Accountantskantoor · Fiscaal
Brieven van de belastingautoriteit beantwoorden
Beantwoord elke brief van de belastingautoriteit vóór de termijn, met de feiten gecontroleerd en de klant aan boord. De klant deelt de brief en keurt het antwoord goed via één openbare link, en niets gaat naar de belastingautoriteit voordat de fiscaal manager het heeft goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 1 tot 3 weken, plus de reactietijd van de belastingautoriteit
- Hoe vaak: Voor elke brief die een klant ontvangt
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Brieven liggen in een inbox tot iemand de termijn opmerkt.
De klant stuurt één pagina van de brief en vergeet de rest.
Antwoorden gaan naar de belastingautoriteit zonder tweede blik.
De klant hoort pas van het antwoord als het al verstuurd is.
Met dit sjabloon
Elke brief is een uitvoering, met de termijn vastgelegd op dag 1.
De klant deelt elke pagina en de eerdere brieven via één openbare link.
Elk antwoord wacht bij de goedkeuringscontrole van de fiscaal manager.
De klant keurt het antwoord goed via de openbare link voordat het weggaat.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant meldt een brief van de belastingautoriteit. De administratief medewerker start een uitvoering met de klant, het soort brief en de antwoordtermijn.
- 1
Registreer de brief en deel de klantlink
Dag 1Administratief medewerker · Team
Leg de brief en de termijn vast, en stuur de klant de openbare link naar de uitvoering, zodat hij de volledige brief en de achtergrond kan delen.
Checklist
- Termijn uit de brief overgenomen
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Fiscaal medewerker toegewezen
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Soort brief (verplicht)
- Antwoordtermijn (verplicht)
- Bedrag in kwestie
- 2
Deel de brief en de achtergrond
Dag 1 tot 3Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link deelt de klant een link naar elke pagina van de brief en naar eerdere brieven, en vertelt hij wat hij over de kwestie weet.
Checklist
- Elke pagina van de brief gedeeld
- Eerdere brieven gedeeld
- Al gedane betalingen genoemd
In te vullen velden
- Link naar de brief (verplicht)
- Wat de klant erover weet (verplicht)
- 3
Analyseer de brief en stel de aanpak voor
Verborgen voor de openbare linkDag 3 tot 5Fiscaal medewerker · Team
Vergelijk de brief met de aangifte en het werkdossier, bepaal wat de belastingautoriteit vraagt en stel voor of u instemt, toelicht, bezwaar maakt of uitstel vraagt.
Checklist
- Brief vergeleken met de ingediende aangifte
- Cijfers nagerekend
- Termijn nog haalbaar
In te vullen velden
- Voorgestelde aanpak (verplicht)
- Feiten en cijfers (verplicht)
- Link naar de onderbouwing
- 4
Schrijf het antwoord en de uitleg voor de klant
Dag 5Antwoordschrijver · AI-agent
De antwoordschrijver schrijft het antwoord aan de belastingautoriteit en een korte uitleg voor de klant, op basis van de aanpak, de feiten en de cijfers uit stap 3.
In te vullen velden
- Conceptantwoord aan de belastingautoriteit (verplicht)
- Conceptuitleg voor de klant (verplicht)
Gecontroleerd door: De fiscaal manager corrigeert beide concepten en keurt het antwoord goed in stap 5.
- 5
Review en keur het antwoord goed
Verborgen voor de openbare linkDag 6Fiscaal manager · Team
Toets de aanpak aan de aangifte en het werkdossier, corrigeer beide concepten en keur het antwoord goed.
Checklist
- Aanpak onderbouwd door aangifte en werkdossier
- Cijfers gecontroleerd
- Beide concepten gecorrigeerd
In te vullen velden
- Reviewnotities
Goedkeuring: Er gaat niets naar de belastingautoriteit of de klant tot de fiscaal manager de aanpak en het antwoord goedkeurt.
- 6
Keur het antwoord goed
Dag 6 tot 8Contactpersoon bij de klant · Openbare link
De fiscaal medewerker mailt de klant het goedgekeurde antwoord en de uitleg. Via de openbare link bevestigt de klant de feiten, legt hij zijn beslissing vast en noteert hij eventuele correcties.
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Correcties op de feiten
- 7
Verstuur het antwoord en plan de opvolging
Dag 8Fiscaal medewerker · Team
Zodra stap 6 het akkoord van de klant laat zien, verstuurt u het antwoord via het kanaal van de belastingautoriteit, legt u datum en kenmerk vast en noteert u wanneer u een reactie verwacht.
Checklist
- Akkoord van de klant in stap 6 gecontroleerd
- Antwoord vóór de termijn verstuurd
- Kopie in het klantdossier
In te vullen velden
- Verstuurd op (verplicht)
- Kenmerk (verplicht)
- Opvolgdatum (verplicht)
- 8
Leg de uitkomst vast en sluit de zaak af
Bij de reactie van de belastingautoriteitFiscaal manager · Team
Leg de beslissing van de belastingautoriteit vast, regel een eventuele betaling of correctie met de klant en noteer wat er in de aangifte van volgend jaar moet veranderen. Zet de uitvoering op geblokkeerd met de reden, zolang u op de reactie wacht.
Checklist
- Klant geïnformeerd over de uitkomst
- Betaling of correctie geregeld
In te vullen velden
- Uitkomst (verplicht)
- Te betalen bedrag na de uitkomst
- Les voor de aangifte van volgend jaar
Klaar wanneer
Het antwoord is vóór de termijn verstuurd, de beslissing van de belastingautoriteit is vastgelegd en een eventuele betaling of correctie is geregeld.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Antwoordschrijver
Schrijft het concept van het antwoord aan de belastingautoriteit en een uitleg in gewone taal voor de klant.
Wat hij doet
- Leest het soort brief, de aanpak, de feiten en de cijfers in de uitvoering
- Volgt de briefformats uit de instructies van zijn stap
- Schrijft beide concepten in zijn stap
Gecontroleerd door: De fiscaal manager corrigeert beide concepten en keurt het antwoord goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Geef elke brief een eigen uitvoering, met de termijn uit de brief vanaf dag 1 vastgelegd. Stap 1 legt het soort brief en de antwoordtermijn vast, en stap 8 houdt de uitvoering open, op geblokkeerd, tot de belastingautoriteit reageert.
Vraag elke pagina en de voorgeschiedenis op één plek op, op de dag dat u van de brief hoort. In stap 2 deelt de klant via de openbare link een link naar de volledige brief en eerdere brieven, en vertelt hij wat hij weet.
Zet de review van de fiscaal manager tussen het concept en de belastingautoriteit. Stap 5 is een goedkeuringscontrole: er gaat niets naar de belastingautoriteit of de klant tot de fiscaal manager de aanpak en het antwoord goedkeurt.
Laat AI het eerste concept schrijven op basis van de feiten die uw team vastlegde, en houd het standpunt bij de fiscaal manager. In stap 4 schrijft de antwoordschrijver het antwoord en de uitleg voor de klant, en in stap 5 corrigeert de fiscaal manager beide en keurt hij ze goed.
Stuur de klant het goedgekeurde antwoord en vraag een vastgelegde beslissing voordat er iets weggaat. In stap 6 bevestigt de klant de feiten en legt hij zijn beslissing vast via de openbare link, en in stap 7 controleert de fiscaal medewerker die vóór verzending.
Leg vast waardoor elke brief kwam en wat er moet veranderen. Stap 8 legt de beslissing van de belastingautoriteit en de les voor de aangifte van volgend jaar vast, zodat de medewerker die volgend seizoen ziet.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.