Cabinet comptable · Qualité
Contrôle qualité des dossiers
Revoyez les dossiers terminés de la même façon à chaque fois, pour que les constats mènent à des corrections au lieu de rester dans les notes d'un réviseur. Chaque revue enregistre la checklist, les constats et la réponse du collaborateur, et un associé qualité valide le résultat.
- Durée: 2 à 4 semaines
- Fréquence: Pour chaque dossier choisi, chaque trimestre
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les revues de dossiers se font quand quelqu'un a le temps, et personne ne sait quels dossiers ont été vus.
Les constats restent dans les notes du réviseur, et le collaborateur l'apprend des mois plus tard.
Personne ne vérifie que les corrections ont été faites.
Les mêmes constats reviennent chaque année.
Avec le modèle
Chaque revue est une exécution, avec le dossier, le réviseur et la note enregistrés.
Le collaborateur reçoit un rapport écrit et répond à chaque constat.
La revue reste ouverte jusqu'à ce que l'associé qualité fixe les actions et que les corrections soient enregistrées.
Les constats récurrents rejoignent les checklists et la formation du cabinet.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
Démarre quand
Un dossier terminé est choisi pour un contrôle. L'associé qualité lance une exécution avec le client, la mission et le collaborateur.
- 1
Choisir le dossier et désigner un réviseur
Semaine 1Associé qualité · Équipe
Choisissez le dossier à revoir, désignez un réviseur qui n'y a pas travaillé et partagez-lui le lien vers le dossier.
Checklist
- Le réviseur n'a pas travaillé sur le dossier
- Lien vers le dossier partagé avec le réviseur
Champs à remplir
- Client et mission (obligatoire)
- Type de mission (obligatoire)
- Collaborateur (obligatoire)
- Réviseur (obligatoire)
- 2
Revoir le dossier avec la checklist
Semaines 1 à 2Réviseur · Équipe
Parcourez la checklist de revue du cabinet pour ce type de mission, et enregistrez chaque constat avec sa gravité et la correction demandée.
Checklist
- La lettre de mission couvre les travaux faits
- Contrôles d'acceptation au dossier
- Le dossier de travail étaye les chiffres
- Revue et visas enregistrés
Champs à remplir
- Lien vers le dossier (obligatoire)
- Constats (obligatoire)
- Note globale (obligatoire)
- 3
Rédiger le rapport de constats
Semaine 2Rédacteur de constats · Agent IA
Le rédacteur de constats transforme les constats du réviseur en un court rapport pour le collaborateur : ce qui a été bien fait et, pour chaque constat, sa gravité et la correction demandée.
Champs à remplir
- Projet de rapport (obligatoire)
Contrôle humain: Le réviseur corrige le rapport à l'étape 4 avant qu'il parte chez le collaborateur.
- 4
Vérifier et envoyer le rapport de constats
Semaine 2Réviseur · Équipe
Corrigez le projet pour que chaque constat soit exact et formulé avec justesse, puis envoyez-le au collaborateur.
Checklist
- Chaque constat repris
- Gravité conforme à la revue
- Formulation factuelle
Champs à remplir
- Date d'envoi au collaborateur (obligatoire)
- 5
Répondre aux constats
Semaine 3Collaborateur · Équipe
Acceptez ou expliquez chaque constat, et indiquez comment et quand vous le corrigerez, dans ce dossier ou dans le suivant.
Champs à remplir
- Réponse aux constats (obligatoire)
- Correction nécessaire dans ce dossier
- Corrections faites avant le
- 6
Décider du résultat
Semaine 3Associé qualité · Équipe
Lisez les constats et la réponse, confirmez la note et fixez les actions, chacune avec un responsable et une date.
Checklist
- Réponse prise en compte
- Note confirmée
- Chaque action a un responsable et une date
Champs à remplir
- Note finale (obligatoire)
- Actions convenues (obligatoire)
Approbation: La revue n'est pas close tant que l'associé qualité n'a pas confirmé la note et les actions.
- 7
Corriger le dossier
Semaine 4Collaborateur · Équipe
Faites les corrections convenues dans ce dossier et notez où elles se trouvent.
Checklist
- Corrections convenues faites
- Réviseur prévenu
Champs à remplir
- Lien vers le dossier de travail corrigé
- 8
Enregistrer les enseignements pour l'équipe
Semaine 4Associé qualité · Équipe
Intégrez les constats récurrents aux checklists ou au plan de formation du cabinet, pour que les prochains dossiers ne les répètent pas.
Checklist
- Checklist mise à jour si besoin
- Thème de formation ajouté si besoin
Champs à remplir
- Enseignements pour l'équipe (obligatoire)
Terminé quand
Le dossier est revu et noté, le collaborateur a répondu, les corrections convenues sont faites et les enseignements sont intégrés aux checklists ou à la formation.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de constats
Transforme les constats du réviseur en un rapport court et factuel pour le collaborateur.
Ce qu'il fait
- Lit les constats, la note et les informations de mission dans l'exécution
- Suit le format de rapport indiqué dans les instructions de son étape
- Rédige le projet de rapport dans son étape
Contrôle humain: Le réviseur corrige le rapport à l'étape 4 avant qu'il parte chez le collaborateur.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Revoyez chaque trimestre un échantillon de dossiers terminés, par un réviseur qui n'y a pas travaillé. L'étape 1 choisit le dossier et désigne un réviseur indépendant, et l'étape 2 le revoit avec la checklist du cabinet pour ce type de mission.
Vérifiez les mêmes points dans chaque dossier : lettre de mission, acceptation du client, dossier de travail et visas de revue. L'étape 2 contient cette checklist et enregistre chaque constat avec sa gravité et la correction demandée.
Demandez une réponse écrite à chaque constat et convenez d'actions datées. À l'étape 5 le collaborateur répond, l'étape 6 est un contrôle d'approbation où l'associé qualité fixe les actions, et l'étape 7 enregistre les corrections.
Laissez l'IA transformer les notes du réviseur en un rapport clair, et faites-le vérifier par le réviseur avant l'envoi. À l'étape 3, le rédacteur de constats rédige le rapport, et à l'étape 4 le réviseur le corrige et l'envoie au collaborateur.
Gardez ensemble, pour chaque revue, la checklist, les constats, la réponse et la décision. Chaque exécution enregistre qui a revu le dossier, la note et les actions convenues, et l'étape 6 enregistre la validation de l'associé qualité avec nom et heure.
Repérez les constats qui reviennent d'un dossier à l'autre, et adaptez la checklist ou le plan de formation. L'étape 8 enregistre les enseignements et indique si la checklist ou la formation a été mise à jour.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.