Empresa de contabilidade · Folha de pagamento
Folha de pagamento de clientes
Processe a folha de cada cliente do mesmo jeito em todo período, sem correr atrás de admissões, desligamentos e horas por e-mail. O cliente informa as alterações e aprova a folha por um único link público, e nada chega ao cliente antes de o coordenador de folha aprovar o cálculo.
- Duração: 3 a 5 dias úteis por período
- Frequência: Todo período de pagamento, para cada cliente de folha
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Admissões, desligamentos e horas chegam até o último minuto por e-mail, telefone e planilha.
Salários e datas de admissão que faltam aparecem no meio do cálculo.
A folha vai para o cliente sem uma segunda conferência.
O ok do cliente é uma resposta perdida em uma troca de e-mails.
Com o modelo
O cliente informa todas as alterações do período em um único link antes do prazo.
Um agente de IA lista antes os dados que faltam, e o analista de folha resolve com o cliente.
O relatório da folha aguarda no controle de aprovação do coordenador de folha.
O cliente aprova a folha com o nome dele pelo link público, antes de o arquivo de pagamento sair.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O prazo de alterações do período está chegando. O analista de folha inicia a execução do cliente com o período e a data de pagamento.
- 1
Abrir o período e pedir as alterações
5 dias úteis antes do pagamentoAnalista de folha · Equipe
Feche o período anterior e envie ao cliente o link público da execução com o prazo das alterações deste período.
Checklist
- Período anterior fechado
- Link público enviado ao contato do cliente
- Prazo das alterações informado
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Período de pagamento (obrigatório)
- Data de pagamento (obrigatório)
- 2
Informar as alterações da folha
Até o prazo das alteraçõesContato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente informa admissões, desligamentos, mudanças de salário, horas, horas extras, bônus e ausências do período, ou confirma que não há nenhuma.
Checklist
- Admissões com data e salário
- Desligamentos com último dia trabalhado
- Horas, horas extras e ausências lançadas
Campos a preencher
- Alterações do período (obrigatório)
- Link para os cartões de ponto
- Número de funcionários a pagar (obrigatório)
- 3
Conferir se faltam dados nas alterações
Dia do prazo das alteraçõesVerificador de alterações · Agente de IA
O verificador de alterações compara as alterações do cliente com a lista das suas instruções e lista o que falta ou chama atenção, como uma admissão sem data ou salário, ou um desligamento sem último dia trabalhado.
Campos a preencher
- Dados que faltam ou chamam atenção (obrigatório)
Revisão humana: O analista de folha resolve a lista com o cliente na etapa 4, e o coordenador de folha aprova a folha na etapa 5.
- 4
Calcular a folha
4 dias úteis antes do pagamentoAnalista de folha · Equipe
Resolva com o cliente a lista do verificador, lance as alterações e calcule a folha, depois explique cada diferença em relação ao período anterior. Se o cliente não mandou o que falta, marque a execução como bloqueada e anote o quê.
Checklist
- Dados que faltavam resolvidos com o cliente
- Alterações lançadas
- Diferenças com o período anterior explicadas
Campos a preencher
- Total bruto (obrigatório)
- Total líquido (obrigatório)
- Link para o relatório da folha (obrigatório)
- Diferenças com o período anterior (obrigatório)
- 5
Revisar e aprovar a folha
Oculto no link público3 dias úteis antes do pagamentoCoordenador de folha · Equipe
Confira o relatório da folha com as alterações do cliente e as diferenças explicadas, e aprove o cálculo.
Checklist
- Alterações batem com a lista do cliente
- Admissões e desligamentos bem calculados
- Diferenças com o período anterior explicadas
Campos a preencher
- Notas da revisão
Aprovação: O relatório da folha não vai para o cliente até o coordenador de folha aprovar.
- 6
Aprovar a folha para pagamento
2 dias úteis antes do pagamentoContato do cliente · Link público
O analista de folha manda por e-mail ao cliente o resumo da folha aprovado. Pelo link público, o cliente aprova para pagamento, ou anota o que precisa ser corrigido.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Aprovado por (obrigatório)
- O que precisa ser corrigido
- 7
Mandar o arquivo de pagamento e os holerites
1 dia útil antes do pagamentoAnalista de folha · Equipe
Quando a etapa 6 mostrar a aprovação do cliente, mande a ele o arquivo de pagamento para liberar no banco e mande os holerites aos funcionários.
Checklist
- Aprovação do cliente na etapa 6 conferida
- Arquivo de pagamento mandado ao cliente
- Holerites mandados aos funcionários
Campos a preencher
- Holerites mandados em (obrigatório)
- 8
Entregar as obrigações da folha e fechar o período
Depois do pagamentoAnalista de folha · Equipe
Entregue as obrigações da folha que o fisco exige, envie o lançamento da folha para a contabilidade e feche o período no sistema de folha.
Checklist
- Obrigações da folha entregues
- Lançamento da folha enviado à contabilidade
- Período fechado no sistema de folha
Campos a preencher
- Protocolo da entrega (obrigatório)
Termina quando
O cliente aprovou a folha, os funcionários receberam os holerites, o arquivo de pagamento está com o cliente e as obrigações da folha foram entregues.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de alterações
Confere se faltam dados nas alterações da folha do cliente antes do cálculo.
O que ele faz
- Lê as alterações e a checklist marcada do cliente na execução
- Compara com a lista de dados obrigatórios das instruções da sua etapa
- Registra na sua etapa o que falta ou chama atenção
Revisão humana: O analista de folha resolve a lista com o cliente na etapa 4, e o coordenador de folha aprova a folha na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Dê ao cliente um único lugar para informar todas as alterações do período, com um prazo claro. A etapa 1 envia o link público com o prazo, e na etapa 2 o cliente informa admissões, desligamentos, horas e bônus, ou confirma que não há nenhum.
Explique cada diferença em relação ao período anterior e peça a uma segunda pessoa que aprove o cálculo. Na etapa 4 o analista de folha registra os totais e as diferenças, e a etapa 5 é um controle de aprovação em que o coordenador de folha aprova a folha.
Peça a aprovação no mesmo link em que o cliente informou as alterações, com o nome de quem aprova. Na etapa 6 o cliente aprova a folha ou anota o que corrigir, e na etapa 7 o analista confere essa aprovação antes de mandar o arquivo de pagamento.
Deixe a IA conferir se faltam dados nas alterações e mantenha o cálculo e as aprovações com pessoas. Na etapa 3 o verificador de alterações lista o que falta ou chama atenção, e nas etapas 4 e 5 o analista e o coordenador de folha conferem.
Peça na etapa do cliente os dados que cada admissão e cada desligamento exigem, e confira antes do cálculo. A etapa 2 pede data de admissão, salário e último dia trabalhado, a etapa 3 lista o que falta e a etapa 5 confere se admissões e desligamentos foram bem calculados.
Faça cada período de cada cliente em uma execução própria, com a data de pagamento registrada desde o início. A etapa 1 registra a data de pagamento, cada etapa é planejada em dias úteis antes do pagamento e uma execução que espera o cliente é marcada como bloqueada na etapa 4.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.