Agência de automação · Atendimento ao cliente
Revisão trimestral de saúde das automações
Mostre a cada trimestre aos clientes de suporte o que as automações fizeram, o que deu errado e o que pode quebrar em seguida. O cliente conta por um link público o que está mudando do lado dele, o relatório é aprovado antes de ele ver, e cada melhoria que ele aprova vira trabalho planejado.
- Duração: 2 a 4 semanas
- Frequência: Todo trimestre, para cada cliente de suporte
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os clientes de suporte só têm notícias da agência quando algo quebra.
Credenciais vencem e aplicativos conectados mudam sem aviso.
O relatório da revisão é montado na noite anterior à reunião.
As ideias de melhoria se perdem depois da reunião.
Com o modelo
A cada trimestre o cliente recebe um relatório do que rodou, do que falhou e do que vem pela frente.
Credenciais que vencem e mudanças anunciadas são listadas e planejadas a cada trimestre.
Um agente de IA escreve o relatório com os dados de saúde, e o arquiteto de soluções aprova.
O cliente aprova melhorias pelo link público, e cada uma vira uma solicitação de mudança.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Termina um trimestre para um cliente com contrato de suporte de automações. O gerente de entrega inicia uma execução com o nome do cliente e a data da reunião de revisão.
- 1
Agendar a revisão e compartilhar o link
Semana 1Gerente de entrega · Equipe
Agende a reunião de revisão e envie ao contato do cliente o link público da execução, para ele contar o que está mudando do lado dele.
Checklist
- Reunião de revisão agendada
- Link público enviado ao contato do cliente
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Data da reunião de revisão (obrigatório)
- E-mail do contato do cliente (obrigatório)
- 2
Contar o que está mudando na sua empresa
Semana 1Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente anota mudanças nos sistemas e processos, planos para o próximo trimestre e o quanto as automações ajudaram.
Checklist
- Mudanças previstas nos sistemas listadas
- Processos que você quer automatizar em seguida listados
Campos a preencher
- Mudanças nos seus sistemas ou processos (obrigatório)
- Planos para o próximo trimestre
- O quanto as automações ajudaram você (obrigatório)
- 3
Reunir os dados de saúde
Semanas 1 a 2Engenheiro de automação · Equipe
Anote em cada automação o volume de execuções, as falhas e suas causas, as credenciais que vencem no próximo trimestre e as mudanças anunciadas por aplicativos conectados.
Checklist
- Execuções e falhas por automação anotadas
- Credenciais que vencem no próximo trimestre listadas
- Mudanças anunciadas em aplicativos conectados conferidas
- Uso em relação aos limites do plano conferido
Campos a preencher
- Dados de saúde por automação (obrigatório)
- Falhas neste trimestre (obrigatório)
- Link para a exportação do histórico de execuções
- 4
Escrever o relatório de saúde
Semana 2Redator de relatórios de saúde · Agente de IA
O redator de relatórios transforma as informações do cliente e os dados de saúde em um relatório: o que rodou, o que falhou e por quê, riscos do próximo trimestre e melhorias propostas.
Campos a preencher
- Rascunho do relatório de saúde (obrigatório)
Revisão humana: O arquiteto de soluções corrige e aprova o relatório na etapa 5.
- 5
Aprovar o relatório e as propostas
Oculto no link públicoSemana 2Arquiteto de soluções · Equipe
Corrija o relatório, confira cada risco com os dados de saúde e decida quais melhorias propor e a que preço.
Checklist
- Cada risco tem respaldo nos dados de saúde
- Cada melhoria tem uma estimativa
- O tom está adequado ao cliente
Campos a preencher
- Link para o relatório final (obrigatório)
- Melhorias propostas e estimativas (obrigatório)
Aprovação: Nada vai para o cliente até o arquiteto de soluções aprovar o relatório.
- 6
Fazer a reunião de revisão
Semana 3Gerente de entrega · Equipe
Repasse com o cliente o relatório, os riscos e as melhorias propostas, envie o relatório por e-mail e combine as prioridades do próximo trimestre.
Checklist
- Relatório repassado
- Responsável e data combinados para cada risco
- Prioridades do próximo trimestre combinadas
Campos a preencher
- Notas da reunião (obrigatório)
- 7
Escolher as melhorias do próximo trimestre
Semana 3Contato do cliente · Link público
Com base no relatório que o gerente de entrega enviou por e-mail, o cliente registra pelo link público quais melhorias aprova e quais adia.
Campos a preencher
- Melhorias que você aprova (obrigatório)
- Melhorias que você adia
- Pedido de compra ou referência
- 8
Planejar o trabalho seguinte
Semanas 3 a 4Gerente de entrega · Equipe
Abra uma solicitação de mudança para cada melhoria aprovada, planeje a renovação das credenciais e agende a próxima revisão.
Checklist
- Solicitação de mudança aberta para cada melhoria aprovada
- Renovação das credenciais planejada
- Próxima revisão agendada
Campos a preencher
- Data da próxima revisão (obrigatório)
Termina quando
O cliente revisou um relatório de saúde aprovado e escolheu as melhorias do próximo trimestre, e cada risco encontrado tem responsável e data.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de relatórios de saúde
Transforma as informações do cliente e os dados de saúde em um relatório trimestral.
O que ele faz
- Lê as informações do cliente e os dados de saúde na execução
- Escreve o que rodou, o que falhou e por quê, e os riscos do próximo trimestre
- Propõe melhorias para o arquiteto de soluções decidir
- Registra o rascunho do relatório na sua etapa
Revisão humana: O arquiteto de soluções corrige e aprova o relatório na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Confira em cada automação o volume de execuções, as falhas e suas causas, as credenciais perto de vencer, as mudanças anunciadas por aplicativos conectados e o uso em relação aos limites do plano. A etapa 3 tem um item de checklist para cada um desses pontos, e a etapa 4 transforma os resultados em um relatório.
Mostre o que rodou, o que falhou e como foi resolvido, ao lado do que deve mudar no próximo trimestre. A etapa 4 escreve esse relatório com os dados de saúde, e na etapa 6 o gerente de entrega repassa o relatório com o cliente.
Olhe para frente: credenciais que vencem, mudanças anunciadas por aplicativos conectados, limites das plataformas e mudanças nos próprios sistemas do cliente. A etapa 2 pergunta ao cliente sobre as mudanças previstas pelo link público, e a etapa 3 lista em cada automação as credenciais que vencem e as mudanças anunciadas.
Deixe a IA transformar os dados de saúde e as informações do cliente em um primeiro relatório, e peça a um especialista que aprove antes de o cliente ver. Na etapa 4 o redator de relatórios escreve o relatório e propõe melhorias, e a etapa 5 é um controle de aprovação em que o arquiteto de soluções o corrige.
Proponha melhorias que venham dos próprios dados do cliente e deixe ele escolher por escrito. Na etapa 7 o cliente aprova ou adia cada melhoria pelo link público, e a etapa 8 abre uma solicitação de mudança para cada melhoria aprovada.
Revise as automações de cada cliente de suporte uma vez por trimestre, e antes se os sistemas dele mudarem. A etapa 8 agenda a próxima revisão antes de a execução ser encerrada, para que nenhum trimestre fique sem revisão.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.