Agência de automação · Suporte
Resposta a falhas de automação
Trate uma automação de cliente que falhou ou se comporta mal com o mesmo cuidado todas as vezes. O cliente recebe os fatos no mesmo dia, os registros afetados só são reprocessados com um plano aprovado, e o cliente confirma os dados por um link público antes de a execução ser encerrada.
- Duração: 1 a 5 dias
- Frequência: Para cada automação de cliente que falha
- Etapas: 11 etapas
- Agentes de IA: 2 agentes de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O engenheiro corrige o erro em silêncio e o cliente encontra os dados errados uma semana depois.
Os registros com falha são rodados de novo à mão, e alguns acabam duplicados no sistema do cliente.
Ninguém sabe exatamente quais registros foram afetados.
A mesma falha volta depois da próxima mudança em um aplicativo conectado.
Com o modelo
O cliente recebe uma atualização revisada no mesmo dia e confirma os dados no fim.
O reprocessamento segue um plano aprovado com verificação de duplicatas.
O engenheiro lista os registros afetados, e o cliente confere esses registros nos próprios sistemas.
Cada falha termina com ações de prevenção com responsável e um manual de operação atualizado.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Dispara um alerta de falha em uma automação de cliente, ou o cliente avisa sobre dados errados ou faltando. O engenheiro de automação inicia uma execução com o cliente, a automação e o que falhou.
- 1
Registrar a falha e pausar a automação se preciso
Hora 1Engenheiro de automação · Equipe
Anote o que falhou e desde quando. Se a automação estiver gravando dados errados, pause-a para que nenhum outro registro seja afetado.
Checklist
- Falha confirmada no histórico de execuções
- Automação pausada se grava dados errados
- Gerente de entrega avisado
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Automação (obrigatório)
- O que falhou (obrigatório)
- Gravidade (obrigatório)
- 2
Encontrar os registros afetados e a causa
Horas 1 a 4Engenheiro de automação · Equipe
Use o histórico de execuções e os logs para listar cada registro que falhou, foi pulado ou foi gravado errado, e anote a causa ou o que você já descartou.
Checklist
- Janela de tempo da falha definida
- Registros afetados listados
- Causa encontrada ou delimitada
Campos a preencher
- Número de registros afetados (obrigatório)
- Link para a lista de registros afetados (obrigatório)
- Causa (obrigatório)
- Tipo de causa (obrigatório)
- 3
Escrever a atualização ao cliente
Hora 4Redator de atualizações · Agente de IA
O redator de atualizações transforma as notas da falha em uma mensagem clara: o que aconteceu, quais registros foram afetados, o que já foi feito e o que vem a seguir.
Campos a preencher
- Rascunho da atualização (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de entrega corrige a atualização e a envia na etapa 4.
- 4
Enviar a atualização ao cliente
Hora 4Gerente de entrega · Equipe
Corrija a atualização para que ela tenha só fatos e envie ao cliente por e-mail, com a lista de registros afetados e o link público da execução.
Checklist
- Os fatos batem com as notas do engenheiro
- Nenhuma suposição sobre a causa
- Link público enviado ao contato do cliente
Campos a preencher
- Atualização enviada (obrigatório)
- 5
Confirmar o impacto do seu lado
Dia 1Contato do cliente · Link público
Depois de comparar a lista recebida por e-mail com os próprios sistemas, o cliente anota pelo link público quais registros ele vê como errados ou faltando e se alguém já agiu com base em dados errados.
Checklist
- Registros afetados conferidos nos seus próprios sistemas
- Soluções provisórias anotadas
Campos a preencher
- Registros que você vê errados ou faltando (obrigatório)
- Alguém agiu com base em dados errados? (obrigatório)
- Soluções provisórias em uso
- 6
Corrigir a causa e planejar o reprocessamento
Dias 1 a 2Engenheiro de automação · Equipe
Corrija a causa no ambiente de teste, teste a correção com os registros que falharam e descreva como os registros afetados serão reprocessados sem criar duplicatas.
Checklist
- Correção testada com os registros que falharam
- Verificação de duplicatas no plano
- Credenciais ou conexões vencidas renovadas
Campos a preencher
- Notas da correção (obrigatório)
- Plano de reprocessamento (obrigatório)
- 7
Aprovar a correção e o plano de reprocessamento
Dia 2Arquiteto de soluções · Equipe
Confira se a correção elimina a causa e se o plano de reprocessamento não pode criar duplicatas nem sobrescrever dados corretos.
Checklist
- A correção elimina a causa, não só o sintoma
- O reprocessamento não pode criar duplicatas
- A versão anterior pode ser restaurada
Aprovação: O reinício e o reprocessamento ficam travados até o arquiteto de soluções aprovar a correção e o plano.
- 8
Reiniciar a automação e reprocessar os registros
Dia 2Engenheiro de automação · Equipe
Publique a correção, reinicie a automação, reprocesse os registros afetados e confira cada um com a lista.
Checklist
- Correção publicada
- Automação reiniciada
- Cada registro afetado reprocessado ou corrigido
Campos a preencher
- Registros reprocessados (obrigatório)
- Registros corrigidos à mão
- 9
Confirmar que os seus dados estão corretos
Dias 2 a 3Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente confere os registros reprocessados nos próprios sistemas e confirma que os dados estão corretos, ou anota o que ainda está errado.
Campos a preencher
- Os dados estão corretos (obrigatório)
- O que ainda está errado
- 10
Escrever a análise do incidente
Dia 3Redator de análise de incidentes · Agente de IA
O redator de análise resume a execução: linha do tempo, causa, impacto, correção e ações de prevenção propostas.
Campos a preencher
- Rascunho da análise do incidente (obrigatório)
Revisão humana: O arquiteto de soluções corrige a análise e define as ações de prevenção na etapa 11.
- 11
Definir as ações de prevenção
Oculto no link públicoDias 3 a 5Arquiteto de soluções · Equipe
Corrija a análise, decida quais ações de prevenção serão feitas e quem cuida de cada uma, e inclua o novo caso de falha no manual de operação.
Checklist
- Análise corrigida
- Cada ação de prevenção tem responsável
- O manual cobre o novo caso de falha
Campos a preencher
- Ações de prevenção e responsáveis (obrigatório)
- Link para o manual atualizado (obrigatório)
Termina quando
A automação volta a rodar corretamente, cada registro afetado está corrigido, o cliente confirmou os dados e as ações de prevenção têm responsável.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de atualizações
Transforma as notas do engenheiro sobre a falha em uma atualização clara para o cliente.
O que ele faz
- Lê a falha, a causa e os registros afetados preenchidos na execução
- Escreve o que aconteceu, o que foi afetado e o que vem a seguir
- Registra o rascunho da atualização na sua etapa e a conclui
Revisão humana: O gerente de entrega corrige a atualização e a envia na etapa 4.
Redator de análise de incidentes
Resume toda a execução em uma análise curta do incidente.
O que ele faz
- Lê os valores e os checklists de cada etapa anterior
- Escreve a linha do tempo, a causa, o impacto e a correção
- Propõe ações de prevenção para uma pessoa decidir
- Registra o rascunho da análise na sua etapa
Revisão humana: O arquiteto de soluções corrige a análise e define as ações de prevenção na etapa 11.
Perguntas que este modelo responde
Pause a automação se ela estiver gravando dados errados, encontre cada registro afetado, conte ao cliente o que você sabe e só depois corrija e reprocesse. As etapas 1 e 2 pausam a automação e listam os registros afetados, e a etapa 4 envia ao cliente uma atualização revisada antes de qualquer correção ir para produção.
Escreva um plano de reprocessamento com verificação de duplicatas e peça a uma segunda pessoa que aprove antes de rodar qualquer coisa de novo. A etapa 6 pede esse plano junto com a correção, e a etapa 7 é um controle de aprovação que mantém o reinício travado até o arquiteto de soluções aprovar os dois.
Envie fatos no mesmo dia: o que aconteceu, quais registros foram afetados, o que você já fez e quando ele terá notícias suas de novo. A etapa 3 escreve essa atualização a partir das notas do engenheiro, e na etapa 4 o gerente de entrega tira qualquer suposição e a envia ao cliente por e-mail com o link público.
Defina a janela de tempo da falha, liste cada registro que falhou, foi pulado ou foi gravado errado, e deixe o cliente conferir o lado dele. A etapa 2 lista os registros afetados, a etapa 4 envia essa lista ao cliente por e-mail, e na etapa 5 o cliente confirma pelo link público o que ele vê como errado ou faltando.
Analise a causa de cada falha e dê um responsável a cada ação de prevenção. A etapa 10 escreve a análise do incidente, e na etapa 11 o arquiteto de soluções define as ações de prevenção e inclui o novo caso de falha no manual de operação.
Deixe a IA escrever a atualização ao cliente e a análise do incidente a partir das notas do engenheiro, e mantenha uma pessoa entre a IA e o cliente. A etapa 3 escreve a atualização que o gerente de entrega corrige na etapa 4, e a etapa 10 escreve a análise que o arquiteto de soluções corrige na etapa 11.
Modelos relacionados
Feito para
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.