Automatisierungsagentur · Kundenbetreuung
Quartalsprüfung von Automatisierungen
Zeigen Sie Supportkunden jedes Quartal, was ihre Automatisierungen geleistet haben, was schiefging und was als Nächstes brechen könnte. Der Kunde teilt über einen öffentlichen Link mit, was sich bei ihm ändert, der Bericht wird freigegeben, bevor er ihn sieht, und jede Verbesserung, die er genehmigt, wird zu geplanter Arbeit.
- Dauer: 2 bis 4 Wochen
- Wie oft: Jedes Quartal, für jeden Supportkunden
- Schritte: 8 Schritte
- KI-Agenten: 1 KI-Agent
- Freigaben: 1 Freigabe
Kostenloser Plan, keine Kreditkarte nötig.
Was sich mit dieser Vorlage ändert
Ohne Vorlage
Supportkunden hören nur von der Agentur, wenn etwas kaputtgeht.
Zugangsdaten laufen ab und verbundene Apps ändern sich ohne Vorwarnung.
Der Prüfbericht entsteht am Abend vor dem Gespräch.
Ideen für Verbesserungen gehen nach dem Gespräch verloren.
Mit der Vorlage
Jedes Quartal bekommt der Kunde einen Bericht darüber, was lief, was ausfiel und was kommt.
Ablaufende Zugangsdaten und angekündigte Änderungen werden jedes Quartal aufgelistet und eingeplant.
Ein KI-Agent entwirft den Bericht aus den Zustandsdaten, und der Solutions Architect gibt ihn frei.
Der Kunde genehmigt Verbesserungen über den öffentlichen Link, und jede wird zu einer Änderungsanfrage.
Die Vorlage, Schritt für Schritt
Jeder Schritt zeigt, wer ihn erledigt: jemand aus Ihrem Team, ein KI-Agent oder der Kunde über einen öffentlichen Link. Eine Freigabe hält alle folgenden Schritte gesperrt, bis sie erteilt ist.
- Erledigt von Ihrem Team
- Erledigt von einem KI-Agenten
- Erledigt vom Kunden, über einen öffentlichen Link
Beginnt, wenn
Ein Quartal endet für einen Kunden mit einem Supportvertrag für Automatisierungen. Der Delivery Manager startet eine Ausführung mit Kundenname und dem Termin des Prüfgesprächs.
- 1
Prüfgespräch planen und den Link teilen
Woche 1Delivery Manager · Team
Planen Sie das Prüfgespräch und senden Sie der Ansprechperson beim Kunden den öffentlichen Link zur Ausführung, damit sie mitteilen kann, was sich bei ihr ändert.
Checkliste
- Prüfgespräch geplant
- Öffentlichen Link an die Ansprechperson gesendet
Auszufüllende Felder
- Kundenname (Pflichtfeld)
- Termin des Prüfgesprächs (Pflichtfeld)
- E-Mail der Ansprechperson (Pflichtfeld)
- 2
Mitteilen, was sich in Ihrem Unternehmen ändert
Woche 1Ansprechperson beim Kunden · Öffentlicher Link
Über den öffentlichen Link notiert der Kunde Änderungen an seinen Systemen und Prozessen, Pläne für das nächste Quartal und wie gut ihm die Automatisierungen gedient haben.
Checkliste
- Kommende Systemänderungen aufgelistet
- Prozesse aufgelistet, die Sie als Nächstes automatisieren möchten
Auszufüllende Felder
- Änderungen an Ihren Systemen oder Prozessen (Pflichtfeld)
- Pläne für das nächste Quartal
- Wie gut Ihnen die Automatisierungen gedient haben (Pflichtfeld)
- 3
Zustandsdaten sammeln
Woche 1 bis 2Automation Engineer · Team
Halten Sie für jede Automatisierung die Laufzahl fest, die Ausfälle und ihre Ursachen, Zugangsdaten, die im nächsten Quartal ablaufen, und Änderungen, die verbundene Apps angekündigt haben.
Checkliste
- Läufe und Ausfälle je Automatisierung notiert
- Im nächsten Quartal ablaufende Zugangsdaten aufgelistet
- Angekündigte Änderungen verbundener Apps geprüft
- Nutzung im Verhältnis zu Tariflimits geprüft
Auszufüllende Felder
- Zustandsdaten je Automatisierung (Pflichtfeld)
- Ausfälle in diesem Quartal (Pflichtfeld)
- Link zum Export des Laufverlaufs
- 4
Zustandsbericht entwerfen
Woche 2Berichts-Autor · KI-Agent
Der Berichts-Autor macht aus den Angaben des Kunden und den Zustandsdaten einen Bericht: was lief, was ausfiel und warum, Risiken für das nächste Quartal und vorgeschlagene Verbesserungen.
Auszufüllende Felder
- Berichtsentwurf (Pflichtfeld)
Geprüft von: Der Solutions Architect korrigiert und genehmigt den Bericht in Schritt 5.
- 5
Bericht und Vorschläge freigeben
Im öffentlichen Link ausgeblendetWoche 2Solutions Architect · Team
Korrigieren Sie den Bericht, prüfen Sie jedes Risiko gegen die Zustandsdaten, und entscheiden Sie, welche Verbesserungen Sie zu welchem Preis vorschlagen.
Checkliste
- Jedes Risiko ist durch die Zustandsdaten belegt
- Jede Verbesserung hat eine Schätzung
- Formulierung passt für den Kunden
Auszufüllende Felder
- Link zum finalen Bericht (Pflichtfeld)
- Vorgeschlagene Verbesserungen und Schätzungen (Pflichtfeld)
Freigabe: Nichts geht an den Kunden, bis der Solutions Architect den Bericht freigibt.
- 6
Prüfgespräch führen
Woche 3Delivery Manager · Team
Gehen Sie Bericht, Risiken und vorgeschlagene Verbesserungen mit dem Kunden durch, schicken Sie ihm den Bericht per E-Mail, und vereinbaren Sie die Prioritäten für das nächste Quartal.
Checkliste
- Bericht durchgegangen
- Zuständige und Termin je Risiko vereinbart
- Prioritäten für das nächste Quartal vereinbart
Auszufüllende Felder
- Gesprächsnotizen (Pflichtfeld)
- 7
Verbesserungen für das nächste Quartal wählen
Woche 3Ansprechperson beim Kunden · Öffentlicher Link
Anhand des Berichts, den ihm der Delivery Manager per E-Mail geschickt hat, hält der Kunde über den öffentlichen Link fest, welche Verbesserungen er genehmigt und welche er verschiebt.
Auszufüllende Felder
- Verbesserungen, die Sie genehmigen (Pflichtfeld)
- Verbesserungen, die Sie verschieben
- Bestellnummer oder Referenz
- 8
Folgearbeit planen
Woche 3 bis 4Delivery Manager · Team
Starten Sie für jede genehmigte Verbesserung eine Änderungsanfrage, planen Sie die Erneuerung von Zugangsdaten und vereinbaren Sie die nächste Prüfung.
Checkliste
- Änderungsanfrage je genehmigter Verbesserung gestartet
- Erneuerung von Zugangsdaten eingeplant
- Nächste Prüfung geplant
Auszufüllende Felder
- Termin der nächsten Prüfung (Pflichtfeld)
Fertig, wenn
Der Kunde hat einen freigegebenen Zustandsbericht besprochen und die Verbesserungen für das nächste Quartal gewählt, und jedes gefundene Risiko hat eine zuständige Person und einen Termin.
Passen Sie sie an. Benennen Sie Schritte um, ändern Sie Verantwortliche und ergänzen Sie Checklistenpunkte, Felder oder Freigaben. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt für die Arbeitsweise Ihres Teams.
Die KI-Agenten in dieser Vorlage
Ein Agent arbeitet nur an seinen eigenen Schritten, und jemand aus Ihrem Team prüft, was er getan hat. Alles, was ein Agent in eine verbundene App schreibt, wartet auf Freigabe, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben.
Berichts-Autor
Macht aus den Angaben des Kunden und den Zustandsdaten einen Quartalsbericht.
Was er tut
- Liest die Angaben des Kunden und die Zustandsdaten in der Ausführung
- Beschreibt, was lief, was ausfiel und warum, und die Risiken für das nächste Quartal
- Schlägt Verbesserungen vor, über die der Solutions Architect entscheidet
- Hält den Berichtsentwurf in seinem Schritt fest
Geprüft von: Der Solutions Architect korrigiert und genehmigt den Bericht in Schritt 5.
Fragen, die diese Vorlage beantwortet
Prüfen Sie für jede Automatisierung Laufzahlen, Ausfälle und ihre Ursachen, bald ablaufende Zugangsdaten, angekündigte Änderungen verbundener Apps und die Nutzung im Verhältnis zu den Tariflimits. Schritt 3 hat für jeden dieser Punkte einen Checklistenpunkt, und Schritt 4 macht aus den Ergebnissen einen Bericht.
Zeigen Sie, was gelaufen ist, was ausgefallen ist und wie es behoben wurde, neben dem, was sich im nächsten Quartal wahrscheinlich ändert. Schritt 4 entwirft diesen Bericht aus den Zustandsdaten, und in Schritt 6 geht der Delivery Manager ihn mit dem Kunden durch.
Schauen Sie voraus auf ablaufende Zugangsdaten, angekündigte Änderungen verbundener Apps, Plattformlimits und Änderungen in den eigenen Systemen des Kunden. Schritt 2 fragt den Kunden über den öffentlichen Link nach kommenden Änderungen, und Schritt 3 listet für jede Automatisierung ablaufende Zugangsdaten und angekündigte Änderungen auf.
Lassen Sie KI aus den Zustandsdaten und den Angaben des Kunden einen ersten Bericht machen, und lassen Sie ihn von einer Fachperson freigeben, bevor der Kunde ihn sieht. In Schritt 4 entwirft der Berichts-Autor den Bericht und schlägt Verbesserungen vor, und Schritt 5 ist eine Freigabeprüfung, in der der Solutions Architect ihn korrigiert.
Schlagen Sie Verbesserungen vor, die aus den eigenen Daten des Kunden kommen, und lassen Sie ihn schriftlich wählen. In Schritt 7 genehmigt oder verschiebt der Kunde jede Verbesserung über den öffentlichen Link, und Schritt 8 startet für jede genehmigte Verbesserung eine Änderungsanfrage.
Prüfen Sie die Automatisierungen jedes Supportkunden einmal pro Quartal, und früher, wenn sich seine Systeme ändern. Schritt 8 plant die nächste Prüfung, bevor die Ausführung endet, sodass kein Quartal ausfällt.
Führen Sie diesen Workflow in OKiDO aus
Richten Sie Schritte, Verantwortliche und Freigaben einmal ein und starten Sie dann für jeden neuen Fall eine Ausführung.