Empresa de contabilidade · Demonstrações contábeis
Demonstrações contábeis anuais
Prepare as demonstrações anuais de cada cliente do mesmo jeito, da solicitação de fechamento à entrega, sem correr atrás de documentos ou assinaturas por e-mail. O cliente compartilha os documentos e aprova as demonstrações por um único link público, e nada chega ao cliente antes de o sócio aprovar.
- Duração: 6 a 8 semanas
- Frequência: Uma vez por ano para cada cliente
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os documentos de fechamento chegam durante meses, e o trabalho para e recomeça.
As demonstrações chegam ao cliente antes de o sócio olhar.
O diretor recebe as demonstrações sem nenhuma explicação.
As demonstrações assinadas voltam pelo correio, ou não voltam.
Com o modelo
O cliente marca cada documento em um único link, e as lacunas aparecem antes de o trabalho começar.
As demonstrações aguardam no controle de aprovação do sócio.
Um agente de IA escreve um resumo em linguagem simples, e o gerente de clientes corrige.
O diretor aprova pelo link público e compartilha ali as demonstrações assinadas.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O exercício do cliente termina. O gerente de clientes inicia uma execução com o nome do cliente, a data de encerramento e o prazo de entrega.
- 1
Enviar a solicitação de fechamento
Semana 1Gerente de clientes · Equipe
Envie ao cliente a checklist de fechamento para o tipo de negócio dele com o link público da execução, e combine quando os documentos estarão prontos.
Checklist
- A checklist corresponde ao tipo de negócio
- Link público enviado ao diretor
- Demonstrações do ano anterior no dossiê
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Data de encerramento (obrigatório)
- Prazo de entrega (obrigatório)
- 2
Compartilhar os documentos de fechamento
Semanas 1 a 3Diretor do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente marca cada documento quando fica pronto, compartilha um link para a pasta e responde às perguntas do exercício sobre a empresa.
Checklist
- Extratos bancários e de empréstimos no encerramento
- Inventário de estoque no encerramento
- Contas a receber e a pagar em aberto
- Bens comprados ou vendidos no ano
Campos a preencher
- Link para os documentos de fechamento (obrigatório)
- Mudanças na empresa neste ano (obrigatório)
- 3
Preparar a minuta das demonstrações
Semanas 3 a 5Analista contábil · Equipe
Lance os ajustes de encerramento, concilie cada conta do balanço e prepare a minuta das demonstrações com os detalhamentos. Se faltarem documentos, marque a execução como bloqueada e anote quais.
Checklist
- Contas do balanço conciliadas
- Provisões, despesas antecipadas e depreciação lançadas
- Estoques e obras em andamento avaliados
- Comparativos batem com o ano anterior
Campos a preencher
- Link para a minuta das demonstrações (obrigatório)
- Link para os papéis de trabalho (obrigatório)
- Resultado antes dos impostos (obrigatório)
- Estimativas e ajustes principais (obrigatório)
- 4
Escrever o resumo para o cliente
Semana 5Redator de resumos · Agente de IA
O redator de resumos escreve um resumo do exercício em linguagem simples: o resultado, as principais mudanças em relação ao ano anterior e os pontos para conversar.
Campos a preencher
- Rascunho do resumo (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de clientes corrige o resumo na etapa 5, antes de o sócio aprovar as demonstrações na etapa 6.
- 5
Revisar as demonstrações
Oculto no link públicoSemana 5Gerente de clientes · Equipe
Revise as demonstrações, os papéis de trabalho e as estimativas, resolva os pontos de revisão com o analista e corrija o resumo.
Checklist
- Pontos de revisão resolvidos com o analista
- Estimativas sustentadas nos papéis de trabalho
- Resumo corrigido
Campos a preencher
- Pontos de revisão
- 6
Aprovar as demonstrações para o cliente
Oculto no link públicoSemana 6Sócio · Equipe
Leia as demonstrações e os pontos de revisão, e aprove as demonstrações antes de elas irem para o cliente.
Checklist
- Demonstrações batem com os papéis de trabalho
- Notas explicativas completas
- Continuidade operacional avaliada
Campos a preencher
- Notas do sócio
Aprovação: As demonstrações não vão para o cliente até o sócio aprovar.
- 7
Apresentar as demonstrações ao cliente
Semana 6Gerente de clientes · Equipe
Envie as demonstrações aprovadas e o resumo, repasse tudo com o diretor em uma reunião e anote as perguntas dele.
Checklist
- Demonstrações e resumo enviados
- Reunião feita
Campos a preencher
- Data da reunião (obrigatório)
- Perguntas do cliente
- 8
Aprovar e assinar as demonstrações
Semanas 6 a 7Diretor do cliente · Link público
Pelo link público, o diretor confirma que aprova as demonstrações que o gerente de clientes mandou na etapa 7, registra a data de aprovação e compartilha um link para as demonstrações assinadas e a carta de representação.
Campos a preencher
- Data de aprovação (obrigatório)
- Assinado por (obrigatório)
- Link para as demonstrações assinadas (obrigatório)
- 9
Entregar as demonstrações e encerrar o exercício
Semana 7Analista contábil · Equipe
Confira as assinaturas, entregue as demonstrações onde o cliente for obrigado, transfira os saldos para o novo exercício e arquive os papéis de trabalho.
Checklist
- Demonstrações assinadas conferidas
- Demonstrações entregues onde exigido
- Saldos transferidos
- Papéis de trabalho arquivados
Campos a preencher
- Data da entrega
- Protocolo da entrega
Termina quando
O diretor aprovou e assinou as demonstrações, elas foram entregues onde é exigido, e os saldos foram transferidos para o novo exercício.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de resumos
Escreve um resumo em linguagem simples das demonstrações anuais para o cliente.
O que ele faz
- Lê o resultado, as estimativas e as mudanças preenchidos na execução
- Segue o formato das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do resumo na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que a revisão possa começar
Revisão humana: O gerente de clientes corrige o resumo na etapa 5, antes de o sócio aprovar as demonstrações na etapa 6.
Perguntas que este modelo responde
Envie uma checklist de fechamento adequada ao negócio, e deixe o cliente marcar e compartilhar cada documento em um só lugar. A etapa 1 envia a checklist com o link público, e na etapa 2 o cliente a preenche e responde às perguntas do exercício.
Separe a revisão detalhada do gerente da aprovação do sócio. Na etapa 5 o gerente de clientes resolve os pontos de revisão com o analista, e a etapa 6 é um controle de aprovação em que o sócio aprova as demonstrações antes de o cliente ver.
Registre cada aprovação nas próprias demonstrações, com nome e data. A etapa 6 registra a aprovação do sócio, e na etapa 8 o diretor registra a data de aprovação, o nome dele e o link para as demonstrações assinadas.
Deixe a IA escrever um resumo em linguagem simples a partir dos números e das estimativas, e peça a uma pessoa que revise. Na etapa 4 o redator de resumos escreve o texto, e na etapa 5 o gerente de clientes corrige antes de ele seguir com as demonstrações.
Faça o fechamento de cada cliente em uma execução própria, com a data de encerramento e o prazo de entrega registrados desde o primeiro dia. A etapa 1 registra as duas datas, e as execuções mostram quais clientes aguardam documentos, revisão ou a assinatura do diretor.
Faça das demonstrações assinadas uma parte obrigatória da etapa de aprovação do cliente. Na etapa 8 o diretor não consegue concluir a etapa sem o link para as demonstrações assinadas, e na etapa 9 o analista confere as assinaturas antes da entrega.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.