Empresa de recrutamento · Compliance
Solicitação LGPD de um candidato
Responda no prazo e por completo quando um candidato pede para acessar, corrigir ou eliminar seus dados pessoais. O candidato confirma por um link público o que a solicitação abrange, cada sistema é pesquisado, e nada é enviado ou eliminado até o encarregado de dados aprovar a resposta.
- Duração: Dentro do prazo legal
- Frequência: Para cada solicitação LGPD de um candidato
- Etapas: 10 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As solicitações caem na caixa de e-mail de um recrutador e são esquecidas.
Alguém pesquisa o banco de talentos e deixa passar e-mails antigos e planilhas.
Registros são eliminados antes de alguém conferir o que precisa ser mantido.
Cada resposta é escrita do zero.
Com o modelo
Cada solicitação é registrada com o prazo no mesmo dia em que chega.
A pesquisa cobre cada sistema e cada cliente para quem o candidato foi apresentado.
Nada é eliminado até o encarregado de dados aprovar a resposta.
Um agente de IA redige a resposta com o que foi encontrado, e o encarregado de dados confere.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um candidato pede para acessar, corrigir ou eliminar os dados pessoais que você guarda sobre ele. O encarregado de dados inicia uma execução com a solicitação e a data de recebimento.
- 1
Registrar a solicitação
Dia 1Encarregado de dados · Equipe
Registre quem está pedindo, que tipo de solicitação é e quando chegou, defina o prazo de resposta e envie ao candidato o link público.
Checklist
- Recebimento confirmado ao candidato
- Link público enviado ao candidato
Campos a preencher
- Nome do candidato (obrigatório)
- Tipo de solicitação (obrigatório)
- Data de recebimento (obrigatório)
- Responder até (obrigatório)
- 2
O candidato confirma a solicitação
Dias 1 a 3Candidato · Link público
Pelo link público, o candidato confirma o que a solicitação abrange e com quais e-mails e telefones ele pode constar nos seus registros, para que cada dado seja encontrado.
Checklist
- Conteúdo da solicitação confirmado
- Contato para a resposta confirmado
Campos a preencher
- O que a solicitação abrange (obrigatório)
- E-mails usados (obrigatório)
- Telefones usados
- 3
Confirmar a identidade do candidato
Dias 2 a 4Encarregado de dados · Equipe
Confirme que quem está pedindo é o candidato, com dados que você já tem sempre que possível, antes de pesquisar ou compartilhar qualquer coisa.
Checklist
- Identidade confirmada com dados do cadastro
- Nenhum documento pedido além do necessário
Campos a preencher
- Como a identidade foi confirmada (obrigatório)
- 4
Encontrar os dados do candidato em cada sistema
Semana 1Coordenador de recrutamento · Equipe
Pesquise o sistema de recrutamento, as caixas de e-mail, as pastas compartilhadas, as planilhas e as contas em sites de vagas, e liste o que você guarda, onde e quais clientes receberam.
Checklist
- Sistema de recrutamento pesquisado
- E-mails e pastas compartilhadas pesquisados
- Planilhas e sites de vagas pesquisados
Campos a preencher
- Dados encontrados e onde (obrigatório)
- Clientes para quem o candidato foi apresentado
- 5
Decidir o que precisa ser mantido
Semana 2Encarregado de dados · Equipe
Decida, para cada registro, se ele precisa ser mantido por um motivo legal, como um processo em andamento ou obrigações fiscais, ou se pode ser corrigido ou eliminado como pedido.
Checklist
- Motivos legais para manter conferidos
- Clientes a avisar listados
Campos a preencher
- Dados a manter e motivo (obrigatório)
- Dados a corrigir ou eliminar (obrigatório)
- 6
Redigir a resposta
Semana 2Redator de respostas · Agente de IA
O redator de respostas escreve a resposta a partir da solicitação, dos dados encontrados e das decisões da etapa 5: o que você guarda e por quê, quem recebeu e o que será corrigido ou eliminado.
Campos a preencher
- Rascunho da resposta (obrigatório)
Revisão humana: O encarregado de dados confere o rascunho com os dados encontrados e o aprova na etapa 7.
- 7
Aprovar a resposta
Semana 2Encarregado de dados · Equipe
Confira o rascunho com os dados encontrados, retire tudo o que for sobre outras pessoas e aprove.
Checklist
- Cada sistema da etapa 4 coberto
- Nenhum dado de outras pessoas na resposta
- Prazo ainda pode ser cumprido
Aprovação: Nada é eliminado nem enviado ao candidato até o encarregado de dados aprovar a resposta.
- 8
Corrigir ou eliminar os dados
Semanas 2 a 3Coordenador de recrutamento · Equipe
Faça em cada sistema as correções e eliminações aprovadas, e avise os clientes que receberam os dados do candidato quando necessário.
Checklist
- Mudanças feitas em cada sistema
- Clientes avisados quando necessário
- Nota de não contatar mantida se o candidato pediu
Campos a preencher
- Concluído em (obrigatório)
- 9
Enviar a resposta
Antes do prazoEncarregado de dados · Equipe
Envie a resposta aprovada ao candidato por um meio seguro antes do prazo, e registre quando ela saiu.
Checklist
- Enviada por meio seguro
- Enviada antes do prazo
Campos a preencher
- Resposta enviada em (obrigatório)
- 10
O candidato confirma o recebimento
Depois da respostaCandidato · Link público
Pelo link público, o candidato confirma que recebeu a resposta, ou anota o que acha que está faltando.
Campos a preencher
- Resposta recebida (obrigatório)
- O que está faltando
Termina quando
O candidato recebeu a resposta aprovada dentro do prazo, as correções e eliminações foram feitas em cada sistema, e a execução registra o que foi feito e por quê.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de respostas
Escreve a resposta ao candidato a partir da solicitação, dos dados encontrados e das decisões registradas na execução.
O que ele faz
- Lê a solicitação, os dados encontrados e o que será mantido
- Segue a estrutura de resposta das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho da resposta na sua etapa
- Aponta qualquer parte da solicitação que ficou sem resposta
Revisão humana: O encarregado de dados confere o rascunho com os dados encontrados e o aprova na etapa 7.
Perguntas que este modelo responde
Registre a solicitação no dia em que ela chega, confirme quem está pedindo e pesquise cada sistema antes de responder. As etapas 1 a 4 registram a solicitação, coletam os dados do candidato pelo link público, confirmam a identidade e listam cada dado que você guarda.
Liste cada lugar onde os dados do candidato estão, inclusive caixas de e-mail e clientes para quem você os enviou, antes de eliminar qualquer coisa. A etapa 4 levanta os dados e os clientes, e a etapa 8 faz as eliminações aprovadas e avisa os clientes quando necessário.
Defina o prazo de resposta no dia em que a solicitação chega, conforme a LGPD, e mantenha-o à vista na execução. A etapa 1 registra a data de recebimento e o prazo, e a etapa 7 confere o prazo antes de aprovar a resposta.
Confira em cada registro se existe um motivo legal para mantê-lo antes de corrigir ou eliminar. Na etapa 5 o encarregado de dados registra o que fica e por quê, e a resposta redigida na etapa 6 explica isso ao candidato.
Deixe a IA redigir a resposta com o que a sua equipe encontrou e decidiu, e peça ao encarregado de dados que a confira. O redator de respostas escreve a resposta na etapa 6, e a etapa 7 é um controle de aprovação antes de qualquer envio ou eliminação.
Use dados que você já tem sempre que possível, em vez de pedir novos documentos de identidade. A etapa 3 registra como o encarregado de dados confirmou o candidato, antes de a etapa 4 procurar qualquer dado.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.