Accountantskantoor · Salarisadministratie
Salarisverwerking voor klanten
Verwerk de salarissen van elke klant elke periode op dezelfde manier, zonder in- en uitdiensttreders en uren na te jagen per e-mail. De klant geeft mutaties door en keurt de verloning goed via één openbare link, en niets gaat naar de klant voordat de manager salarisadministratie de berekening goedkeurt.
- Doorlooptijd: 3 tot 5 werkdagen per loonperiode
- Hoe vaak: Elke loonperiode, voor elke salarisklant
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
In- en uitdiensttreders en uren komen tot het laatste moment binnen per e-mail, telefoon en spreadsheet.
Ontbrekende salarissen en startdatums komen pas boven tijdens de verloning.
De verloning gaat naar de klant zonder tweede controle.
Het akkoord van de klant is een antwoord ergens in een e-mailwisseling.
Met dit sjabloon
De klant geeft elke mutatie van de periode vóór de deadline door op één link.
Een AI-agent zet ontbrekende gegevens eerst op een rij, en de salarisadministrateur regelt ze met de klant.
Het salarisrapport wacht bij de goedkeuringscontrole van de manager salarisadministratie.
De klant keurt de verloning op naam goed via de openbare link, voordat het betaalbestand uitgaat.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De mutatiedeadline van de periode nadert. De salarisadministrateur start de uitvoering van de klant met de loonperiode en de betaaldatum.
- 1
Open de loonperiode en vraag de mutaties op
5 werkdagen voor de betaaldatumSalarisadministrateur · Team
Sluit de vorige periode af en stuur de klant de openbare link naar de uitvoering, met de deadline voor de mutaties van deze periode.
Checklist
- Vorige periode afgesloten
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Mutatiedeadline doorgegeven
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Loonperiode (verplicht)
- Betaaldatum (verplicht)
- 2
Geef de salarismutaties door
Tot de mutatiedeadlineContactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link geeft de klant de nieuwe medewerkers, vertrekkers, salariswijzigingen, uren, overuren, bonussen en afwezigheid van de periode door, of bevestigt hij dat er niets is.
Checklist
- Nieuwe medewerkers met startdatum en salaris
- Vertrekkers met laatste werkdag
- Uren, overuren en afwezigheid ingevuld
In te vullen velden
- Mutaties deze periode (verplicht)
- Link naar de urenstaten
- Aantal te betalen medewerkers (verplicht)
- 3
Controleer de mutaties op ontbrekende gegevens
Dag van de mutatiedeadlineMutatiecontroleur · AI-agent
De mutatiecontroleur legt de mutaties van de klant naast de checklist uit zijn instructies en zet op een rij wat ontbreekt of opvalt, zoals een nieuwe medewerker zonder startdatum of salaris, of een vertrekker zonder laatste werkdag.
In te vullen velden
- Ontbrekende of opvallende punten (verplicht)
Gecontroleerd door: De salarisadministrateur bevestigt de lijst met de klant in stap 4, en de manager salarisadministratie keurt de verloning goed in stap 5.
- 4
Verwerk de salarissen
4 werkdagen voor de betaaldatumSalarisadministrateur · Team
Bevestig de lijst van de mutatiecontroleur met de klant, verwerk de mutaties en draai de verloning, en verklaar daarna elk verschil met de vorige periode. Heeft de klant het ontbrekende niet gestuurd, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat.
Checklist
- Ontbrekende punten met de klant opgelost
- Mutaties verwerkt
- Verschillen met de vorige periode verklaard
In te vullen velden
- Totaal brutoloon (verplicht)
- Totaal nettoloon (verplicht)
- Link naar het salarisrapport (verplicht)
- Verschillen met de vorige periode (verplicht)
- 5
Review en keur de verloning goed
Verborgen voor de openbare link3 werkdagen voor de betaaldatumManager salarisadministratie · Team
Controleer het salarisrapport tegen de mutaties van de klant en de verklaarde verschillen, en keur de berekening goed.
Checklist
- Mutaties kloppen met de lijst van de klant
- In- en uitdiensttreders goed berekend
- Verschillen met de vorige periode verklaard
In te vullen velden
- Reviewnotities
Goedkeuring: Het salarisrapport gaat pas naar de klant als de manager salarisadministratie het heeft goedgekeurd.
- 6
Keur de verloning goed voor betaling
2 werkdagen voor de betaaldatumContactpersoon bij de klant · Openbare link
De salarisadministrateur mailt de klant het goedgekeurde salarisoverzicht. Via de openbare link keurt de klant het goed voor betaling, of noteert hij wat er gecorrigeerd moet worden.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Goedgekeurd door (verplicht)
- Wat moet worden gecorrigeerd
- 7
Verstuur het betaalbestand en de loonstroken
1 werkdag voor de betaaldatumSalarisadministrateur · Team
Zodra stap 6 het akkoord van de klant laat zien, stuurt u de klant het betaalbestand om in zijn bank vrij te geven, en stuurt u de loonstroken naar de medewerkers.
Checklist
- Akkoord van de klant in stap 6 gecontroleerd
- Betaalbestand naar de klant gestuurd
- Loonstroken naar de medewerkers gestuurd
In te vullen velden
- Loonstroken verstuurd op (verplicht)
- 8
Doe de loonaangifte en sluit de periode af
Na de betaaldatumSalarisadministrateur · Team
Dien de loonaangiftes in die de belastingautoriteit vraagt, stuur de journaalpost voor de boekhouding en sluit de periode af in het salarispakket.
Checklist
- Loonaangiftes ingediend
- Journaalpost voor de boekhouding verstuurd
- Periode afgesloten in het salarispakket
In te vullen velden
- Kenmerk van de aangifte (verplicht)
Klaar wanneer
De klant heeft de verloning goedgekeurd, medewerkers hebben hun loonstrook, het betaalbestand ligt bij de klant en de loonaangifte is gedaan.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Mutatiecontroleur
Controleert de salarismutaties van de klant op ontbrekende gegevens voordat de verloning draait.
Wat hij doet
- Leest de mutaties en de afgevinkte checklist van de klant in de uitvoering
- Toetst ze aan de lijst met verplichte gegevens uit de instructies van zijn stap
- Legt vast wat ontbreekt of opvalt in zijn stap
Gecontroleerd door: De salarisadministrateur bevestigt de lijst met de klant in stap 4, en de manager salarisadministratie keurt de verloning goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Geef de klant één plek om elke mutatie van de periode door te geven, met een duidelijke deadline. Stap 1 stuurt de openbare link met de deadline, en in stap 2 geeft de klant in- en uitdiensttreders, uren en bonussen door, of bevestigt hij dat er niets is.
Verklaar elk verschil met de vorige periode en laat een tweede persoon de berekening goedkeuren. In stap 4 legt de salarisadministrateur de totalen en verschillen vast, en stap 5 is een goedkeuringscontrole waarin de manager salarisadministratie de verloning goedkeurt.
Vraag het akkoord op dezelfde link waarop de klant de mutaties doorgaf, met een naam erbij. In stap 6 keurt de klant de verloning goed of noteert hij wat er gecorrigeerd moet worden, en in stap 7 controleert de salarisadministrateur dat akkoord voordat het betaalbestand verstuurd wordt.
Laat AI de doorgegeven mutaties controleren op ontbrekende gegevens, en houd de berekening en de goedkeuringen bij mensen. In stap 3 zet de mutatiecontroleur ontbrekende of opvallende punten op een rij, en in stap 4 en 5 controleren de salarisadministrateur en de manager die.
Vraag in de stap van de klant de gegevens die elke in- en uitdiensttreder nodig heeft, en controleer ze vóór de verloning. Stap 2 vraagt om startdatum, salaris en laatste werkdag, stap 3 zet op een rij wat ontbreekt en stap 5 controleert of in- en uitdiensttreders goed zijn berekend.
Draai elke loonperiode van elke klant als eigen uitvoering, met de betaaldatum vanaf het begin vastgelegd. Stap 1 legt de betaaldatum vast, elke stap is gepland in werkdagen vóór de betaaldatum, en een uitvoering die op de klant wacht, staat in stap 4 op geblokkeerd.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.