Klantenservice BPO · Sales
Offerte voor uitbestede klantenservice
Beantwoord een verzoek om de klantenservice van een bedrijf over te nemen met een offerte op basis van hun echte volumes. De prospect beantwoordt de intakevragen via een openbare link, en er gaat niets de deur uit voordat de operationeel directeur de prijs en de servicenormen goedkeurt.
- Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke offerteaanvraag
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Intakevragen gaan wekenlang heen en weer per e-mail.
De prijs is een gok op basis van de vorige deal.
Sales belooft servicenormen die de operatie niet kan halen.
Elke offerte wordt vanaf nul geschreven.
Met dit sjabloon
De prospect beantwoordt ze via één openbare link, en de uitvoering laat zien wat nog openstaat.
De prijs komt uit een bezettingsmodel op basis van de eigen volumes van de prospect.
De operationeel directeur keurt servicenormen en prijs goed voordat de offerte de deur uitgaat.
Een AI-agent schrijft het concept, en de operationeel directeur controleert het.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een bedrijf vraagt een offerte om zijn klantenservice geheel of deels uit te besteden. De business development manager start een uitvoering met de bedrijfsnaam en de deadline van de offerte.
- 1
Kwalificeer de aanvraag en stuur de intakelink
Verborgen voor de openbare linkDag 1Business development manager · Team
Controleer of de aanvraag past bij uw kanalen, talen en openingstijden, zoek de beslisser en stuur de prospect de openbare link met de intakevragen.
Checklist
- Aanvraag past bij onze diensten
- Beslisser bekend
- Geheimhoudingsovereenkomst getekend
- Openbare link naar de prospect gestuurd
In te vullen velden
- Bedrijf (verplicht)
- E-mail contactpersoon prospect (verplicht)
- Deadline offerte (verplicht)
- Gevraagde kanalen (verplicht)
- 2
Beantwoord de intakevragen
Dag 2 tot 5Contactpersoon prospect · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de prospect zijn contactvolumes, openingstijden en talen, huidige systemen, gewenste servicenormen en piekperiodes.
In te vullen velden
- Contacten per maand (verplicht)
- Openingstijden en talen (verplicht)
- Gewenste servicenormen (verplicht)
- Link naar voorbeeldrapporten
- 3
Controleer de antwoorden in een intakegesprek
Week 1Solutions consultant · Team
Lees de antwoorden, voer een gesprek om de gaten te vullen en noteer wat de prospect zelf blijft doen. Ontbreken belangrijke antwoorden, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer ze.
Checklist
- Volumes getoetst aan de voorbeeldrapporten
- Systemen en toegang duidelijk
- Scope afgesproken
In te vullen velden
- Notities over de scope (verplicht)
- Open vragen
- 4
Reken bezetting en prijs door
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Workforce planner · Team
Reken de volumes en servicenormen om naar het benodigde aantal medewerkers, tel shrinkage en opstarttijd erbij en bepaal een prijs per uur, per medewerker of per contact.
Checklist
- Volume omgerekend naar bezetting
- Shrinkage en opstarttijd meegenomen
- Marge getoetst aan de doelstelling
In te vullen velden
- Benodigde medewerkers (verplicht)
- Prijsmodel (verplicht)
- Maandprijs (verplicht)
- Link naar de prijsberekening (verplicht)
- 5
Schrijf de offerte
Week 2Offerteschrijver · AI-agent
De offerteschrijver schrijft de offerte op basis van de intakeantwoorden en het prijsmodel: scope, bezetting, servicenormen, transitieplan en prijs.
In te vullen velden
- Conceptofferte (verplicht)
Gecontroleerd door: De operationeel directeur controleert de prijs, de servicenormen en de tekst, en keurt de offerte goed in stap 6.
- 6
Keur prijs, servicenormen en tekst goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Operationeel directeur · Team
Controleer of het team de servicenormen voor deze prijs kan halen, corrigeer het concept en keur de definitieve offerte goed.
Checklist
- Servicenormen haalbaar met deze bezetting
- Marge op of boven het minimum
- Tekst gecorrigeerd
In te vullen velden
- Link naar de definitieve offerte (verplicht)
Goedkeuring: Er gaat niets naar de prospect tot de operationeel directeur de prijs, de servicenormen en de tekst goedkeurt.
- 7
Presenteer de offerte
Week 3Business development manager · Team
Mail de goedgekeurde offerte naar de prospect, neem hem door in een gesprek, beantwoord zijn vragen en bied een pilot aan als hij twijfelt.
Checklist
- Offerte gemaild en gepresenteerd
- Vragen beantwoord
- Pilot besproken
In te vullen velden
- Gepresenteerd op (verplicht)
- Vragen van de prospect
- 8
Prospect legt zijn besluit vast
Week 3Contactpersoon prospect · Openbare link
Na het lezen van de gemailde offerte legt de prospect via de openbare link zijn besluit vast, wat hij anders zou willen en de startdatum van zijn voorkeur.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Redenen of wijzigingen
- Gewenste startdatum
Klaar wanneer
De prospect heeft de goedgekeurde offerte, en zijn besluit is vastgelegd met de redenen en een gewenste startdatum.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Offerteschrijver
Schrijft de offerte op basis van de intakeantwoorden en het bezettings- en prijsmodel.
Wat hij doet
- Leest de intakeantwoorden uit stap 2 en 3 en de bezetting en prijs uit stap 4
- Volgt de opbouw van de offerte uit de instructies van zijn stap
- Schrijft scope, bezetting, servicenormen, transitieplan en prijs in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de operationeel directeur het kan beoordelen
Gecontroleerd door: De operationeel directeur controleert de prijs, de servicenormen en de tekst, en keurt de offerte goed in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Baseer hem op de echte volumes en doelen van de prospect, en bepaal de prijs met een bezettingsmodel in plaats van op gevoel. Stap 2 tot en met 6 verzamelen de cijfers, rekenen bezetting en prijs door, schrijven de offerte en laten die goedkeuren voordat hij de deur uitgaat.
Reken volume en servicenormen om naar het aantal medewerkers dat u nodig hebt, tel shrinkage en opstarttijd erbij en kies dan een prijs per uur, per medewerker of per contact. Stap 4 legt het prijsmodel, de maandprijs en een link naar de berekening vast.
Vraag naar contactvolumes, openingstijden en talen, de huidige systemen, de gewenste servicenormen en piekperiodes. De prospect beantwoordt dit in stap 2 via een openbare link, en stap 3 vult de gaten in een gesprek.
Laat iemand die de operatie leidt de servicenormen toetsen aan de bezetting voordat de prospect ze ziet. Stap 6 is een goedkeuringscontrole: er gaat niets de deur uit tot de operationeel directeur de prijs, de servicenormen en de tekst goedkeurt.
Laat AI het eerste concept schrijven op basis van de intakeantwoorden en uw prijsmodel, en houd de toezeggingen bij mensen. In stap 5 schrijft de offerteschrijver de offerte, en in stap 6 corrigeert en keurt de operationeel directeur die goed.
Stuur de goedgekeurde offerte, presenteer hem in een gesprek en vraag het besluit schriftelijk, met de redenen. Stap 7 legt de presentatie en de vragen vast, en in stap 8 legt de prospect zijn besluit en gewenste startdatum vast via een openbare link.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.