Accountantskantoor · Kwaliteit
Kwaliteitsreview van opdrachtdossiers
Review afgeronde opdrachtdossiers elke keer op dezelfde manier, zodat bevindingen tot herstel leiden in plaats van in de aantekeningen van een reviewer te blijven. Elke review legt de checklist, de bevindingen en de reactie van de behandelaar vast, en een kwaliteitspartner tekent de uitkomst af.
- Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
- Hoe vaak: Voor elk gekozen dossier, elk kwartaal
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Dossierreviews gebeuren als iemand tijd heeft, en niemand weet welke dossiers bekeken zijn.
Bevindingen blijven in de aantekeningen van de reviewer, en de behandelaar hoort er maanden later van.
Niemand controleert of het herstel is gedaan.
Elk jaar komen dezelfde bevindingen terug.
Met dit sjabloon
Elke review is een uitvoering, met het dossier, de reviewer en het oordeel vastgelegd.
De behandelaar krijgt een schriftelijk rapport en reageert op elke bevinding.
De review blijft open tot de kwaliteitspartner de acties vaststelt en het herstel is vastgelegd.
Terugkerende bevindingen komen in de checklists en de training van het kantoor.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
Begint wanneer
Een afgerond opdrachtdossier wordt gekozen voor review. De kwaliteitspartner start een uitvoering met de klant, de opdracht en de dossierbehandelaar.
- 1
Kies het dossier en wijs een reviewer aan
Week 1Kwaliteitspartner · Team
Kies het dossier dat gereviewd wordt, wijs een reviewer aan die er niet aan heeft gewerkt en deel de link naar het dossier met hem.
Checklist
- Reviewer werkte niet aan het dossier
- Link naar het dossier gedeeld met de reviewer
In te vullen velden
- Klant en opdracht (verplicht)
- Soort opdracht (verplicht)
- Dossierbehandelaar (verplicht)
- Reviewer (verplicht)
- 2
Toets het dossier aan de checklist
Week 1 tot 2Reviewer · Team
Loop de reviewchecklist van het kantoor voor dit soort opdracht door, en leg elke bevinding vast met de ernst en het herstel dat u vraagt.
Checklist
- Opdrachtbevestiging dekt het uitgevoerde werk
- Acceptatiecontroles in het dossier
- Werkdocumenten onderbouwen de cijfers
- Review en aftekening vastgelegd
In te vullen velden
- Link naar het dossier (verplicht)
- Bevindingen (verplicht)
- Totaaloordeel (verplicht)
- 3
Schrijf het bevindingenrapport
Week 2Bevindingenschrijver · AI-agent
De bevindingenschrijver maakt van de bevindingen van de reviewer een kort rapport voor de behandelaar: wat goed ging, en per bevinding de ernst en het gevraagde herstel.
In te vullen velden
- Conceptrapport (verplicht)
Gecontroleerd door: De reviewer corrigeert het rapport in stap 4 voordat het naar de behandelaar gaat.
- 4
Controleer en verstuur het bevindingenrapport
Week 2Reviewer · Team
Corrigeer het concept zodat elke bevinding klopt en eerlijk is verwoord, en stuur het daarna naar de behandelaar.
Checklist
- Elke bevinding opgenomen
- Ernst klopt met de review
- Formulering is feitelijk
In te vullen velden
- Verstuurd naar de behandelaar op (verplicht)
- 5
Reageer op de bevindingen
Week 3Dossierbehandelaar · Team
Ga per bevinding akkoord of licht toe, en geef aan hoe en wanneer u het herstelt, in dit dossier of in het volgende.
In te vullen velden
- Reactie op de bevindingen (verplicht)
- Herstel nodig in dit dossier
- Herstel klaar op
- 6
Bepaal de uitkomst
Week 3Kwaliteitspartner · Team
Lees de bevindingen en de reactie, bevestig het oordeel en stel de acties vast, elk met een eigenaar en een datum.
Checklist
- Reactie meegewogen
- Oordeel bevestigd
- Elke actie heeft een eigenaar en een datum
In te vullen velden
- Eindoordeel (verplicht)
- Afgesproken acties (verplicht)
Goedkeuring: De review wordt pas gesloten als de kwaliteitspartner het oordeel en de acties bevestigt.
- 7
Herstel het dossier
Week 4Dossierbehandelaar · Team
Voer het afgesproken herstel in dit dossier uit en leg vast waar het staat.
Checklist
- Afgesproken herstel uitgevoerd
- Reviewer geïnformeerd
In te vullen velden
- Link naar de herstelde werkdocumenten
- 8
Leg de lessen voor het team vast
Week 4Kwaliteitspartner · Team
Neem bevindingen die steeds terugkomen op in de checklists of het trainingsplan van het kantoor, zodat volgende dossiers ze niet herhalen.
Checklist
- Checklist aangepast waar nodig
- Trainingsonderwerp toegevoegd waar nodig
In te vullen velden
- Lessen voor het team (verplicht)
Klaar wanneer
Het dossier is gereviewd en beoordeeld, de behandelaar heeft gereageerd, het afgesproken herstel is gedaan en lessen staan in de checklists of de training.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Bevindingenschrijver
Maakt van de bevindingen van de reviewer een kort, feitelijk rapport voor de behandelaar.
Wat hij doet
- Leest de bevindingen, het oordeel en de opdrachtgegevens in de uitvoering
- Volgt het rapportformat uit de instructies van zijn stap
- Schrijft het conceptrapport in zijn stap
Gecontroleerd door: De reviewer corrigeert het rapport in stap 4 voordat het naar de behandelaar gaat.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Review elk kwartaal een steekproef van afgeronde dossiers, door een reviewer die er niet aan heeft gewerkt. Stap 1 kiest het dossier en wijst een onafhankelijke reviewer aan, en stap 2 toetst het aan de checklist van het kantoor voor dat soort opdracht.
Controleer in elk dossier dezelfde onderdelen: opdrachtbevestiging, klantacceptatie, werkdocumenten en aftekening. Stap 2 bevat die checklist en legt elke bevinding vast met de ernst en het gevraagde herstel.
Vraag per bevinding een schriftelijke reactie en spreek acties met een datum af. In stap 5 reageert de behandelaar, stap 6 is een goedkeuringscontrole waarin de kwaliteitspartner de acties vaststelt, en stap 7 legt het herstel vast.
Laat AI de aantekeningen van de reviewer omzetten in een helder rapport, en laat de reviewer het controleren voordat het verstuurd wordt. In stap 3 schrijft de bevindingenschrijver het rapport, en in stap 4 corrigeert de reviewer het en stuurt hij het naar de behandelaar.
Bewaar per review de checklist, de bevindingen, de reactie en het besluit bij elkaar. Elke uitvoering legt vast wie het dossier reviewde, het oordeel en de afgesproken acties, en stap 6 legt de aftekening van de kwaliteitspartner vast met naam en tijdstip.
Zoek naar bevindingen die in meerdere dossiers terugkomen, en pas de checklist of het trainingsplan aan. Stap 8 legt de lessen vast en of de checklist of de training is aangepast.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.