Empresa de contabilidade · Pessoas
Integração de temporários para a temporada fiscal
Deixe os preparadores temporários produtivos antes da temporada fiscal, sem arriscar os dados dos clientes nem a qualidade das declarações. O novo contratado conclui as etapas prévias por um link público, só acessa os próprios clientes e só trabalha sozinho depois que um gerente fiscal o libera.
- Duração: 2 a 3 semanas
- Frequência: Para cada contratado temporário ou de temporada
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os temporários chegam no primeiro dia sem acesso, sem termo assinado e sem plano.
Os temporários recebem acesso a todos os clientes do escritório.
Os preparadores novos trabalham sozinhos desde a primeira semana.
Cada supervisor treina os novos do seu jeito.
Com o modelo
O novo contratado conclui as etapas prévias por um link público antes do primeiro dia.
O acesso é configurado só para os clientes que o novo contratado vai atender.
O novo contratado só trabalha sozinho depois que o gerente fiscal o libera.
Um agente de IA escreve o plano de treinamento conforme o roteiro do escritório, e o gerente fiscal ajusta.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um preparador temporário aceita uma proposta para a temporada fiscal. O gerente administrativo inicia uma execução com o nome, a função e a data de início.
- 1
Preparar a chegada e compartilhar o link do novo contratado
2 semanas antes do inícioGerente administrativo · Equipe
Registre a função e a data de início, indique o gerente fiscal que vai supervisionar e envie ao novo contratado o link público da execução com o que ele precisa concluir antes do primeiro dia.
Checklist
- Link público enviado ao novo contratado
- Estação de trabalho ou home office preparado
Campos a preencher
- Nome do novo contratado (obrigatório)
- Data de início (obrigatório)
- Função (obrigatório)
- Gerente fiscal supervisor (obrigatório)
- 2
Concluir os dados prévios
Antes do primeiro diaPreparador temporário · Link público
Pelo link público, o novo contratado confirma os dados, lê as políticas de confidencialidade e de proteção de dados, compartilha um link para o termo de confidencialidade assinado e informa os sistemas fiscais que já usou.
Checklist
- Política de confidencialidade lida
- Política de proteção de dados lida
- Dados de contato confirmados
Campos a preencher
- Link para o termo de confidencialidade assinado (obrigatório)
- Sistemas fiscais já usados
- Experiência com tipos de declaração
- 3
Configurar os acessos
Dia 1Administrador de TI · Equipe
Crie as contas do sistema fiscal, do sistema de gestão e do armazenamento de documentos, com acesso só aos clientes que o novo contratado vai atender.
Checklist
- Conta do sistema fiscal criada
- Acesso ao sistema de gestão configurado
- Acesso limitado aos clientes atribuídos
- Verificação em duas etapas ativada
Campos a preencher
- Acessos configurados em (obrigatório)
- 4
Escrever o plano de treinamento
Dia 1Planejador de treinamento · Agente de IA
O planejador de treinamento escreve um plano para as duas primeiras semanas a partir da função, dos sistemas e da experiência informados pelo novo contratado, seguindo o roteiro de treinamento do escritório das suas instruções.
Campos a preencher
- Rascunho do plano de treinamento (obrigatório)
Revisão humana: O gerente fiscal corrige o plano na etapa 5.
- 5
Definir o plano de treinamento
Dia 1Gerente fiscal · Equipe
Corrija o rascunho, escolha as primeiras declarações que o novo contratado vai preparar sob supervisão e repasse com ele a checklist de revisão do escritório.
Checklist
- Plano adequado à função e à experiência
- Checklist de autorrevisão incluída
- Primeiras declarações supervisionadas escolhidas
Campos a preencher
- Primeiras declarações supervisionadas (obrigatório)
- 6
Fazer o treinamento e preparar declarações supervisionadas
Dias 2 a 8Preparador temporário · Equipe
Siga o plano de treinamento e prepare as primeiras declarações sob supervisão, usando a checklist de autorrevisão em cada uma.
Checklist
- Treinamento no sistema feito
- Checklist de autorrevisão usada em cada declaração
- Primeiras declarações supervisionadas preparadas
Campos a preencher
- Declarações preparadas (obrigatório)
- 7
Revisar as declarações supervisionadas e liberar o trabalho sozinho
Oculto no link públicoSemana 2Gerente fiscal · Equipe
Revise as declarações supervisionadas, converse sobre os pontos de revisão com o novo contratado e decida quais declarações ele pode preparar sozinho.
Checklist
- Pontos de revisão conversados
- Checklist de autorrevisão usada sempre
Campos a preencher
- Liberado para (obrigatório)
- Pontos a melhorar
Aprovação: A etapa 8 fica travada até o gerente fiscal liberar o novo contratado para as próprias declarações.
- 8
Atribuir o trabalho da temporada
Semana 2Gerente administrativo · Equipe
Atribua declarações compatíveis com aquilo para o que o novo contratado foi liberado, e agende uma conversa no meio da temporada.
Checklist
- Declarações atribuídas
- Conversa no meio da temporada agendada
Campos a preencher
- Data da conversa no meio da temporada (obrigatório)
Termina quando
O novo contratado assinou o termo de confidencialidade, tem acesso aos clientes que vai atender, preparou declarações supervisionadas e está liberado para a própria carteira.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Planejador de treinamento
Escreve um plano de treinamento para as duas primeiras semanas de um preparador temporário.
O que ele faz
- Lê a função, os sistemas e a experiência informados pelo novo contratado
- Segue o roteiro de treinamento do escritório das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do plano na sua etapa
Revisão humana: O gerente fiscal corrige o plano na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Comece antes do primeiro dia e termine com trabalho supervisionado, e não com uma lista de leitura. As etapas 1 e 2 reúnem os dados prévios por um link público, a etapa 3 configura os acessos e as etapas 5 a 7 treinam e supervisionam as primeiras declarações.
Configure o acesso por cliente desde o início, em vez de abrir o escritório inteiro. A etapa 3 cria as contas com acesso só aos clientes atribuídos e com a verificação em duas etapas ativada.
Faça disso parte das etapas prévias, e não um formulário do primeiro dia. Na etapa 2 o novo contratado lê as políticas e compartilha pelo link público um link para o termo assinado.
Peça que ele prepare uma primeira série de declarações sob supervisão, e revise cada uma. As etapas 5 e 6 escolhem e preparam as declarações supervisionadas, e a etapa 7 é um controle de aprovação em que o gerente fiscal libera o novo contratado.
Deixe a IA escrever um plano de treinamento a partir da função e da experiência do novo contratado, e peça a um gerente fiscal que ajuste. Na etapa 4 o planejador de treinamento escreve o plano, e na etapa 5 o gerente fiscal corrige e escolhe as primeiras declarações.
Decida depois de revisar o trabalho supervisionado, e registre para o que ele está liberado. A etapa 7 registra para o que o novo contratado está liberado, e a etapa 8 atribui declarações compatíveis.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.