Agência de automação · Financeiro
Faturamento mensal do suporte de automações
Fature cada cliente de suporte do mesmo jeito todo mês, incluindo as horas acima da mensalidade e o uso de plataformas e IA que a agência paga. O cliente recebe antes um resumo claro por e-mail e o confirma por um link público antes de a fatura ser emitida, para que as dúvidas venham antes da fatura e não depois.
- Duração: 1 semana, mais o prazo de pagamento
- Frequência: Todo mês, para cada cliente de suporte
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
A agência paga o uso de plataformas e IA e esquece de repassar.
As horas extras de suporte se perdem porque ninguém as comparou com o contrato.
Os clientes questionam a fatura depois que ela chega, e o pagamento espera.
Pequenas mudanças aprovadas nunca chegam a uma fatura.
Com o modelo
Os custos de uso são puxados de cada conta e faturados todo mês.
As horas usadas são comparadas com as incluídas, e o excedente é cobrado pela taxa combinada.
O cliente recebe antes um resumo claro e o confirma pelo link público antes de a fatura ser emitida.
As horas das solicitações de mudança aprovadas fazem parte de todo faturamento mensal.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O mês termina. O responsável financeiro inicia uma execução para cada cliente de suporte com o nome do cliente, o mês de faturamento e as condições do contrato.
- 1
Iniciar o faturamento
Dia 1Responsável financeiro · Equipe
Registre as condições do contrato do cliente para o mês, para que cada etapa seguinte trabalhe com a mesma mensalidade, as mesmas horas e as mesmas taxas.
Checklist
- Condições do contrato conferidas
- Taxa das horas extras confirmada
- Contato de faturamento confirmado
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Mês de faturamento (obrigatório)
- Mensalidade (obrigatório)
- Horas incluídas (obrigatório)
- 2
Registrar as horas e o uso
Dias 1 a 2Gerente de entrega · Equipe
Registre as horas de suporte usadas, as horas das solicitações de mudança aprovadas e os custos de plataformas e IA a repassar, com um link para os relatórios.
Checklist
- As horas batem com o controle de horas
- Horas das mudanças aprovadas pelo cliente
- Uso puxado de cada conta de plataforma e de IA
Campos a preencher
- Horas de suporte usadas (obrigatório)
- Horas de solicitações de mudança aprovadas
- Custos de uso de plataformas e IA (obrigatório)
- Link para os relatórios de horas e de uso (obrigatório)
- 3
Escrever o resumo da fatura
Dia 2Redator de resumos de fatura · Agente de IA
O redator de resumos de fatura transforma as condições do contrato, as horas e o uso em um resumo claro: o que a mensalidade cobriu, as horas acima das incluídas, as mudanças aprovadas e os custos de uso.
Campos a preencher
- Rascunho do resumo da fatura (obrigatório)
Revisão humana: O responsável financeiro confere cada valor e aprova o resumo na etapa 4.
- 4
Conferir os valores e aprovar o resumo
Oculto no link públicoDia 3Responsável financeiro · Equipe
Confira o resumo e cada valor com o contrato, o controle de horas e os relatórios de uso, e depois envie ao cliente por e-mail o resumo aprovado com o link público da execução.
Checklist
- Os valores batem com o contrato
- Horas extras calculadas pela taxa combinada
- Os custos de uso batem com os relatórios das plataformas
Campos a preencher
- Total da fatura (obrigatório)
Aprovação: A revisão do cliente e a fatura ficam travadas até o responsável financeiro aprovar os valores.
- 5
Confirmar o resumo da fatura
Dias 3 a 5Contato do cliente · Link público
O cliente lê o resumo que o responsável financeiro enviou por e-mail e confirma pelo link público, ou anota o que quer ver explicado antes de a fatura ser emitida.
Campos a preencher
- Resumo confirmado (obrigatório)
- Dúvidas sobre o resumo
- Número do pedido de compra
- 6
Emitir a fatura
Dia 5Responsável financeiro · Equipe
Responda às dúvidas e depois emita a fatura no seu sistema contábil, de forma que ela bata com o resumo confirmado.
Checklist
- A fatura bate com o resumo confirmado
- Número do pedido de compra na fatura
- Fatura enviada ao contato de faturamento
Campos a preencher
- Número da fatura (obrigatório)
- Data de vencimento (obrigatório)
- Link para a fatura
- 7
Conferir se o contrato ainda serve
Oculto no link públicoDia 5Gerente de entrega · Equipe
Compare as horas e o uso do mês com o plano do cliente. Se ele ficar acima ou abaixo mês após mês, anote para a próxima revisão trimestral.
Checklist
- Horas comparadas com o plano
- Tendência de uso anotada
Campos a preencher
- O contrato ainda serve (obrigatório)
- Notas para a próxima revisão
- 8
Registrar o pagamento
VencimentoResponsável financeiro · Equipe
Registre o pagamento quando ele chegar. Se o vencimento passar, envie um lembrete e marque a execução como bloqueada, com o motivo, até o pagamento.
Checklist
- Pagamento conciliado com a fatura
- Lembrete enviado em caso de atraso
Campos a preencher
- Pagamento recebido em (obrigatório)
Termina quando
O cliente recebeu uma fatura que bate com o resumo que ele confirmou, o pagamento está registrado e qualquer diferença entre o contrato e o trabalho real está anotada para a próxima revisão.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de resumos de fatura
Transforma as horas e o uso do mês em um resumo de fatura claro para o cliente.
O que ele faz
- Lê as condições do contrato, as horas e os custos de uso preenchidos na execução
- Escreve o que a mensalidade cobriu, as horas acima das incluídas e os custos de uso
- Registra o rascunho do resumo na sua etapa e a conclui
Revisão humana: O responsável financeiro confere cada valor e aprova o resumo na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Puxe o uso de cada conta de plataforma e de IA todo mês, mostre separado dos seus honorários e combine no contrato se você aplica uma margem. A etapa 2 registra os custos de uso com um link para os relatórios de uso, e a etapa 4 confere esses custos com os relatórios antes de o cliente ver.
Compare todo mês as horas usadas com as horas incluídas no contrato e cobre o excedente pela taxa combinada. A etapa 2 registra as horas usadas ao lado das horas incluídas da etapa 1, e a etapa 4 confere se o excedente foi calculado pela taxa combinada.
Envie ao cliente por e-mail um resumo claro do mês antes de emitir a fatura. Na etapa 5 o cliente confirma o resumo ou anota as dúvidas pelo link público, e a etapa 6 só emite uma fatura que bate com o resumo confirmado.
Inclua as horas de cada solicitação de mudança aprovada no faturamento mensal em vez de confiar na memória. A etapa 2 registra as horas das solicitações de mudança aprovadas, com um item de checklist que confirma a aprovação do cliente, e a etapa 6 coloca essas horas na fatura.
Deixe a IA escrever o resumo da fatura que o cliente lê, e deixe os valores com o seu responsável financeiro. Na etapa 3 o redator de resumos de fatura escreve o resumo a partir das horas e do uso da execução, e a etapa 4 é um controle de aprovação em que o responsável financeiro confere cada valor.
Compare todo mês as horas e o uso com o plano, e proponha a mudança na próxima revisão em vez de em uma discussão sobre fatura. A etapa 7 registra se o contrato ainda serve e anota isso para a próxima revisão trimestral.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.