Empresa de contabilidade · Fiscal
Resposta a notificações do fisco
Responda a cada notificação do fisco antes do prazo, com os fatos conferidos e o cliente a par. O cliente compartilha a notificação e aprova a resposta por um único link público, e nada vai para o fisco antes de o gerente fiscal aprovar.
- Duração: 1 a 3 semanas, mais o prazo de resposta do fisco
- Frequência: Para cada notificação que um cliente recebe
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As notificações ficam na caixa de entrada até alguém perceber o prazo.
O cliente manda uma página da notificação e esquece o resto.
As respostas vão para o fisco sem uma segunda leitura.
O cliente só fica sabendo da resposta depois que ela foi enviada.
Com o modelo
Cada notificação é uma execução, com o prazo registrado no primeiro dia.
O cliente compartilha todas as páginas e as notificações anteriores por um único link público.
Cada resposta aguarda no controle de aprovação do gerente fiscal.
O cliente aprova a resposta pelo link público antes de ela sair.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um cliente avisa sobre uma notificação do fisco. O assistente administrativo inicia uma execução com o cliente, o tipo de notificação e o prazo de resposta.
- 1
Registrar a notificação e compartilhar o link do cliente
Dia 1Assistente administrativo · Equipe
Registre a notificação e o prazo, e envie ao cliente o link público da execução para ele compartilhar a notificação completa e o histórico.
Checklist
- Prazo tirado da notificação
- Link público enviado ao contato do cliente
- Preparador fiscal designado
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Tipo de notificação (obrigatório)
- Prazo de resposta (obrigatório)
- Valor em questão
- 2
Compartilhar a notificação e o histórico
Dias 1 a 3Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente compartilha um link para todas as páginas da notificação e para as notificações anteriores, e conta o que sabe sobre o assunto.
Checklist
- Todas as páginas da notificação compartilhadas
- Notificações anteriores compartilhadas
- Pagamentos já feitos informados
Campos a preencher
- Link para a notificação (obrigatório)
- O que o cliente sabe sobre o assunto (obrigatório)
- 3
Analisar a notificação e propor a abordagem
Oculto no link públicoDias 3 a 5Preparador fiscal · Equipe
Compare a notificação com a declaração e os papéis de trabalho, entenda o que o fisco pede e proponha concordar, explicar, contestar ou pedir mais prazo.
Checklist
- Notificação comparada com a declaração transmitida
- Números recalculados
- Prazo ainda viável
Campos a preencher
- Abordagem proposta (obrigatório)
- Fatos e números (obrigatório)
- Link para os comprovantes
- 4
Escrever a resposta e a explicação para o cliente
Dia 5Redator de respostas · Agente de IA
O redator de respostas escreve a resposta ao fisco e uma explicação curta para o cliente a partir da abordagem, dos fatos e dos números da etapa 3.
Campos a preencher
- Rascunho da resposta ao fisco (obrigatório)
- Rascunho da explicação para o cliente (obrigatório)
Revisão humana: O gerente fiscal corrige os dois rascunhos e aprova a resposta na etapa 5.
- 5
Revisar e aprovar a resposta
Oculto no link públicoDia 6Gerente fiscal · Equipe
Confronte a abordagem com a declaração e os papéis de trabalho, corrija os dois rascunhos e aprove a resposta.
Checklist
- Abordagem sustentada pela declaração e pelos papéis de trabalho
- Números conferidos
- Os dois rascunhos corrigidos
Campos a preencher
- Notas da revisão
Aprovação: Nada vai para o fisco ou para o cliente até o gerente fiscal aprovar a abordagem e a resposta.
- 6
Aprovar a resposta
Dias 6 a 8Contato do cliente · Link público
O preparador fiscal manda por e-mail ao cliente a resposta aprovada e a explicação. Pelo link público, o cliente confirma os fatos, registra a decisão e anota as correções.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Correções nos fatos
- 7
Enviar a resposta e definir o acompanhamento
Dia 8Preparador fiscal · Equipe
Quando a etapa 6 mostrar a aprovação do cliente, envie a resposta pelo canal do fisco, registre a data e o protocolo, e anote quando espera um retorno.
Checklist
- Aprovação do cliente na etapa 6 conferida
- Resposta enviada antes do prazo
- Cópia no dossiê do cliente
Campos a preencher
- Data do envio (obrigatório)
- Protocolo (obrigatório)
- Data de acompanhamento (obrigatório)
- 8
Registrar o resultado e encerrar o caso
Quando o fisco responderGerente fiscal · Equipe
Registre a decisão do fisco, combine com o cliente o pagamento ou a correção e anote o que deve mudar na declaração do ano seguinte. Enquanto espera o retorno, marque a execução como bloqueada com o motivo.
Checklist
- Cliente informado do resultado
- Pagamento ou correção combinados
Campos a preencher
- Resultado (obrigatório)
- Valor a pagar após o resultado
- Lição para a declaração do ano seguinte
Termina quando
A resposta foi enviada antes do prazo, a decisão do fisco está registrada e qualquer pagamento ou correção foi feito.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de respostas
Escreve a resposta ao fisco e uma explicação simples para o cliente.
O que ele faz
- Lê o tipo de notificação, a abordagem, os fatos e os números na execução
- Segue os formatos de carta das instruções da sua etapa
- Escreve os dois rascunhos na sua etapa
Revisão humana: O gerente fiscal corrige os dois rascunhos e aprova a resposta na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Dê a cada notificação uma execução própria, com o prazo da notificação registrado desde o primeiro dia. A etapa 1 registra o tipo de notificação e o prazo de resposta, e a etapa 8 mantém a execução aberta, marcada como bloqueada, até o fisco responder.
Peça todas as páginas e o histórico em um só lugar, no dia em que souber da notificação. Na etapa 2 o cliente compartilha pelo link público um link para a notificação completa e as anteriores, e conta o que sabe.
Coloque a revisão do gerente fiscal entre o rascunho e o fisco. A etapa 5 é um controle de aprovação: nada vai para o fisco ou para o cliente até o gerente fiscal aprovar a abordagem e a resposta.
Deixe a IA escrever o primeiro rascunho com os fatos que a sua equipe registrou, e mantenha a posição com o gerente fiscal. Na etapa 4 o redator de respostas escreve a resposta e a explicação para o cliente, e na etapa 5 o gerente fiscal corrige e aprova as duas.
Mande ao cliente a resposta aprovada e peça uma decisão registrada antes de enviar qualquer coisa. Na etapa 6 o cliente confirma os fatos e registra a decisão pelo link público, e na etapa 7 o preparador fiscal confere antes do envio.
Registre o que causou cada notificação e o que precisa mudar. A etapa 8 registra a decisão do fisco e a lição para a declaração do ano seguinte, para o preparador ver na próxima temporada.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.