Bouwdiensten · Inkoop
Prekwalificatie van onderaannemers
Weet dat een onderaannemer verzekerd, gecertificeerd en veilig is voordat hij een opdracht krijgt, zonder een map met half gecontroleerde bewijzen. De onderaannemer vult de vragenlijst in via een openbare link, en niemand komt op uw lijst van goedgekeurde onderaannemers voordat de veiligheidsmanager en de bedrijfsleider hebben goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe onderaannemer, en opnieuw op elke beoordelingsdatum
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Bewijzen komen per e-mail binnen, en niemand kijkt naar de vervaldatum tot er een schadeclaim is.
Een onderaannemer krijgt een opdracht omdat een projectleider snel iemand nodig had.
Elke projectleider belt referenties op zijn eigen manier na, of helemaal niet.
Iemand leest elke vragenlijst regel voor regel om te zien wat ontbreekt.
Met dit sjabloon
De onderaannemer deelt links en vervaldata via één link, en vervaldata worden vóór de goedkeuring gecontroleerd.
Niemand komt op de goedgekeurde lijst tot de veiligheidsmanager en de bedrijfsleider goedkeuren.
Elke onderaannemer doorloopt dezelfde vragenlijst, controles en goedkeuringen.
Een AI-agent signaleert gaten en vervaldata, en de inkoper controleert ze.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een projectleider of calculator wil een onderaannemer inzetten die nog niet op de goedgekeurde lijst staat. De inkoper start een uitvoering met de bedrijfsnaam en de vakdiscipline.
- 1
Controleer de lijst en stuur de prekwalificatielink
Dag 1Inkoper · Team
Controleer of de onderaannemer niet al is goedgekeurd of afgewezen, en stuur hem dan de openbare link naar de uitvoering met de vragenlijst.
Checklist
- Staat nog niet op de goedgekeurde lijst
- Aangevraagd door een projectleider of calculator
- Openbare link naar de onderaannemer gestuurd
In te vullen velden
- Naam onderaannemer (verplicht)
- Vakdiscipline (verplicht)
- E-mail contactpersoon (verplicht)
- Gepland einde van het eerste werk
- 2
Vul de prekwalificatievragenlijst in
Dag 1 tot 5Contactpersoon onderaannemer · Openbare link
Via de openbare link deelt de onderaannemer een link naar zijn verzekeringsbewijzen, certificaten en veiligheidsbeleid, vult hij de vervaldatum van de verzekering in en beschrijft hij zijn veiligheidshistorie, ploeggrootte en recente werken.
Checklist
- Veiligheidsbeleid in de gedeelde map
- Twee recente referenties genoemd
In te vullen velden
- Link naar verzekering, certificaten en veiligheidsbeleid (verplicht)
- Vervaldatum verzekering (verplicht)
- Veiligheidshistorie van de afgelopen drie jaar (verplicht)
- Ploeggrootte en vergelijkbare recente werken (verplicht)
- 3
Loop de antwoorden na op gaten
Dag 6Prekwalificatiecontroleur · AI-agent
De prekwalificatiecontroleur vergelijkt de antwoorden met de checklist in zijn instructies, signaleert wat ontbreekt of onduidelijk is en elke verzekering die verloopt voordat het werk klaar is, en schrijft een vervolgbericht.
In te vullen velden
- Gaten en waarschuwingen over vervaldata (verplicht)
- Concept vervolgbericht
Gecontroleerd door: De inkoper toetst elk gevonden gat aan de documenten zelf in stap 4.
- 4
Controleer verzekering en certificaten
Verborgen voor de openbare linkWeek 1Inkoper · Team
Open de documenten achter de link en controleer de verzekerde bedragen, de verzekerde partijen en de certificaten voor de vakdiscipline. Ontbreken er documenten, stuur dan het vervolgbericht, zet de uitvoering op geblokkeerd en noteer wat ontbreekt.
Checklist
- Verzekerde bedragen passen bij uw voorwaarden
- Certificaten geldig voor de vakdiscipline
- Elk gat uit stap 3 gecontroleerd
In te vullen velden
- Verzekering en certificaten (verplicht)
- Ontbrekende documenten
- 5
Beoordeel veiligheidshistorie en veiligheidsbeleid
Verborgen voor de openbare linkWeek 1Veiligheidsmanager · Team
Lees de veiligheidshistorie en het veiligheidsbeleid, en beslis of ze aan uw norm voor deze vakdiscipline voldoen. Noteer eventuele voorwaarden, zoals extra toezicht bij het eerste werk.
Checklist
- Ongevallenhistorie beoordeeld
- Veiligheidsbeleid dekt de risico's van de vakdiscipline
- Opleidingsbewijzen van de ploeg gecontroleerd
In te vullen velden
- Veiligheidsbesluit (verplicht)
- Veiligheidsvoorwaarden
Goedkeuring: De onderaannemer kan pas worden goedgekeurd als de veiligheidsmanager zijn veiligheidshistorie en beleid accepteert.
- 6
Controleer referenties en capaciteit
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Projectleider · Team
Bel twee referenties en controleer of de ploeggrootte en de huidige werkvoorraad passen bij de werken die u in gedachten hebt.
Checklist
- Twee referenties gebeld
- Ploeggrootte past bij het werk
- Huidige werkvoorraad besproken
In te vullen velden
- Notities referenties (verplicht)
- Totaalbeoordeling (verplicht)
- 7
Beslis over de onderaannemer
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Bedrijfsleider · Team
Lees de controles tot nu toe en keur de onderaannemer goed voor genoemde vakdisciplines en projectgroottes, of wijs hem af met de reden.
Checklist
- Controle verzekering en certificaten gelezen
- Veiligheidsbesluit gelezen
- Notities referenties gelezen
In te vullen velden
- Besluit (verplicht)
- Goedgekeurde vakdisciplines en projectgroottes, of de reden van afwijzing (verplicht)
- Volgende beoordelingsdatum
Goedkeuring: De goedgekeurde lijst blijft vergrendeld, en er gaat geen opdracht uit, tot de bedrijfsleider het besluit goedkeurt.
- 8
Werk de goedgekeurde lijst bij en informeer de onderaannemer
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Inkoper · Team
Zet de onderaannemer op de goedgekeurde lijst met vakdisciplines, grenzen, voorwaarden en beoordelingsdatum, of leg vast waarom hij is afgewezen, en laat hem de uitkomst weten.
Checklist
- Goedgekeurde lijst bijgewerkt
- Vervaldatum verzekering in de agenda
- Onderaannemer geïnformeerd over de uitkomst
In te vullen velden
- Link naar de lijst van goedgekeurde onderaannemers (verplicht)
Klaar wanneer
De onderaannemer is goedgekeurd voor genoemde vakdisciplines en projectgroottes met een datum voor de volgende beoordeling, of afgewezen met de reden, en is op de hoogte gebracht.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Prekwalificatiecontroleur
Loopt de antwoorden van de onderaannemer na op gaten en op data die te vroeg verlopen.
Wat hij doet
- Vergelijkt de antwoorden in de uitvoering met de checklist in de instructies van zijn stap
- Signaleert ontbrekende antwoorden en een verzekering die verloopt voordat het werk klaar is
- Schrijft een vervolgbericht aan de onderaannemer over wat ontbreekt
- Rondt zijn stap af, zodat de inkoper zijn bevindingen kan controleren
Gecontroleerd door: De inkoper toetst elk gevonden gat aan de documenten zelf in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Stel elke nieuwe onderaannemer dezelfde vragen over verzekering, certificaten, veiligheidshistorie en capaciteit, en controleer de antwoorden voordat hij een opdracht krijgt. Stap 1 tot en met 8 brengen elke onderaannemer van de vragenlijst naar een besluit over uw goedgekeurde lijst, elke keer met dezelfde controles.
Stuur één vragenlijst die vraagt om links naar de bewijzen en om de vervaldata, in plaats van ze per e-mail te verzamelen. In stap 2 deelt de onderaannemer de links en vult hij de vervaldatum van zijn verzekering in via een openbare link, en in stap 4 controleert de inkoper de documenten erachter.
Leg de vervaldatum vast en vergelijk die vóór de goedkeuring met het geplande einde van het werk. In stap 3 signaleert een AI-agent een verzekering die verloopt voordat het werk klaar is, en in stap 8 zet de inkoper de vervaldatum in de agenda.
Vraag naar zijn ongevallenhistorie en veiligheidsbeleid, en laat uw veiligheidsverantwoordelijke beslissen of die aan uw norm voldoen. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: de veiligheidsmanager beoordeelt historie en beleid, noteert eventuele voorwaarden, en de onderaannemer kan pas worden goedgekeurd als de veiligheidsmanager hem accepteert.
Laat AI de antwoorden nalopen op gaten en vervaldata, en houd elke beslissing bij uw mensen. In stap 3 zet de prekwalificatiecontroleur op een rij wat ontbreekt en schrijft hij een vervolgbericht, en in stap 4 toetst de inkoper zijn bevindingen aan de documenten.
Geef elke goedkeuring een reikwijdte en een beoordelingsdatum, en doorloop dezelfde prekwalificatie opnieuw als die datum komt. Stap 7 legt de vakdisciplines, projectgroottes en volgende beoordelingsdatum vast, en stap 8 werkt de goedgekeurde lijst bij.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.