Cabinet comptable · Fiscal
Réponse aux courriers de l'administration fiscale
Répondez à chaque courrier de l'administration fiscale avant l'échéance, avec des faits vérifiés et le client informé. Le client partage le courrier et approuve la réponse via un seul lien public, et rien ne part à l'administration avant l'approbation du responsable fiscal.
- Durée: 1 à 3 semaines, plus le délai de réponse de l'administration
- Fréquence: Pour chaque courrier reçu par un client
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les courriers restent dans une boîte mail jusqu'à ce que quelqu'un remarque l'échéance.
Le client envoie une page du courrier et oublie le reste.
Les réponses partent à l'administration sans seconde lecture.
Le client découvre la réponse une fois envoyée.
Avec le modèle
Chaque courrier est une exécution, avec son échéance notée le premier jour.
Le client partage toutes les pages et les courriers précédents via un seul lien public.
Chaque réponse attend au contrôle d'approbation du responsable fiscal.
Le client approuve la réponse via le lien public avant son envoi.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un client signale un courrier de l'administration fiscale. L'assistant administratif lance une exécution avec le client, le type de courrier et le délai de réponse.
- 1
Enregistrer le courrier et partager le lien client
Jour 1Assistant administratif · Équipe
Enregistrez le courrier et son échéance, et envoyez au client le lien public de l'exécution pour qu'il partage le courrier complet et le contexte.
Checklist
- Échéance reprise du courrier
- Lien public envoyé au contact client
- Préparateur fiscal désigné
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Type de courrier (obligatoire)
- Délai de réponse (obligatoire)
- Montant en jeu
- 2
Partager le courrier et le contexte
Jours 1 à 3Contact client · Lien public
Via le lien public, le client partage un lien vers toutes les pages du courrier et les courriers précédents, et indique ce qu'il sait du dossier.
Checklist
- Toutes les pages du courrier partagées
- Courriers précédents partagés
- Paiements déjà faits indiqués
Champs à remplir
- Lien vers le courrier (obligatoire)
- Ce que le client en sait (obligatoire)
- 3
Analyser le courrier et proposer l'approche
Masqué sur le lien publicJours 3 à 5Préparateur fiscal · Équipe
Comparez le courrier à la déclaration et au dossier de travail, identifiez ce que demande l'administration et proposez d'accepter, d'expliquer, de contester ou de demander un délai.
Checklist
- Courrier comparé à la déclaration déposée
- Chiffres recalculés
- Échéance encore tenable
Champs à remplir
- Approche proposée (obligatoire)
- Faits et chiffres (obligatoire)
- Lien vers les justificatifs
- 4
Rédiger la réponse et l'explication pour le client
Jour 5Rédacteur de réponses · Agent IA
Le rédacteur de réponses rédige la réponse à l'administration et une courte explication pour le client à partir de l'approche, des faits et des chiffres de l'étape 3.
Champs à remplir
- Projet de réponse à l'administration (obligatoire)
- Projet d'explication pour le client (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable fiscal corrige les deux projets et approuve la réponse à l'étape 5.
- 5
Revoir et approuver la réponse
Masqué sur le lien publicJour 6Responsable fiscal · Équipe
Confrontez l'approche à la déclaration et au dossier de travail, corrigez les deux projets et approuvez la réponse.
Checklist
- Approche étayée par la déclaration et le dossier de travail
- Chiffres vérifiés
- Les deux projets corrigés
Champs à remplir
- Notes de revue
Approbation: Rien ne part à l'administration ni au client tant que le responsable fiscal n'a pas approuvé l'approche et la réponse.
- 6
Approuver la réponse
Jours 6 à 8Contact client · Lien public
Le préparateur fiscal envoie par e-mail au client la réponse approuvée et l'explication. Via le lien public, le client confirme les faits, enregistre sa décision et note ses corrections.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Corrections des faits
- 7
Envoyer la réponse et fixer le suivi
Jour 8Préparateur fiscal · Équipe
Dès que l'étape 6 montre l'accord du client, envoyez la réponse par le canal de l'administration, enregistrez la date et la référence, et notez quand vous attendez une réponse.
Checklist
- Accord du client à l'étape 6 vérifié
- Réponse envoyée avant l'échéance
- Copie au dossier du client
Champs à remplir
- Date d'envoi (obligatoire)
- Référence (obligatoire)
- Date de suivi (obligatoire)
- 8
Enregistrer l'issue et clore le dossier
À la réponse de l'administrationResponsable fiscal · Équipe
Enregistrez la décision de l'administration, réglez avec le client tout paiement ou correction, et notez ce qui doit changer dans la déclaration de l'an prochain. En attendant la réponse, marquez l'exécution comme bloquée avec le motif.
Checklist
- Client informé de l'issue
- Paiement ou correction réglé
Champs à remplir
- Issue (obligatoire)
- Montant à payer après l'issue
- Enseignement pour la déclaration de l'an prochain
Terminé quand
La réponse est envoyée avant l'échéance, la décision de l'administration est enregistrée et tout paiement ou correction est réglé.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de réponses
Rédige la réponse à l'administration fiscale et une explication simple pour le client.
Ce qu'il fait
- Lit le type de courrier, l'approche, les faits et les chiffres dans l'exécution
- Suit les formats de courrier indiqués dans les instructions de son étape
- Rédige les deux projets dans son étape
Contrôle humain: Le responsable fiscal corrige les deux projets et approuve la réponse à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Donnez à chaque courrier sa propre exécution, avec l'échéance du courrier notée dès le premier jour. L'étape 1 enregistre le type de courrier et le délai de réponse, et l'étape 8 garde l'exécution ouverte, marquée bloquée, jusqu'à la réponse de l'administration.
Demandez toutes les pages et l'historique au même endroit, le jour où vous apprenez l'existence du courrier. À l'étape 2, le client partage via le lien public un lien vers le courrier complet et les courriers précédents, et indique ce qu'il sait.
Placez la revue du responsable fiscal entre le projet et l'administration. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : rien ne part à l'administration ni au client tant que le responsable fiscal n'a pas approuvé l'approche et la réponse.
Laissez l'IA rédiger le premier jet à partir des faits notés par votre équipe, et gardez la position pour le responsable fiscal. À l'étape 4, le rédacteur de réponses rédige la réponse et l'explication pour le client, et à l'étape 5 le responsable fiscal corrige et approuve les deux.
Envoyez au client la réponse approuvée et demandez une décision enregistrée avant tout envoi. À l'étape 6, le client confirme les faits et enregistre sa décision via le lien public, et à l'étape 7 le préparateur fiscal la vérifie avant l'envoi.
Notez ce qui a causé chaque courrier et ce qui doit changer. L'étape 8 enregistre la décision de l'administration et l'enseignement pour la déclaration de l'an prochain, pour que le préparateur le voie à la saison suivante.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.