Softwarebureau · Financiën
Facturatie op nacalculatie
Verstuur maandfacturen die klanten betalen in plaats van betwisten. Uren worden aan het budget getoetst voordat er iets de deur uitgaat, een AI-agent stelt het urenrapport op, en de klant keurt de uren goed via een openbare link voordat de factuur bestaat.
- Doorlooptijd: 3 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Elke maand, voor elk project op nacalculatie
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Facturen gaan de deur uit met één urentotaal en geen toelichting.
De klant betwist de uren nadat de factuur is verstuurd.
Het budget raakt op zonder waarschuwing.
De projectmanager is elke maand een dag kwijt aan urenrapporten.
Met dit sjabloon
De klant krijgt een urenrapport per functie, met wat er is opgeleverd.
De klant keurt de uren goed of bevraagt ze voordat de factuur bestaat.
Elk maandrapport laat het verbruikte budget zien.
Een AI-agent stelt het rapport op, en de projectmanager controleert het.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De maand eindigt voor een project dat op nacalculatie wordt gefactureerd. De projectmanager start een uitvoering met de klant, het project en de maand.
- 1
Sluit de urenstaten van de maand af
Verborgen voor de openbare linkDag 1Projectmanager · Team
Zorg dat elke developer zijn uren van de maand heeft ingevuld, met een ticket of taak bij elke boeking, en link het urenoverzicht.
Checklist
- Elke developer heeft zijn uren ingevuld
- Elke boeking gekoppeld aan een ticket
- Niet-factureerbare uren gemarkeerd
In te vullen velden
- Link naar het urenoverzicht (verplicht)
- Factureerbare uren (verplicht)
- Niet-factureerbare uren
- 2
Toets de uren aan budget en scope
Verborgen voor de openbare linkDag 2Projectmanager · Team
Vergelijk de uren met het budget, de afgesproken tarieven en het geleverde werk. Boek uren voor het oplossen van uw eigen fouten op garantie, en noteer wat de klant vóór de factuur moet horen.
Checklist
- Uren kloppen met het geleverde werk
- Garantie-uren eruit gehaald
- Tarieven kloppen met het contract
In te vullen velden
- Uren per functie of ticketgroep (verplicht)
- Verbruikt budget in procenten (verplicht)
- Punten voor de klant
- 3
Stel het urenrapport op
Dag 2Urenrapportschrijver · AI-agent
De urenrapportschrijver stelt het maandrapport voor de klant op uit de cijfers en notities in de uitvoering: uren per functie, wat er is opgeleverd, het verbruikte budget en de vooruitblik op volgende maand.
In te vullen velden
- Concepturenrapport (verplicht)
Gecontroleerd door: De projectmanager controleert elk getal en keurt het rapport goed in stap 4.
- 4
Keur het urenrapport goed
Dag 3Projectmanager · Team
Controleer elk getal in het concept tegen het urenoverzicht, verbeter de tekst, keur het goed en mail het definitieve rapport naar de klant.
Checklist
- Cijfers kloppen met het urenoverzicht
- Geleverd werk beschreven in de taal van de klant
- Budgetvooruitblik realistisch
In te vullen velden
- Link naar het definitieve urenrapport (verplicht)
Goedkeuring: De goedkeuringsstap van de klant blijft vergrendeld tot de projectmanager het urenrapport goedkeurt.
- 5
Klant keurt de uren goed
Dag 3 tot 5Contactpersoon klant · Openbare link
De klant leest het urenrapport dat de projectmanager heeft gemaild, en keurt via de openbare link de uren goed of noemt de boekingen die hij betwist.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Betwiste boekingen
- Inkoopordernummer
- 6
Handel vragen af en bevestig de te factureren uren
Verborgen voor de openbare linkDag 4 tot 6Projectmanager · Team
Licht elke betwiste boeking toe of corrigeer hem, en leg vast wat is afgesproken. Bevestig daarna het totaal dat gefactureerd wordt.
Checklist
- Elke vraag beantwoord
- Afgesproken totaal bevestigd met de klant
In te vullen velden
- Te factureren uren (verplicht)
- Wat is afgesproken
Goedkeuring: Er gaat geen factuur de deur uit tot de projectmanager de te factureren uren bevestigt.
- 7
Verstuur de factuur
Dag 5 tot 7Financieel manager · Team
Maak de factuur voor de bevestigde uren met het inkoopordernummer, verstuur hem en leg de vervaldatum vast.
Checklist
- Uren en tarief kloppen met het bevestigde totaal
- Inkoopordernummer op de factuur
- Verstuurd naar het factuuradres van de klant
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Factuurbedrag (verplicht)
- Vervaldatum (verplicht)
Klaar wanneer
De klant heeft de uren goedgekeurd, en de factuur daarvoor is verstuurd met de vervaldatum vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Urenrapportschrijver
Maakt van de uren en notities van de maand een rapport dat de klant kan lezen.
Wat hij doet
- Leest de uren, budgetcijfers en notities in de uitvoering
- Groepeert de uren per functie of ticketgroep
- Schrijft wat er is opgeleverd en de vooruitblik op volgende maand
- Rondt zijn stap af, zodat de projectmanager kan beoordelen
Gecontroleerd door: De projectmanager controleert elk getal en keurt het rapport goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Toets de uren van de maand aan het budget en het geleverde werk, stuur een helder urenrapport en factureer alleen wat de klant heeft gezien. Dit sjabloon doet dat in volgorde, van het afsluiten van de urenstaten in stap 1 tot het versturen van de factuur in stap 7.
Laat de uren per functie zien met wat er is opgeleverd, en laat de klant boekingen bevragen voordat de factuur bestaat. In stap 5 keurt de klant de uren goed of noemt hij de boekingen die hij betwist via de openbare link, en stap 6 handelt die af voordat er iets wordt gefactureerd.
Uren per functie of ticketgroep, wat er is opgeleverd, het verbruikte budget en een vooruitblik op de komende maand. In stap 3 stelt de urenrapportschrijver precies dat op uit de cijfers in de uitvoering, en in stap 4 controleert de projectmanager elk getal.
Vergelijk de uren elke maand met het budget en zeg het in het rapport, niet pas als het budget op is. In stap 2 legt de projectmanager het verbruikte budget en de punten voor de klant vast, en het urenrapport in stap 3 neemt beide op.
Laat AI de uren en notities omzetten in een leesbaar rapport, en houd de cijfers en de factuur bij mensen. De urenrapportschrijver stelt het op in stap 3, en stap 4 is een goedkeuringscontrole waarin de projectmanager het controleert voordat de klant het ziet.
Controleer elke maand welke uren naar het oplossen van uw eigen fouten gingen en boek ze op garantie. Stap 2 heeft die controle op de checklist, en stap 6 is een goedkeuringscontrole die de factuur tegenhoudt tot de projectmanager de te factureren uren bevestigt.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.