Zorgklinieken · Compliance
Verlenging van registraties en certificaten
Verleng elke BIG-registratie, elk BLS-certificaat en elke andere bevoegdheid van personeel voordat die verloopt, in plaats van het bij een audit te ontdekken. De medewerker legt de verlenging vast via een openbare link, de coördinator registraties controleert die bij de bron, en de kliniekmanager beslist vóór de vervaldatum.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 maanden
- Hoe vaak: Voor elke registratie of elk certificaat van personeel dat verloopt
- Stappen: 6 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Vervaldata staan in een spreadsheet die niemand bekijkt tot de audit.
Medewerkers krijgen keer op keer een herinnering per e-mail.
Verlengingen worden geaccepteerd op basis van een fotokopie.
Een verlopen registratie valt pas op als de medewerker al diensten heeft gedraaid.
Met dit sjabloon
Elke verlenging start 90 dagen vóór de vervaldatum een uitvoering, met één eigenaar.
De medewerker legt de verlenging vast via één link, en de coördinator ziet wanneer het klaar is.
Elke verlenging wordt bij de bron gecontroleerd, met datum en kenmerk vastgelegd.
De kliniekmanager beslist vóór de vervaldatum, en die beslissing is vastgelegd.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een registratie of certificaat van een medewerker verloopt over 90 dagen volgens het verlengingsoverzicht. De coördinator registraties start een uitvoering met de registratie en de vervaldatum.
- 1
Start de verlenging en stuur de link
90 dagen vóór de vervaldatumCoördinator registraties · Team
Vul de registratie of het certificaat, de huidige vervaldatum en de functie van de medewerker in, en mail de medewerker welke registratie wanneer verloopt en wat de verlenging vraagt, met de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Vervaldatum en openbare link naar de medewerker gestuurd
- Kliniekmanager ingelicht over de vervaldatum
In te vullen velden
- Registratie of certificaat (verplicht)
- Huidige vervaldatum (verplicht)
- Functie (verplicht)
- E-mail medewerker (verplicht)
- 2
Verleng en deel de nieuwe gegevens
Dag 1 tot 60Medewerker · Openbare link
De medewerker rondt de verlenging af bij het register of de opleider. Daarna legt hij via de openbare link de nieuwe vervaldatum en de scholingsuren vast en deelt hij een link naar het verlengde certificaat.
Checklist
- Scholing of examen afgerond
- Kosten voor de verlenging betaald
In te vullen velden
- Nieuwe vervaldatum (verplicht)
- Scholingsuren
- Link naar het verlengde certificaat (verplicht)
- 3
Controleer de gegevens van de verlenging
Na afronding van stap 2Verlengingscontroleur · AI-agent
De verlengingscontroleur vergelijkt de nieuwe vervaldatum, de scholingsuren en de link met de eisen voor deze registratie, en noteert wat klopt en wat de coördinator nog moet controleren.
In te vullen velden
- Controlenotitie (verplicht)
Gecontroleerd door: De coördinator registraties controleert de verlenging bij de bron in stap 4.
- 4
Controleer de verlenging bij de bron
Verborgen voor de openbare linkBinnen 2 dagen na stap 2Coördinator registraties · Team
Lees de notitie van de controleur en controleer de verlenging in het beroepsregister of bij de opleider. Klopt iets niet, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat er ontbreekt.
Checklist
- Status gecontroleerd in het beroepsregister
- Certificaatgegevens kloppen met de uitgever
- Elk punt uit de controlenotitie opgelost
In te vullen velden
- Gecontroleerd op (verplicht)
- Kenmerk van de controle
- 5
Keur de verlenging goed of pas het rooster aan
Verborgen voor de openbare link14 dagen vóór de vervaldatumKliniekmanager · Team
Keur de gecontroleerde verlenging goed. Is die nog niet gecontroleerd, beslis dan of de medewerker vanaf de vervaldatum uit het rooster gaat, en noteer hoe de diensten worden opgevangen.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Vervanging als de medewerker uit het rooster gaat
Goedkeuring: Het bijwerken van het overzicht en het rooster blijft vergrendeld tot de kliniekmanager de verlenging goedkeurt of over het rooster beslist.
- 6
Werk het overzicht en het rooster bij
Vóór de vervaldatumCoördinator registraties · Team
Zet de nieuwe vervaldatum in het verlengingsoverzicht en het personeelsdossier, informeer zorgverzekeraars waar de registratie bij hen bekend is, en voer een eventuele roosterwijziging door.
Checklist
- Nieuwe vervaldatum in het overzicht
- Personeelsdossier bijgewerkt
- Zorgverzekeraars geïnformeerd waar nodig
- Rooster aangepast als dat is besloten
In te vullen velden
- Volgende verlenging start op (verplicht)
Klaar wanneer
De verlenging is gecontroleerd en de nieuwe vervaldatum staat in het overzicht, of de kliniekmanager heeft de medewerker vanaf de vervaldatum uit het rooster gehaald.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Verlengingscontroleur
Controleert de gegevens van de verlenging tegen de eisen voor de registratie of het certificaat.
Wat hij doet
- Leest de registratie, de vervaldata en de scholingsuren in de uitvoering
- Vergelijkt ze met de eisen uit de instructies van zijn stap
- Schrijft een controlenotitie in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de coördinator bij de bron kan controleren
Gecontroleerd door: De coördinator registraties controleert de verlenging bij de bron in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Start elke verlenging ruim vóór de vervaldatum, met één eigenaar en het deel van de medewerker op één plek. Stap 1 start de uitvoering 90 dagen vóór de vervaldatum, en stap 6 legt vast wanneer de volgende verlenging begint, zodat de volgende ronde op tijd start.
Laat elke medewerker maanden vóór de vervaldatum weten wat er verlengd moet worden, en geef één link om de verlenging vast te leggen. Stap 1 mailt de vervaldatum met de openbare link, en in stap 2 legt de medewerker de nieuwe vervaldatum vast en deelt hij een link naar het verlengde certificaat.
Controleer haar bij de bron, in het beroepsregister of bij de opleider, niet alleen op basis van een kopie. Stap 4 legt de datum en het kenmerk van die controle vast, en de coördinator zet de uitvoering op geblokkeerd als iets niet klopt.
Beslis vóór de vervaldatum of de medewerker in het rooster blijft, en leg vast wie dat besliste. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: het bijwerken van het overzicht en het rooster blijft vergrendeld tot de kliniekmanager de verlenging goedkeurt of de medewerker vanaf de vervaldatum uit het rooster haalt.
Laat AI de gegevens van de verlenging vergelijken met uw eisen, en laat de controle bij een mens. In stap 3 schrijft de verlengingscontroleur een notitie over wat klopt, en in stap 4 controleert de coördinator registraties de verlenging bij de bron.
Bewaar per verlenging één dossier met de controledatum, het kenmerk en de beslissing. Stap 4 en 5 leggen vast wie elke verlenging controleerde en goedkeurde, en wanneer, en stap 6 legt vast wanneer de volgende verlenging begint.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.