Accountantskantoor · HR
Onboarding van seizoensmedewerkers
Maak seizoensmedewerkers productief vóór de aangiftepiek, zonder risico voor klantgegevens of de kwaliteit van aangiftes. De nieuwe medewerker rondt de stappen vóór de start af via een openbare link, krijgt alleen toegang tot zijn eigen klanten en werkt pas zelfstandig als een fiscaal manager hem vrijgeeft.
- Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke seizoens- of tijdelijke kracht
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Seizoensmedewerkers komen op dag 1 binnen zonder toegang, zonder getekende verklaring en zonder plan.
Tijdelijke krachten krijgen toegang tot alle klanten van het kantoor.
Nieuwe medewerkers werken vanaf hun eerste week zelfstandig.
Elke begeleider werkt nieuwe mensen op zijn eigen manier in.
Met dit sjabloon
De nieuwe medewerker rondt de stappen vóór de start af via een openbare link, vóór dag 1.
Toegang wordt alleen geregeld voor de klanten waaraan de nieuwe medewerker werkt.
De nieuwe medewerker werkt pas zelfstandig als de fiscaal manager hem vrijgeeft.
Een AI-agent schrijft het trainingsplan op basis van de opzet van het kantoor, en de fiscaal manager past het aan.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een seizoensmedewerker accepteert een aanbod voor de aangiftepiek. De officemanager start een uitvoering met naam, functie en startdatum.
- 1
Bereid de start voor en deel de link voor de nieuwe medewerker
2 weken voor de startOfficemanager · Team
Leg de functie en de startdatum vast, wijs de begeleidend fiscaal manager aan en stuur de nieuwe medewerker de openbare link naar de uitvoering, met wat hij vóór dag 1 moet afronden.
Checklist
- Openbare link naar de nieuwe medewerker gestuurd
- Werkplek of thuiswerkplek geregeld
In te vullen velden
- Naam nieuwe medewerker (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- Functie (verplicht)
- Begeleidend fiscaal manager (verplicht)
- 2
Rond de gegevens vóór de start af
Vóór dag 1Seizoensmedewerker · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de nieuwe medewerker zijn gegevens, leest hij het geheimhoudings- en privacybeleid, deelt hij een link naar zijn getekende geheimhoudingsverklaring en noemt hij de belastingsoftware die hij kent.
Checklist
- Geheimhoudingsbeleid gelezen
- Privacybeleid gelezen
- Contactgegevens bevestigd
In te vullen velden
- Link naar de getekende geheimhoudingsverklaring (verplicht)
- Eerder gebruikte belastingsoftware
- Ervaring met soorten aangiftes
- 3
Regel de toegang
Dag 1IT-beheerder · Team
Maak accounts aan voor de belastingsoftware, het praktijksysteem en de documentopslag, met toegang tot alleen de klanten waaraan de nieuwe medewerker werkt.
Checklist
- Account belastingsoftware aangemaakt
- Toegang tot het praktijksysteem ingesteld
- Toegang beperkt tot toegewezen klanten
- Tweestapsverificatie aan
In te vullen velden
- Toegang geregeld op (verplicht)
- 4
Schrijf het trainingsplan
Dag 1Trainingsplanner · AI-agent
De trainingsplanner schrijft een plan voor de eerste twee weken op basis van de functie, de software en de ervaring die de nieuwe medewerker heeft opgegeven, volgens de trainingsopzet van het kantoor in zijn instructies.
In te vullen velden
- Concepttrainingsplan (verplicht)
Gecontroleerd door: De fiscaal manager corrigeert het plan in stap 5.
- 5
Stel het trainingsplan vast
Dag 1Fiscaal manager · Team
Corrigeer het conceptplan, kies de eerste aangiftes die de nieuwe medewerker onder begeleiding maakt, en loop de reviewchecklist van het kantoor met hem door.
Checklist
- Plan past bij functie en ervaring
- Checklist voor eigen controle opgenomen
- Eerste begeleide aangiftes gekozen
In te vullen velden
- Eerste begeleide aangiftes (verplicht)
- 6
Volg de training en maak begeleide aangiftes
Dag 2 tot 8Seizoensmedewerker · Team
Werk het trainingsplan af en maak de eerste aangiftes onder begeleiding, met de checklist voor eigen controle bij elke aangifte.
Checklist
- Softwaretraining gevolgd
- Checklist voor eigen controle bij elke aangifte gebruikt
- Eerste begeleide aangiftes gemaakt
In te vullen velden
- Gemaakte aangiftes (verplicht)
- 7
Review de begeleide aangiftes en geef vrij voor zelfstandig werk
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Fiscaal manager · Team
Review de begeleide aangiftes, bespreek de reviewpunten met de nieuwe medewerker en bepaal welke aangiftes hij zelfstandig mag maken.
Checklist
- Reviewpunten besproken
- Checklist voor eigen controle steeds gebruikt
In te vullen velden
- Vrijgegeven voor (verplicht)
- Aandachtspunten
Goedkeuring: Stap 8 blijft vergrendeld tot de fiscaal manager de nieuwe medewerker vrijgeeft voor eigen aangiftes.
- 8
Wijs het werk voor het seizoen toe
Week 2Officemanager · Team
Wijs aangiftes toe die passen bij waarvoor de nieuwe medewerker is vrijgegeven, en plan een gesprek halverwege het seizoen.
Checklist
- Aangiftes toegewezen
- Gesprek halverwege het seizoen gepland
In te vullen velden
- Datum gesprek halverwege het seizoen (verplicht)
Klaar wanneer
De nieuwe medewerker heeft de geheimhoudingsverklaring getekend, heeft toegang tot de klanten waaraan hij werkt, heeft aangiftes onder begeleiding gemaakt en is vrijgegeven voor eigen werk.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Trainingsplanner
Schrijft een trainingsplan voor de eerste twee weken van een seizoensmedewerker.
Wat hij doet
- Leest de functie, de software en de ervaring die de nieuwe medewerker heeft opgegeven
- Volgt de trainingsopzet van het kantoor uit de instructies van zijn stap
- Schrijft het conceptplan in zijn stap
Gecontroleerd door: De fiscaal manager corrigeert het plan in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Begin vóór dag 1 en eindig met werk onder begeleiding, niet met een leeslijst. Stap 1 en 2 verzamelen de gegevens via een openbare link, stap 3 regelt de toegang en stap 5 tot en met 7 trainen en begeleiden de eerste aangiftes.
Regel toegang per klant vanaf het begin, in plaats van het hele kantoor open te zetten. Stap 3 maakt de accounts aan met toegang tot alleen de toegewezen klanten en met tweestapsverificatie aan.
Maak het onderdeel van de stappen vóór de start, niet een formulier op dag 1. In stap 2 leest de nieuwe medewerker het beleid en deelt hij via de openbare link een link naar de getekende verklaring.
Laat hem een eerste reeks aangiftes onder begeleiding maken, en review ze allemaal. Stap 5 en 6 kiezen en maken de begeleide aangiftes, en stap 7 is een goedkeuringscontrole waarin de fiscaal manager de nieuwe medewerker vrijgeeft.
Laat AI een trainingsplan schrijven op basis van de functie en de ervaring van de nieuwe medewerker, en laat een fiscaal manager het aanpassen. In stap 4 schrijft de trainingsplanner het plan, en in stap 5 corrigeert de fiscaal manager het en kiest hij de eerste aangiftes.
Beslis na het reviewen van zijn begeleide werk, en leg vast waarvoor hij is vrijgegeven. Stap 7 legt vast waarvoor de nieuwe medewerker is vrijgegeven, en stap 8 wijst aangiftes toe die daarbij passen.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.