Suporte ao cliente BPO · Financeiro
Faturamento mensal do cliente
Fature cada cliente de atendimento com números conferidos, e não a partir de uma planilha que só uma pessoa entende. Horas, volumes e créditos de SLA são conciliados com o contrato, o financeiro aprova a fatura e o cliente aprova a memória de cálculo pelo link público antes da emissão.
- Duração: 5 a 8 dias úteis
- Frequência: Todo mês, para cada cliente
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As horas faturáveis vêm de vários relatórios que nunca batem.
Os créditos de SLA são calculados de memória, sem olhar o contrato.
O cliente contesta a fatura depois de lançada, e o pagamento atrasa.
Cada fatura sai com uma explicação diferente, ou sem nenhuma.
Com o modelo
O analista de WFM concilia as horas com a escala antes de alguém precificar.
Os créditos são calculados conforme o contrato, a partir dos resultados de SLA registrados na execução.
O cliente recebe antes a memória de cálculo e aprova pelo link público antes da emissão da fatura.
Um agente de IA redige a nota, e o gerente financeiro aprova junto com a fatura.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O mês fecha. O analista de faturamento inicia uma execução para cada cliente com o mês faturado.
- 1
Conciliar horas faturáveis e volumes
Dia 1Analista de WFM · Equipe
Puxe as horas registradas e os contatos atendidos no mês, compare as horas com a escala e separe horas de produção, de treinamento e extras.
Checklist
- As horas registradas batem com a escala
- Horas de treinamento separadas das de produção
- Horas extras aprovadas pelo cliente listadas
Campos a preencher
- Horas de produção faturáveis (obrigatório)
- Horas de treinamento
- Contatos atendidos (obrigatório)
- Link para o relatório de horas (obrigatório)
- 2
Registrar os resultados de SLA
Dia 2Gerente de operações · Equipe
Registre o resultado do mês para cada nível de serviço do contrato, e anote as exclusões que o contrato permite, como uma queda do lado do cliente.
Checklist
- Cada nível de serviço contratado reportado
- Exclusões conferidas com o contrato
Campos a preencher
- Resultados de SLA (obrigatório)
- Níveis de serviço não cumpridos
- Link para o relatório de SLA (obrigatório)
- 3
Calcular a fatura e os créditos de SLA
Dia 3Analista de faturamento · Equipe
Aplique as tarifas do contrato, os mínimos garantidos e os créditos ou bônus de SLA às horas e volumes, e prepare o rascunho da fatura.
Checklist
- Tarifas do contrato aplicadas
- Mínimo garantido conferido
- Créditos de SLA calculados conforme o contrato
- Custos repassados incluídos
Campos a preencher
- Total da fatura antes dos créditos (obrigatório)
- Créditos de SLA (obrigatório)
- Link para o rascunho da fatura (obrigatório)
- 4
Redigir a nota da fatura
Dia 3Redator de notas de fatura · Agente de IA
O redator de notas de fatura explica as linhas da fatura, os resultados de SLA e eventuais créditos em uma nota curta que o cliente pode comparar com a memória de cálculo.
Campos a preencher
- Rascunho da nota (obrigatório)
Revisão humana: O gerente financeiro corrige a nota e aprova a fatura na etapa 5.
- 5
Aprovar a fatura
Dia 4Gerente financeiro · Equipe
Confira os valores com as horas, os resultados de SLA e o contrato, corrija a nota e aprove a fatura. Depois envie por e-mail o rascunho da fatura, a nota e a memória de cálculo ao gestor de fornecedores do cliente, com o link público.
Checklist
- Os valores batem com as horas e o contrato
- Os créditos batem com os resultados de SLA
- Nota corrigida
Aprovação: O cliente não vê nada até o gerente financeiro aprovar a fatura.
- 6
O cliente revisa a memória de cálculo
Dias 4 a 6Gestor de fornecedores do cliente · Link público
O gestor de fornecedores do cliente revisa o rascunho da fatura e a memória de cálculo que o gerente financeiro enviou e, pelo link público, aprova ou aponta as linhas contestadas, e informa o número do pedido de compra.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Linhas contestadas
- Número do pedido de compra
- 7
Emitir a fatura
Dia 7Analista de faturamento · Equipe
Resolva as linhas contestadas, emita a fatura pelo sistema contábil e registre o número e a data de vencimento.
Checklist
- Linhas contestadas resolvidas
- Fatura enviada pelo sistema contábil
Campos a preencher
- Número da fatura (obrigatório)
- Vencimento (obrigatório)
Termina quando
A fatura foi emitida com horas, volumes e créditos de SLA que o cliente já revisou, e a data de vencimento está registrada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de notas de fatura
Escreve a nota que explica ao cliente as linhas da fatura e eventuais créditos de SLA.
O que ele faz
- Lê as horas, volumes, resultados de SLA e créditos registrados nas etapas 1 a 3
- Explica cada linha e cada crédito em linguagem simples
- Escreve o rascunho da nota na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que o gerente financeiro possa revisar
Revisão humana: O gerente financeiro corrige a nota e aprova a fatura na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Pegue cada nível de serviço não cumprido nos resultados do mês e aplique o crédito que o contrato define, depois das exclusões que o contrato permite. A etapa 2 registra os resultados de SLA e as exclusões, e a etapa 3 calcula os créditos conforme o contrato.
Compare as horas registradas com a escala e separe horas de produção, de treinamento e extras antes de alguém precificar. A etapa 1 faz isso com um checklist e registra as horas e os contatos em que a fatura se baseia.
Deixe o cliente conferir horas, resultados de SLA e créditos antes da emissão, com uma nota que explique cada linha. A etapa 4 redige essa nota, a etapa 5 a envia com a memória de cálculo depois de aprovada, e na etapa 6 o cliente aprova a memória de cálculo ou aponta as linhas contestadas pelo link público.
Deixe a IA explicar a fatura em linguagem simples, e mantenha os valores e a aprovação com o financeiro. Na etapa 4 o redator de notas de fatura prepara a nota a partir dos números registrados, e na etapa 5 o gerente financeiro corrige e aprova a fatura.
Coloque uma aprovação do financeiro entre o cálculo e o cliente. A etapa 5 é um controle de aprovação: o cliente não vê nada até o gerente financeiro conferir os valores e aprovar a fatura.
Peça na mesma etapa em que o cliente aprova a memória de cálculo. Na etapa 6 o gestor de fornecedores do cliente informa o número do pedido de compra pelo link público, antes de o analista de faturamento emitir a fatura na etapa 7.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.