Zorgklinieken · Zorgoperaties
Inwerken van nieuw zorgpersoneel
Breng een nieuwe verpleegkundige of doktersassistent van geaccepteerd aanbod naar zelfstandige diensten, met gecontroleerde registraties en elke competentie afgetekend. De nieuwe medewerker deelt zijn registratiegegevens via een openbare link, en niemand werkt alleen voordat de hoofdverpleegkundige akkoord geeft.
- Doorlooptijd: 3 tot 4 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe zorgmedewerker
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De kopie van de registratie en het BLS-certificaat worden per e-mail beloofd en komen pas in week twee.
Werkbegeleiders parafen een papieren checklist die in een map op een van de locaties belandt.
In een week met onderbezetting staat een nieuwe medewerker op het rooster voordat iemand heeft afgetekend.
Iemand schrijft elk inwerkplan vanaf nul.
Met dit sjabloon
De nieuwe medewerker deelt zijn registratiegegevens vóór dag 1 via één link, en de compliance officer controleert ze.
Elke competentie wordt afgevinkt in de uitvoering, met wie haar controleerde en wanneer.
De vrijgave voor zelfstandige diensten blijft vergrendeld tot de hoofdverpleegkundige akkoord geeft.
Een AI-agent schrijft het plan op basis van uw competentielijst, en de hoofdverpleegkundige beoordeelt het.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De kandidaat accepteert het aanbod. De operationeel manager start een uitvoering met de functie, de locatie en de startdatum.
- 1
Start het inwerktraject en deel de link
Bij acceptatie van het aanbodOperationeel manager · Team
Vul de functie, de locatie en de startdatum in, en mail de nieuwe medewerker wat hij vóór dag 1 moet aanleveren, met de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Startdatum bevestigd met de nieuwe medewerker
- Openbare link naar de nieuwe medewerker gestuurd
- Hoofdverpleegkundige ingelicht over de startdatum
In te vullen velden
- Functie (verplicht)
- Locatie (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- E-mail nieuwe medewerker (verplicht)
- 2
Registratie- en certificaatgegevens delen
Vóór dag 1Nieuwe medewerker · Openbare link
Via de openbare link vult de nieuwe medewerker zijn registratienummer en vervaldata in, deelt hij een link naar kopieën van zijn registratie en certificaten, en bevestigt hij welk beleid hij heeft ondertekend.
Checklist
- Geheimhoudingsverklaring ondertekend
- Kliniekbeleid gelezen en ondertekend
In te vullen velden
- Registratienummer (verplicht)
- Vervaldatum registratie (verplicht)
- Vervaldatum BLS-certificaat (verplicht)
- Link naar kopieën van registratie en certificaten (verplicht)
- 3
Controleer de registratie en certificaten
Verborgen voor de openbare linkVóór dag 1Compliance officer · Team
Controleer de registratie in het beroepsregister en kijk of elk certificaat geldig is voor de functie. Ontbreekt er iets of is iets verlopen, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat er ontbreekt.
Checklist
- Registratie actief in het beroepsregister
- Certificaten geldig voor de functie
- Antecedentenonderzoek in orde
- Ondertekend beleid bevestigd
In te vullen velden
- Gecontroleerd op (verplicht)
- Ontbrekende of verlopen documenten
Goedkeuring: Accounts en de eerste dienst blijven vergrendeld tot de compliance officer de registraties goedkeurt.
- 4
Richt accounts en middelen in
Dag 1IT-beheerder · Team
Maak de accounts aan die de functie nodig heeft en geef de pas en de middelen af vóór de eerste dienst.
Checklist
- E-mailaccount
- Toegang tot het rooster
- Login voor het patiëntsysteem met de rechten van de functie
- Pas en sleutels
In te vullen velden
- Accounts klaar op (verplicht)
- 5
Schrijf het inwerkplan en de competentiechecklist
Dag 1Inwerkplanner · AI-agent
De inwerkplanner schrijft een inwerkplan van drie weken voor de functie: meeloopdiensten, de competenties die worden beoordeeld en wie de nieuwe medewerker in de eerste weken ontmoet.
In te vullen velden
- Conceptinwerkplan (verplicht)
Gecontroleerd door: De hoofdverpleegkundige corrigeert het plan en wijst een werkbegeleider aan in stap 6.
- 6
Beoordeel het plan en wijs een werkbegeleider aan
Dag 2Hoofdverpleegkundige · Team
Lees het conceptplan, corrigeer waar nodig, wijs een werkbegeleider aan en zet de meeloopdiensten in het rooster.
Checklist
- Competenties passen bij de functie
- Meeloopdiensten in het rooster
- Werkbegeleider geïnformeerd
In te vullen velden
- Werkbegeleider (verplicht)
- 7
Begeleid de meeloopdiensten en competentiecontroles
Week 1 tot 3Werkbegeleider · Team
Werk samen met de nieuwe medewerker, beoordeel elke competentie op de lijst en vink haar af zodra die goed wordt uitgevoerd. Schrijf notities over het werk, nooit over patiënten.
Checklist
- Medicatie toedienen
- Infectiepreventie
- Reanimatiekar en apparatuur
- Rapporteren in het patiëntsysteem
In te vullen velden
- Aantal meeloopdiensten (verplicht)
- Notities werkbegeleider (verplicht)
- 8
Geef akkoord voor zelfstandig werken
Week 3Hoofdverpleegkundige · Team
Lees de notities van de werkbegeleider en de competentiechecklist, en beslis of de nieuwe medewerker klaar is voor zelfstandige diensten, met eventuele voorwaarden voor de eerste diensten.
Checklist
- Elke competentie afgevinkt
- Notities werkbegeleider gelezen
In te vullen velden
- Voorwaarden voor de eerste diensten
Goedkeuring: De vrijgave voor zelfstandige diensten blijft vergrendeld tot de hoofdverpleegkundige akkoord geeft.
- 9
Geef vrij voor zelfstandige diensten
Week 4Operationeel manager · Team
Plan de nieuwe medewerker in voor zelfstandige diensten en zet de vervaldata van registratie en certificaten in het verlengingsoverzicht.
Checklist
- Ingeroosterd voor zelfstandige diensten
- Vervaldata in het verlengingsoverzicht
- Datum proeftijdgesprek gepland
In te vullen velden
- Eerste zelfstandige dienst (verplicht)
Klaar wanneer
De nieuwe medewerker draait zelfstandige diensten, met gecontroleerde registraties, elke competentie afgetekend en het akkoord van de hoofdverpleegkundige vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Inwerkplanner
Schrijft het inwerkplan en de competentiechecklist voor de functie van de nieuwe medewerker.
Wat hij doet
- Leest de functie, de locatie en de startdatum die in de uitvoering zijn ingevuld
- Volgt de competentielijst voor de functie uit de instructies van zijn stap
- Schrijft het conceptplan in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de hoofdverpleegkundige het kan beoordelen
Gecontroleerd door: De hoofdverpleegkundige corrigeert het plan en wijst een werkbegeleider aan in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Controleer de registratie in het beroepsregister en elk certificaat vóór dag 1, niet na de eerste dienst. De nieuwe medewerker deelt zijn registratiegegevens in stap 2, en stap 3 is een goedkeuringscontrole: accounts en de eerste dienst blijven vergrendeld tot de compliance officer de registraties goedkeurt.
Leg elke competentie vast in het inwerktraject zelf, met wie haar heeft gecontroleerd en wanneer. In stap 7 vinkt de werkbegeleider elke competentie aan in de uitvoering, en de uitvoering laat zien wie de stap wanneer heeft afgerond.
Laat zelfstandige diensten afhangen van een vastgelegd akkoord, niet van een datum in het rooster. Stap 8 is een goedkeuringscontrole: de vrijgave voor zelfstandige diensten blijft vergrendeld tot de hoofdverpleegkundige akkoord geeft.
Meeloopdiensten met een vaste werkbegeleider, de competenties die voor de functie worden beoordeeld en de mensen die de nieuwe medewerker in de eerste weken ontmoet. In stap 5 schrijft de inwerkplanner dat plan op basis van uw competentielijst, en in stap 6 corrigeert de hoofdverpleegkundige het en wijst de werkbegeleider aan.
Bewaar de controle van de registraties, de competentiecontroles en het akkoord in één dossier per medewerker. Stap 3, 7 en 8 leggen vast wie elk onderdeel heeft gecontroleerd, beoordeeld en goedgekeurd, en wanneer, zodat de uitvoering de vraag beantwoordt.
Leg elke vervaldatum vast tijdens het inwerken en zet die meteen in uw overzicht van verlengingen. Stap 2 legt de vervaldata van registratie en certificaten vast, en in stap 9 zet de operationeel manager ze in het verlengingsoverzicht.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.