Empresa de contabilidade · Qualidade
Revisão de qualidade de dossiês
Revise os dossiês concluídos sempre do mesmo jeito, para que os achados virem correções em vez de ficarem nas anotações de um revisor. Cada revisão registra a checklist, os achados e a resposta do preparador, e um sócio de qualidade aprova o resultado.
- Duração: 2 a 4 semanas
- Frequência: Para cada dossiê escolhido, todo trimestre
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As revisões acontecem quando alguém tem tempo, e ninguém sabe quais dossiês foram vistos.
Os achados ficam nas anotações do revisor, e o preparador fica sabendo meses depois.
Ninguém confere se as correções foram feitas.
Os mesmos achados voltam todo ano.
Com o modelo
Cada revisão é uma execução, com o dossiê, o revisor e a avaliação registrados.
O preparador recebe um relatório por escrito e responde a cada achado.
A revisão fica aberta até o sócio de qualidade definir as ações e as correções serem registradas.
Os achados repetidos entram nas checklists e no treinamento do escritório.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
Começa quando
Um dossiê concluído é escolhido para revisão. O sócio de qualidade inicia uma execução com o cliente, o trabalho e o preparador.
- 1
Escolher o dossiê e designar um revisor
Semana 1Sócio de qualidade · Equipe
Escolha o dossiê a revisar, designe um revisor que não trabalhou nele e compartilhe com ele o link para o dossiê.
Checklist
- O revisor não trabalhou no dossiê
- Link para o dossiê compartilhado com o revisor
Campos a preencher
- Cliente e trabalho (obrigatório)
- Tipo de trabalho (obrigatório)
- Preparador (obrigatório)
- Revisor (obrigatório)
- 2
Revisar o dossiê com a checklist
Semanas 1 a 2Revisor · Equipe
Siga a checklist de revisão do escritório para esse tipo de trabalho e registre cada achado com a gravidade e a correção que você pede.
Checklist
- A carta de contratação cobre o trabalho feito
- Checagens de aceitação no dossiê
- Os papéis de trabalho sustentam os números
- Revisão e aprovação registradas
Campos a preencher
- Link para o dossiê (obrigatório)
- Achados (obrigatório)
- Avaliação geral (obrigatório)
- 3
Escrever o relatório de achados
Semana 2Redator de achados · Agente de IA
O redator de achados transforma os achados do revisor em um relatório curto para o preparador: o que foi bem feito e, para cada achado, a gravidade e a correção pedida.
Campos a preencher
- Rascunho do relatório (obrigatório)
Revisão humana: O revisor corrige o relatório na etapa 4 antes de ele ir para o preparador.
- 4
Conferir e enviar o relatório de achados
Semana 2Revisor · Equipe
Corrija o rascunho para que cada achado esteja exato e escrito com justiça, e depois envie ao preparador.
Checklist
- Todos os achados incluídos
- A gravidade bate com a revisão
- A redação é objetiva
Campos a preencher
- Data de envio ao preparador (obrigatório)
- 5
Responder aos achados
Semana 3Preparador · Equipe
Concorde ou explique cada achado, e diga como e quando vai corrigir, neste dossiê ou no próximo.
Campos a preencher
- Resposta aos achados (obrigatório)
- Correção necessária neste dossiê
- Correções feitas até
- 6
Decidir o resultado
Semana 3Sócio de qualidade · Equipe
Leia os achados e a resposta, confirme a avaliação e defina as ações, cada uma com um responsável e uma data.
Checklist
- Resposta considerada
- Avaliação confirmada
- Cada ação tem responsável e data
Campos a preencher
- Avaliação final (obrigatório)
- Ações combinadas (obrigatório)
Aprovação: A revisão só é encerrada depois que o sócio de qualidade confirma a avaliação e as ações.
- 7
Corrigir o dossiê
Semana 4Preparador · Equipe
Faça as correções combinadas neste dossiê e registre onde elas estão.
Checklist
- Correções combinadas feitas
- Revisor avisado
Campos a preencher
- Link para os papéis de trabalho corrigidos
- 8
Registrar as lições para a equipe
Semana 4Sócio de qualidade · Equipe
Leve os achados que se repetem para as checklists ou o plano de treinamento do escritório, para que os próximos dossiês não os repitam.
Checklist
- Checklist atualizada quando preciso
- Tema de treinamento incluído quando preciso
Campos a preencher
- Lições para a equipe (obrigatório)
Termina quando
O dossiê está revisado e avaliado, o preparador respondeu, as correções combinadas foram feitas e as lições entraram nas checklists ou no treinamento.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de achados
Transforma os achados do revisor em um relatório curto e objetivo para o preparador.
O que ele faz
- Lê os achados, a avaliação e os dados do trabalho na execução
- Segue o formato de relatório das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do relatório na sua etapa
Revisão humana: O revisor corrige o relatório na etapa 4 antes de ele ir para o preparador.
Perguntas que este modelo responde
Revise todo trimestre uma amostra de dossiês concluídos, com um revisor que não trabalhou neles. A etapa 1 escolhe o dossiê e designa um revisor independente, e a etapa 2 revisa o dossiê com a checklist do escritório para aquele tipo de trabalho.
Confira os mesmos pontos em todo dossiê: carta de contratação, aceitação do cliente, papéis de trabalho e aprovações. A etapa 2 traz essa checklist e registra cada achado com a gravidade e a correção pedida.
Peça uma resposta por escrito a cada achado e combine ações com data. Na etapa 5 o preparador responde, a etapa 6 é um controle de aprovação em que o sócio de qualidade define as ações, e a etapa 7 registra as correções.
Deixe a IA transformar as anotações do revisor em um relatório claro, e peça ao revisor que confira antes do envio. Na etapa 3 o redator de achados escreve o relatório, e na etapa 4 o revisor corrige e envia ao preparador.
Mantenha juntos, em cada revisão, a checklist, os achados, a resposta e a decisão. Cada execução registra quem revisou o dossiê, a avaliação e as ações combinadas, e a etapa 6 registra a aprovação do sócio de qualidade com nome e horário.
Procure achados que se repetem em vários dossiês e ajuste a checklist ou o plano de treinamento. A etapa 8 registra as lições e se a checklist ou o treinamento foi atualizado.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.