Empresa de contabilidade · Atendimento ao cliente
Integração de clientes contábeis
Leve um cliente novo da carta de contratação assinada ao primeiro período de trabalho com todos os documentos, acessos e prazos em ordem. O cliente compartilha o que você precisa por um único link público, e o trabalho só começa depois que o contador sênior aprova a configuração.
- Duração: 2 a 3 semanas
- Frequência: Para cada cliente novo
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os documentos do contador anterior chegam tarde, depois de vários pedidos.
Os acessos ao sistema contábil e aos bancos são resolvidos e-mail por e-mail.
O trabalho começa com saldos iniciais que ninguém conferiu.
O cliente só descobre a rotina mensal com o primeiro lembrete.
Com o modelo
O pedido de transferência e as obrigações em aberto ficam na execução já na primeira semana.
O cliente libera os acessos e compartilha os links por um único link público.
O primeiro período fica travado até o contador sênior aprovar a configuração.
O cliente confirma a rotina e o dia em que compartilha os documentos todo mês.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
A carta de contratação é assinada. O gerente de clientes inicia uma execução com o nome do cliente e o primeiro prazo.
- 1
Dar as boas-vindas ao cliente e compartilhar o link de integração
Dia 1Gerente de clientes · Equipe
Envie a mensagem de boas-vindas com o link público da execução, para o cliente ver o que você precisa dele e até quando.
Checklist
- Mensagem de boas-vindas enviada
- Link público enviado ao contato do cliente
- Conversa de integração agendada
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- E-mail do contato do cliente (obrigatório)
- Primeiro prazo (obrigatório)
- 2
Compartilhar documentos e liberar acessos
Dias 1 a 7Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente compartilha um link para as demonstrações e declarações do ano anterior, libera acesso ao sistema contábil e aos extratos bancários, e lista as contas bancárias, os empréstimos e a folha de pagamento.
Checklist
- Acesso ao sistema contábil liberado
- Integração bancária ativada
- Contador anterior avisado para transferir os documentos
Campos a preencher
- Link para as demonstrações e declarações do ano anterior (obrigatório)
- Contas bancárias e empréstimos (obrigatório)
- Fornecedor da folha e número de funcionários
- 3
Pedir a transferência ao contador anterior
Semana 1Gerente de clientes · Equipe
Peça ao contador anterior os números de encerramento, as obrigações em aberto e tudo o que você precisa saber antes de agir, e registre o que voltar.
Checklist
- Pedido de transferência enviado
- Balancete de encerramento recebido
- Obrigações em aberto listadas
Campos a preencher
- E-mail do contador anterior
- Obrigações e prazos em aberto (obrigatório)
- 4
Conferir se tudo chegou
Semana 2Verificador de integração · Agente de IA
O verificador de integração compara a checklist marcada e as respostas do cliente com a lista de integração das suas instruções, e lista o que falta e os prazos conhecidos até agora, o mais próximo primeiro.
Campos a preencher
- O que falta (obrigatório)
- Prazos conhecidos
Revisão humana: O analista confirma a lista na etapa 5, e o contador sênior aprova a configuração na etapa 6.
- 5
Configurar o dossiê e os saldos iniciais
Semana 2Analista contábil · Equipe
Confirme a lista do que falta, configure o plano de contas e lance os saldos iniciais a partir das demonstrações do ano anterior. Se ainda faltar algo, marque a execução como bloqueada e anote o quê.
Checklist
- Lista do que falta confirmada
- Plano de contas configurado
- Saldos iniciais batem com as demonstrações do ano anterior
- Integração bancária testada
Campos a preencher
- Link para o dossiê do cliente (obrigatório)
- 6
Aprovar a configuração
Oculto no link públicoSemana 2Contador sênior · Equipe
Confira os saldos iniciais, os prazos e os serviços configurados com a carta de contratação, e aprove o cliente para o trabalho regular.
Checklist
- Saldos iniciais batem
- Cada prazo na agenda do escritório
- Serviços de acordo com a carta de contratação
Campos a preencher
- Notas da revisão
Aprovação: O primeiro período de trabalho só começa depois que o contador sênior aprova a configuração.
- 7
Fazer a conversa de integração e combinar a rotina
Semana 3Gerente de clientes · Equipe
Mostre ao cliente como funciona o trabalho regular: o que ele compartilha todo mês, até que dia e com quem falar.
Checklist
- Rotina mensal explicada
- Contatos dos dois lados confirmados
Campos a preencher
- Dia do mês em que o cliente compartilha os documentos (obrigatório)
- Notas da conversa
- 8
Confirmar a rotina
Semana 3Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente confirma a rotina mensal e os contatos combinados na conversa, avalia a integração e anota o que ficou faltando.
Campos a preencher
- Rotina confirmada (obrigatório)
- Avaliação da integração
- O que ficou faltando
Termina quando
O escritório tem os documentos, acessos e saldos iniciais de que precisa, os prazos estão na agenda e o cliente confirmou a rotina mensal.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de integração
Compara o que o cliente compartilhou com a lista de integração e lista o que falta e quais prazos vêm primeiro.
O que ele faz
- Lê a lista de integração nas instruções da sua etapa
- Lê a checklist marcada e as respostas preenchidas na execução
- Registra na sua etapa o que falta e os prazos
Revisão humana: O analista confirma a lista na etapa 5, e o contador sênior aprova a configuração na etapa 6.
Perguntas que este modelo responde
Peça por escrito os números de encerramento e as obrigações em aberto antes de agir, e registre o que voltar. A etapa 3 envia o pedido de transferência e registra as obrigações e prazos em aberto, e a etapa 5 lança os saldos iniciais a partir das demonstrações do ano anterior.
Peça tudo uma única vez, em uma única lista, e não em uma sequência de e-mails. Na etapa 2 o cliente compartilha links, libera acessos e lista contas bancárias, empréstimos e folha pelo link público, e a etapa 4 lista o que ainda falta.
Bata os saldos iniciais com as demonstrações assinadas do ano anterior e peça a uma segunda pessoa que aprove. A etapa 5 lança e confere os saldos, e a etapa 6 é um controle de aprovação em que o contador sênior aprova a configuração.
Registre o primeiro prazo no início e reúna todas as obrigações em aberto durante a transferência. A etapa 1 registra o primeiro prazo, a etapa 3 lista as obrigações em aberto e a etapa 6 confere se cada prazo está na agenda do escritório.
Deixe a IA conferir o que chegou e o que falta, e mantenha as decisões de configuração com a sua equipe. Na etapa 4 o verificador de integração lista o que falta e os prazos, e o analista e o contador sênior conferem nas etapas 5 e 6.
Combine a rotina em uma conversa e peça ao cliente que a confirme por escrito. A etapa 7 registra o dia do mês em que o cliente compartilha os documentos, e na etapa 8 o cliente confirma a rotina pelo link público.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.