Accountantskantoor · Samenstelpraktijk
Jaarrekening opstellen
Stel de jaarrekening van elke klant op dezelfde manier op, van jaarverzoek tot indiening, zonder stukken of handtekeningen na te jagen per e-mail. De klant deelt stukken en keurt de jaarrekening goed via één openbare link, en niets gaat naar de klant voordat de partner het heeft goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 6 tot 8 weken
- Hoe vaak: Eén keer per jaar voor elke klant
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Jaarstukken komen maandenlang binnen, en het dossier ligt steeds weer stil.
De jaarrekening gaat naar de klant voordat de partner ernaar heeft gekeken.
De directeur krijgt een jaarrekening zonder uitleg.
De getekende jaarrekening komt per post terug, of helemaal niet.
Met dit sjabloon
De klant vinkt elk stuk af op één link, en hiaten zijn zichtbaar voordat het werk begint.
De jaarrekening wacht bij de goedkeuringscontrole van de partner.
Een AI-agent schrijft een samenvatting in gewone taal, en de relatiebeheerder corrigeert hem.
De directeur keurt goed via de openbare link en deelt daar de getekende jaarrekening.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Het boekjaar van de klant is voorbij. De relatiebeheerder start een uitvoering met de klantnaam, de balansdatum en de uiterste indieningsdatum.
- 1
Verstuur het jaarverzoek
Week 1Relatiebeheerder · Team
Stuur de klant de jaarchecklist voor zijn soort bedrijf met de openbare link naar de uitvoering, en spreek af wanneer de stukken klaar zijn.
Checklist
- Checklist past bij het soort bedrijf
- Openbare link naar de directeur gestuurd
- Jaarrekening van vorig jaar in het klantdossier
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Balansdatum (verplicht)
- Uiterste indieningsdatum (verplicht)
- 2
Deel de jaarstukken
Week 1 tot 3Directeur van de klant · Openbare link
Via de openbare link vinkt de klant elk stuk af zodra het klaar is, deelt hij een link naar de map en beantwoordt hij de jaarvragen over het bedrijf.
Checklist
- Bank- en leningafschriften per balansdatum
- Voorraadtelling per balansdatum
- Openstaande debiteuren en crediteuren
- Gekochte of verkochte bedrijfsmiddelen
In te vullen velden
- Link naar de jaarstukken (verplicht)
- Veranderingen in het bedrijf dit jaar (verplicht)
- 3
Stel de conceptjaarrekening op
Week 3 tot 5Assistent-accountant · Team
Boek de eindejaarscorrecties, stem elke balanspost af en stel de conceptjaarrekening op met de specificaties. Ontbreken er stukken, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer welke.
Checklist
- Balansposten afgestemd
- Overlopende posten en afschrijvingen geboekt
- Voorraad en onderhanden werk gewaardeerd
- Vergelijkende cijfers sluiten aan op vorig jaar
In te vullen velden
- Link naar de conceptjaarrekening (verplicht)
- Link naar het werkdossier (verplicht)
- Resultaat voor belastingen (verplicht)
- Belangrijke inschattingen en correcties (verplicht)
- 4
Schrijf de samenvatting voor de klant
Week 5Samenvattingsschrijver · AI-agent
De samenvattingsschrijver schrijft een samenvatting van het jaar in gewone taal: het resultaat, de belangrijkste verschillen met vorig jaar en de punten om te bespreken.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting voor de klant (verplicht)
Gecontroleerd door: De relatiebeheerder corrigeert de samenvatting in stap 5, voordat de partner de jaarrekening goedkeurt in stap 6.
- 5
Review de jaarrekening
Verborgen voor de openbare linkWeek 5Relatiebeheerder · Team
Review de jaarrekening, het werkdossier en de inschattingen, werk de reviewpunten af met de assistent-accountant en corrigeer de samenvatting.
Checklist
- Reviewpunten afgewerkt met de assistent-accountant
- Inschattingen onderbouwd in het werkdossier
- Samenvatting gecorrigeerd
In te vullen velden
- Reviewpunten
- 6
Keur de jaarrekening goed voor de klant
Verborgen voor de openbare linkWeek 6Partner · Team
Lees de jaarrekening en de reviewpunten, en keur de jaarrekening goed voordat hij naar de klant gaat.
Checklist
- Jaarrekening sluit aan op het werkdossier
- Toelichting volledig
- Continuïteit beoordeeld
In te vullen velden
- Notities van de partner
Goedkeuring: De jaarrekening gaat pas naar de klant als de partner hem heeft goedgekeurd.
- 7
Bespreek de jaarrekening met de klant
Week 6Relatiebeheerder · Team
Stuur de goedgekeurde jaarrekening en de samenvatting, loop ze met de directeur door in een gesprek en noteer zijn vragen.
Checklist
- Jaarrekening en samenvatting verstuurd
- Gesprek gehouden
In te vullen velden
- Datum van het gesprek (verplicht)
- Vragen van de klant
- 8
Keur de jaarrekening goed en teken
Week 6 tot 7Directeur van de klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de directeur dat hij de jaarrekening goedkeurt die de relatiebeheerder in stap 7 stuurde, legt hij de datum van goedkeuring vast en deelt hij een link naar de getekende jaarrekening en bevestigingsbrief.
In te vullen velden
- Datum van goedkeuring (verplicht)
- Getekend door (verplicht)
- Link naar de getekende jaarrekening (verplicht)
- 9
Dien de jaarrekening in en sluit het jaar af
Week 7Assistent-accountant · Team
Controleer de handtekeningen, dien de jaarrekening in waar de klant dat moet doen, boek de saldi door naar het nieuwe jaar en archiveer het werkdossier.
Checklist
- Getekende jaarrekening gecontroleerd
- Jaarrekening ingediend waar nodig
- Saldi doorgeboekt
- Werkdossier gearchiveerd
In te vullen velden
- Datum van indiening
- Kenmerk van de indiening
Klaar wanneer
De directeur heeft de jaarrekening goedgekeurd en getekend, de jaarrekening is ingediend waar dat moet, en de saldi zijn doorgeboekt naar het nieuwe jaar.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Samenvattingsschrijver
Schrijft een samenvatting van de jaarrekening in gewone taal voor de klant.
Wat hij doet
- Leest de winst, de inschattingen en de veranderingen die in de uitvoering zijn ingevuld
- Volgt het format uit de instructies van zijn stap
- Schrijft de conceptsamenvatting in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de review kan beginnen
Gecontroleerd door: De relatiebeheerder corrigeert de samenvatting in stap 5, voordat de partner de jaarrekening goedkeurt in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Stuur een jaarchecklist die past bij het bedrijf, en laat de klant elk stuk op één plek afvinken en delen. Stap 1 verstuurt de checklist met de openbare link, en in stap 2 werkt de klant hem af en beantwoordt hij de jaarvragen.
Scheid de inhoudelijke review van de goedkeuring door de partner. In stap 5 werkt de relatiebeheerder de reviewpunten af met de assistent-accountant, en stap 6 is een goedkeuringscontrole waarin de partner de jaarrekening goedkeurt voordat de klant hem ziet.
Leg elke goedkeuring vast bij de jaarrekening zelf, met naam en datum. Stap 6 legt de goedkeuring van de partner vast, en in stap 8 legt de directeur de datum van goedkeuring, zijn naam en de link naar de getekende jaarrekening vast.
Laat AI een samenvatting in gewone taal schrijven op basis van de cijfers en inschattingen, en laat een mens die controleren. In stap 4 schrijft de samenvattingsschrijver de samenvatting, en in stap 5 corrigeert de relatiebeheerder hem voordat hij met de jaarrekening meegaat.
Draai het jaarwerk van elke klant als eigen uitvoering, met de balansdatum en de uiterste indieningsdatum vanaf dag één vastgelegd. Stap 1 legt beide data vast, en de uitvoeringen laten zien welke klanten wachten op stukken, op review of op de handtekening van de directeur.
Maak de getekende jaarrekening een verplicht onderdeel van de goedkeuringsstap van de klant. In stap 8 kan de directeur de stap niet afronden zonder de link naar de getekende jaarrekening, en in stap 9 controleert de assistent-accountant de handtekeningen vóór de indiening.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.