisten und Zugang einrichten
Tag 1 bis 5Ansprechperson beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link listet der Kunde jede zu betreuende Automatisierung auf, mit der Plattform, auf der sie läuft, und wer auf sie angewiesen ist, und richtet der Agentur Zugang zu jeder Plattform ein.
Checkliste
- Zugang auf jeder Automatisierungsplattform eingerichtet
- Agentur hat einen eigenen Login, keinen geteilten
- Verantwortliche für die Abrechnung jeder Plattform benannt
Auszufüllende Felder
- Zu betreuende Automatisierungen (Pflichtfeld)
- Link zur vorhandenen Dokumentation
- Telefonnummer für dringende Ausfälle (Pflichtfeld)
- E-Mail des Eskalationskontakts (Pflichtfeld)
- 3
Jede Automatisierung prüfen
Woche 1 bis 2Automation Engineer · Team
Öffnen Sie jede Automatisierung und prüfen Sie den jüngsten Laufverlauf, die Fehlerbehandlung, die Warnmeldungen und die verwendeten Zugangsdaten. Notieren Sie, was undokumentiert oder anfällig ist, und markieren Sie die Ausführung als blockiert, wenn Zugang fehlt.
Checkliste
- Jüngster Laufverlauf geprüft
- Fehlerbehandlung und Warnmeldungen geprüft
- Zugangsdaten und ihre Verantwortlichen notiert
- Bald ablaufende Zugangsdaten notiert
Auszufüllende Felder
- Geprüfte Automatisierungen (Pflichtfeld)
- Prüfergebnisse (Pflichtfeld)
- Fixes vor Supportbeginn
- 4
Bestandsliste der Automatisierungen entwerfen
Woche 2Bestands-Autor · KI-Agent
Der Bestands-Autor macht aus der Liste des Kunden und den Prüfergebnissen eine Bestandsliste: für jede Automatisierung Zweck, Auslöser, Systeme, Risikostufe und fehlende Dokumentation.
Auszufüllende Felder
- Entwurf der Bestandsliste (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Solutions Architect korrigiert die Bestandsliste und gibt den Supportumfang in Schritt 5 frei.
- 5
Supportumfang freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Solutions Architect · Team
Korrigieren Sie die Bestandsliste und entscheiden Sie, welche Automatisierungen so abgedeckt sind, welche zuerst Fixes brauchen und welche ausgeschlossen sind, und schicken Sie dem Kunden dann die freigegebene Bestandsliste und die Eskalationskontakte per E-Mail.
Checkliste
- Jede Automatisierung ist abgedeckt, abgedeckt nach Fixes oder ausgeschlossen
- Reaktionszeiten passen zum Supportpaket
- Fixes kalkuliert oder inklusive
Auszufüllende Felder
- Link zur finalen Bestandsliste (Pflichtfeld)
- Ausgeschlossene Automatisierungen und Grund
Freigabe: Einrichtung der Überwachung und Bestätigung durch den Kunden bleiben gesperrt, bis der Solutions Architect den Supportumfang freigibt.
- 6
Überwachung und Weiterleitung der Warnmeldungen einrichten
Woche 2Automation Engineer · Team
Leiten Sie die Warnmeldungen jeder abgedeckten Automatisierung in den Supportkanal der Agentur, und lösen Sie pro Automatisierung eine Testmeldung aus.
Checkliste
- Warnmeldungen in den Supportkanal geleitet
- Eine Testmeldung pro Automatisierung empfangen
- Ablaufdaten der Zugangsdaten im Kalender
Auszufüllende Felder
- Getestete Meldungen (Pflichtfeld)
- Notizen zur Überwachung
- 7
Supportumfang und Kontakte bestätigen
Woche 2 bis 3Ansprechperson beim Kunden · Öffentlicher Link
Der Kunde liest die Bestandsliste, die ihm die Agentur per E-Mail geschickt hat, und bestätigt dann über den öffentlichen Link, welche Automatisierungen abgedeckt sind und wen die Agentur bei einem Ausfall anruft.
Checkliste
- Abgedeckte Automatisierungen gelesen
- Eskalationskontakte stimmen
- Sie wissen, wie Sie einen Ausfall melden
Auszufüllende Felder
- Umfang bestätigt (Pflichtfeld)
- Fragen oder Korrekturen
- 8
Support-Kickoff halten und die erste Prüfung planen
Woche 3Delivery Manager · Team
Gehen Sie mit dem Kunden durch, wie er einen Ausfall meldet, welche Reaktionszeiten gelten und welche Fixes im ersten Monat kommen, und planen Sie die erste Zustandsprüfung.
Checkliste
- Meldung von Ausfällen erklärt
- Fixes für den ersten Monat vereinbart
- Erste Zustandsprüfung geplant
Auszufüllende Felder
- Datum der ersten Zustandsprüfung (Pflichtfeld)
- Notizen zum Kickoff
Fertig, wenn
Jede Automatisierung im Umfang ist erfasst, geprüft und überwacht, Warnmeldungen erreichen die Agentur, und der Kunde hat Supportumfang und Kontakte bestätigt.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Bestands-Autor
Macht aus der Liste des Kunden und den Prüfergebnissen eine Bestandsliste der zu betreuenden Automatisierungen.
Was er tut
- Liest die Liste der Automatisierungen des Kunden und die Prüfergebnisse in der Ausführung
- Beschreibt für jede Automatisierung Zweck, Auslöser, Systeme, Risiko und fehlende Dokumentation
- Hält den Entwurf der Bestandsliste in seinem Schritt fest und schließt ihn ab
Geprüft von: Der Solutions Architect korrigiert die Bestandsliste und gibt den Supportumfang in Schritt 5 frei.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Erfassen Sie jede Automatisierung im Umfang, prüfen Sie sie, vereinbaren Sie die Abdeckung und richten Sie Warnmeldungen ein, bevor der Support beginnt. Schritt 2 und 3 sammeln und prüfen die Automatisierungen, und Schritt 5 gibt den Supportumfang frei, bevor die Überwachung in Schritt 6 eingerichtet wird.
Prüfen Sie jede Automatisierung, bevor Sie Support zusagen: Laufverlauf, Fehlerbehandlung, Warnmeldungen, Zugangsdaten und fehlende Dokumentation. Schritt 3 enthält diese Prüfcheckliste, und Schritt 5 legt fest, welche Automatisierungen so abgedeckt sind, welche zuerst Fixes brauchen und welche ausgeschlossen sind.
Bitten Sie für die Agentur um einen eigenen Login auf jeder Plattform statt um ein geteiltes Passwort, und notieren Sie, wer die Abrechnung jeder Plattform verantwortet. In Schritt 2 richtet der Kunde diesen Zugang über den öffentlichen Link ein, mit jedem dieser Punkte auf der Checkliste.
Leiten Sie die Warnmeldungen jeder abgedeckten Automatisierung in Ihren Supportkanal und testen Sie eine Meldung pro Automatisierung. Schritt 6 tut genau das, hält fest, wie viele Meldungen getestet wurden, und trägt die Ablaufdaten von Zugangsdaten in den Kalender ein.
Lassen Sie KI aus der Liste des Kunden und der Prüfung des Engineers eine erste Bestandsliste machen, und lassen Sie den Solutions Architect den Umfang festlegen. In Schritt 4 schreibt der Bestands-Autor für jede Automatisierung Zweck, Auslöser, Systeme, Risiko und fehlende Dokumentation, und in Schritt 5 korrigiert und genehmigt der Solutions Architect die Liste.
Markieren Sie jede Automatisierung als abgedeckt, abgedeckt nach Fixes oder ausgeschlossen, mit den Reaktionszeiten des Supportpakets, und lassen Sie den Kunden das bestätigen. Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung für diesen Umfang, und in Schritt 7 bestätigt der Kunde ihn über den öffentlichen Link.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.