Softwarebureau · Delivery
Overdracht van een softwareproject
Sluit een project af met een klant die alles bezit waarvoor hij heeft betaald, en met het bewijs daarvan. De klant bevestigt elke overdracht via een openbare link, en er gaat niets naar de klant voordat de projectmanager de overdrachtssamenvatting goedkeurt.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Aan het eind van elk project
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De repository en hosting blijven jarenlang in de accounts van het bureau staan.
De documentatie is wat de laatste developer nog wist op te schrijven.
Niemand weet wanneer de garantie is ingegaan.
Oud-teamleden hebben nog toegang tot de productiesystemen van de klant.
Met dit sjabloon
Code, hosting, domeinen en externe accounts gaan bij de overdracht naar de klant.
De engineering lead werkt de documentatie bij volgens een vaste checklist.
De begin- en einddatum van de garantie worden bij de overdracht vastgelegd.
De toegang van het team wordt ingetrokken nadat de klant het eigendom heeft bevestigd.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De klant heeft de laatste mijlpaal geaccepteerd, of het contract loopt af. De projectmanager start een uitvoering met de klantnaam en de overdrachtsdatum.
- 1
Plan de overdracht
Dag 1Projectmanager · Team
Zet op een rij wat de klant volgens het contract ontvangt, spreek de overdrachtsdatum af en stuur de technisch contactpersoon van de klant de openbare link.
Checklist
- Opleveringen uit het contract op een rij
- Support na de overdracht afgesproken of aangeboden
- Openbare link verstuurd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Overdrachtsdatum (verplicht)
- E-mail technisch contactpersoon (verplicht)
- Opleveringen volgens het contract (verplicht)
- 2
Werk de documentatie bij
Dag 1 tot 5Engineering lead · Team
Werk de README, het architectuuroverzicht, de installatie- en deploymenthandleiding en de lijst met externe diensten bij, en schrijf de bekende problemen op.
Checklist
- Architectuuroverzicht actueel
- Installatie- en deploymenthandleiding getest
- Externe diensten en hun kosten op een rij
- Bekende problemen genoteerd
In te vullen velden
- Link naar de documentatie (verplicht)
- Bekende problemen en technische schuld
- 3
Draag code, hosting en accounts over
Week 1DevOps-engineer · Team
Zet de coderepository, hosting, domeinen en externe accounts op naam van de klant, en vervang elk geheim dat het team heeft gebruikt.
Checklist
- Eigendom van de repository overgedragen
- Hosting en domeinen in het account van de klant
- Externe accounts overgedragen
- Geheimen en sleutels vervangen
In te vullen velden
- Link naar de overgedragen repository (verplicht)
- Wat nog niet kon worden overgedragen
- 4
Controleer de overdracht en stel de samenvatting op
Week 1Overdrachtsschrijver · AI-agent
De overdrachtsschrijver vergelijkt de checklists en velden in de uitvoering met de overdrachtslijst uit zijn instructies, noemt wat ontbreekt en stelt de samenvatting voor de klant op: wat hij bezit, waar het staat, de bekende problemen en de garantievoorwaarden uit zijn instructies.
In te vullen velden
- Ontbrekende punten
- Concept overdrachtssamenvatting (verplicht)
Gecontroleerd door: De projectmanager lost de gaten op en keurt de samenvatting goed in stap 5.
- 5
Beoordeel en keur de overdrachtssamenvatting goed
Week 2Projectmanager · Team
Los de ontbrekende punten op, corrigeer de samenvatting, keur hem goed en mail het definitieve overdrachtsdocument naar de technisch contactpersoon van de klant.
Checklist
- Ontbrekende punten opgelost
- Garantievoorwaarden kloppen met het contract
- Supportmogelijkheden beschreven
In te vullen velden
- Link naar het definitieve overdrachtsdocument (verplicht)
Goedkeuring: De klant wordt pas gevraagd de overdracht te bevestigen als de projectmanager de samenvatting heeft goedgekeurd.
- 6
Klant bevestigt het eigendom
Week 2Technisch contactpersoon klant · Openbare link
Met het overdrachtsdocument dat de projectmanager heeft gemaild, logt de technisch contactpersoon van de klant in op elk overgedragen account, opent de documentatie en bevestigt via de openbare link wat hij heeft ontvangen.
Checklist
- Ingelogd op de coderepository
- Ingelogd op hosting en domeinen
- Documentatie geopend
- Externe accounts gecontroleerd
In te vullen velden
- Bevestiging (verplicht)
- Wat ontbreekt
- 7
Trek de toegang van het team in
Week 2DevOps-engineer · Team
Trek de toegang van het team tot de systemen van de klant in, tenzij er een supportcontract doorloopt, en leg vast welke toegang blijft en waarom.
Checklist
- Toegang van het team ingetrokken
- Kopieën van inloggegevens bij het bureau verwijderd
- Resterende toegang vastgelegd
In te vullen velden
- Toegang die blijft en waarom
- 8
Start de garantie en verstuur de eindfactuur
Week 2Financieel manager · Team
Leg de begin- en einddatum van de garantie uit het contract vast en verstuur de eindfactuur.
Checklist
- Eindfactuur verstuurd
- Garantiedata gedeeld met de klant
In te vullen velden
- Garantie gaat in op (verplicht)
- Garantie loopt af op (verplicht)
- Nummer eindfactuur (verplicht)
Klaar wanneer
De klant bezit de code, de accounts en de documentatie, de toegang van het team is ingetrokken, en de garantieperiode heeft een vastgelegde begin- en einddatum.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Overdrachtsschrijver
Controleert de overdracht op gaten en stelt de samenvatting op die de klant ontvangt.
Wat hij doet
- Vergelijkt de checklists en velden van de uitvoering met de overdrachtslijst uit zijn instructies
- Noemt wat ontbreekt of onduidelijk is
- Stelt de overdrachtssamenvatting op uit de waarden in de uitvoering
- Rondt zijn stap af, zodat de projectmanager kan beoordelen
Gecontroleerd door: De projectmanager lost de gaten op en keurt de samenvatting goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Zet de code, accounts en documentatie op naam van de klant, laat hem dat bevestigen, en trek pas daarna uw eigen toegang in. Stap 2 tot en met 7 doen dat in volgorde, van de bijgewerkte documentatie tot de bevestiging door de klant in stap 6 en het intrekken van de toegang in stap 7.
Waar de code en accounts staan, hoe u installeert en uitrolt, de externe diensten, de bekende problemen en de garantie- en supportvoorwaarden. In stap 4 stelt de overdrachtsschrijver die samenvatting op uit de uitvoering, en in stap 5 corrigeert en keurt de projectmanager hem goed.
Vraag de klant in te loggen op elk overgedragen account en dat te bevestigen, in plaats van aan te nemen dat een e-mail genoeg was. In stap 6 vinkt de technisch contactpersoon van de klant elk account af en legt de bevestiging vast via de openbare link.
Nadat de klant het eigendom heeft bevestigd, tenzij er een supportcontract doorloopt, en met elk gedeeld geheim vervangen. Stap 3 vervangt de geheimen tijdens de overdracht, en stap 7 trekt de toegang van het team in en legt vast wat blijft en waarom.
Spreek een duidelijke begin- en einddatum af en leg die vast bij de overdracht, zodat garantiewerk en factureerbaar werk later makkelijk uit elkaar te houden zijn. In stap 8 legt de financieel manager beide data vast en verstuurt de eindfactuur.
Laat AI de overdracht op gaten controleren en de samenvatting opstellen, en houd de goedkeuring bij de projectmanager. De overdrachtsschrijver doet dat in stap 4, en stap 5 is een goedkeuringscontrole voordat de klant iets hoeft te bevestigen.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.