Accountantskantoor · Klantbeheer
Onboarding van administratieklanten
Breng een nieuwe klant van getekende opdrachtbevestiging naar de eerste periode werk, met alle stukken, toegang en deadlines op orde. De klant deelt wat u nodig hebt via één openbare link, en het werk begint pas als een senior accountant de inrichting heeft goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe klant
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Stukken van de vorige accountant komen laat, na herhaaldelijk vragen.
Toegang tot het boekhoudpakket en de bankkoppelingen wordt mail voor mail geregeld.
Het werk begint met een beginbalans die niemand heeft gecontroleerd.
De klant hoort pas van de maandroutine als de eerste herinnering binnenkomt.
Met dit sjabloon
Het overdrachtsverzoek en de openstaande aangiftes staan in de eerste week in de uitvoering.
De klant geeft toegang en deelt links via één openbare link.
De eerste periode blijft vergrendeld tot de senior accountant de inrichting goedkeurt.
De klant bevestigt de routine en de dag waarop hij elke maand zijn stukken deelt.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De opdrachtbevestiging is getekend. De relatiebeheerder start een uitvoering met de klantnaam en de eerste deadline.
- 1
Verwelkom de klant en deel de onboardinglink
Dag 1Relatiebeheerder · Team
Stuur het welkomstbericht met de openbare link naar de uitvoering, zodat de klant ziet wat u van hem nodig hebt en wanneer.
Checklist
- Welkomstbericht verstuurd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Onboardinggesprek ingepland
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- E-mail contactpersoon (verplicht)
- Eerste deadline (verplicht)
- 2
Deel stukken en geef toegang
Dag 1 tot 7Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link deelt de klant een link naar de jaarrekening en aangiftes van vorig jaar, geeft hij toegang tot het boekhoudpakket en de bankkoppelingen, en noemt hij zijn bankrekeningen, leningen en salarisadministratie.
Checklist
- Toegang tot het boekhoudpakket gegeven
- Bankkoppelingen gemaakt
- Vorige accountant gevraagd de stukken over te dragen
In te vullen velden
- Link naar de jaarrekening en aangiftes van vorig jaar (verplicht)
- Bankrekeningen en leningen (verplicht)
- Salarisverwerker en aantal medewerkers
- 3
Vraag de overdracht aan bij de vorige accountant
Week 1Relatiebeheerder · Team
Vraag de vorige accountant om de eindcijfers, de openstaande aangiftes en alles wat u moet weten voordat u aan de slag gaat, en leg vast wat er terugkomt.
Checklist
- Overdrachtsverzoek verstuurd
- Eindproefbalans ontvangen
- Openstaande aangiftes op een rij
In te vullen velden
- E-mail vorige accountant
- Openstaande aangiftes en deadlines (verplicht)
- 4
Controleer of alles binnen is
Week 2Onboardingcontroleur · AI-agent
De onboardingcontroleur vergelijkt de afgevinkte checklist en de antwoorden van de klant met de onboardinglijst uit zijn instructies, en zet op een rij wat ontbreekt en welke deadlines tot nu toe bekend zijn, de vroegste eerst.
In te vullen velden
- Ontbrekende stukken (verplicht)
- Bekende deadlines
Gecontroleerd door: De boekhouder bevestigt de lijst in stap 5, en de senior accountant keurt de inrichting goed in stap 6.
- 5
Richt het klantdossier en de beginbalans in
Week 2Boekhouder · Team
Bevestig de lijst met ontbrekende stukken, richt het rekeningschema in en boek de beginbalans vanuit de jaarrekening van vorig jaar. Ontbreekt er nog iets, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat.
Checklist
- Lijst met ontbrekende stukken bevestigd
- Rekeningschema ingericht
- Beginbalans sluit aan op de jaarrekening van vorig jaar
- Bankkoppelingen getest
In te vullen velden
- Link naar het klantdossier (verplicht)
- 6
Keur de inrichting goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Senior accountant · Team
Controleer de beginbalans, de deadlines en de ingerichte diensten tegen de opdrachtbevestiging, en keur de klant goed voor het vaste werk.
Checklist
- Beginbalans sluit aan
- Elke deadline in de kantooragenda
- Diensten kloppen met de opdrachtbevestiging
In te vullen velden
- Reviewnotities
Goedkeuring: De eerste periode werk begint pas als de senior accountant de inrichting goedkeurt.
- 7
Houd het onboardinggesprek en spreek de routine af
Week 3Relatiebeheerder · Team
Loop met de klant door hoe het vaste werk verloopt: wat hij elke maand deelt, uiterlijk op welke dag, en wie zijn aanspreekpunt is.
Checklist
- Maandroutine uitgelegd
- Contactpersonen aan beide kanten bevestigd
In te vullen velden
- Dag van de maand waarop de klant stukken deelt (verplicht)
- Gespreksnotities
- 8
Bevestig de routine
Week 3Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant de maandroutine en de contactpersonen uit het gesprek, beoordeelt hij de onboarding en noteert hij wat u hebt gemist.
In te vullen velden
- Routine bevestigd (verplicht)
- Beoordeling van de onboarding
- Wat hebben we gemist
Klaar wanneer
Het kantoor heeft de stukken, toegang en beginbalans die het nodig heeft, de deadlines staan in de agenda en de klant heeft de maandroutine bevestigd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Onboardingcontroleur
Vergelijkt wat de klant heeft gedeeld met de onboardinglijst en zet op een rij wat ontbreekt en welke deadlines eerst komen.
Wat hij doet
- Leest de onboardinglijst uit de instructies van zijn stap
- Leest de afgevinkte checklist en de antwoorden in de uitvoering
- Legt de ontbrekende stukken en de deadlines vast in zijn stap
Gecontroleerd door: De boekhouder bevestigt de lijst in stap 5, en de senior accountant keurt de inrichting goed in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Vraag de eindcijfers en openstaande aangiftes schriftelijk op voordat u iets doet, en leg vast wat er terugkomt. Stap 3 verstuurt het overdrachtsverzoek en legt de openstaande aangiftes en deadlines vast, en stap 5 zet de beginbalans op vanuit de jaarrekening van vorig jaar.
Vraag alles één keer op, in één lijst, in plaats van in een reeks e-mails. In stap 2 deelt de klant via de openbare link links en toegang en noemt hij bankrekeningen, leningen en salarisadministratie, en stap 4 zet op een rij wat nog ontbreekt.
Stem de beginbalans af op de getekende jaarrekening van vorig jaar en laat een tweede persoon hem goedkeuren. Stap 5 boekt en stemt de saldi af, en stap 6 is een goedkeuringscontrole waarin de senior accountant de inrichting goedkeurt.
Leg de eerste deadline vast bij de start en verzamel elke openstaande aangifte tijdens de overdracht. Stap 1 legt de eerste deadline vast, stap 3 zet de openstaande aangiftes op een rij en stap 6 controleert of elke deadline in de kantooragenda staat.
Laat AI controleren wat binnen is en wat ontbreekt, en houd de keuzes voor de inrichting bij uw team. In stap 4 zet de onboardingcontroleur de ontbrekende stukken en de deadlines op een rij, en de boekhouder en de senior accountant controleren die in stap 5 en 6.
Spreek de routine af in een gesprek en laat de klant hem schriftelijk bevestigen. Stap 7 legt vast op welke dag van de maand de klant zijn stukken deelt, en in stap 8 bevestigt de klant de routine via de openbare link.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.