Opérations de clinique médicale · Conformité
Renouvellement des habilitations du personnel
Renouvelez chaque inscription, attestation aux gestes d'urgence et autre habilitation du personnel avant son expiration, au lieu de le découvrir lors d'un audit. Le professionnel enregistre le renouvellement via un lien public, le coordinateur des habilitations le vérifie à la source, et le directeur de clinique décide avant l'échéance.
- Durée: 1 à 3 mois
- Fréquence: Pour chaque inscription ou attestation du personnel qui arrive à échéance
- Étapes: 6 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les dates d'expiration sont dans un tableur que personne ne consulte avant l'audit.
Le personnel reçoit relance sur relance par e-mail.
Les renouvellements sont acceptés sur simple photocopie.
Une habilitation expirée est découverte quand le professionnel a déjà assuré des gardes.
Avec le modèle
Chaque renouvellement lance une exécution 90 jours avant l'échéance, avec un seul responsable.
Le professionnel enregistre le renouvellement via un lien, et le coordinateur voit quand c'est fait.
Chaque renouvellement est vérifié à la source, avec la date et la référence enregistrées.
Le directeur de clinique décide avant l'échéance, et la décision est enregistrée.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Une inscription ou une attestation d'un membre du personnel expire dans 90 jours selon le suivi des renouvellements. Le coordinateur des habilitations lance une exécution avec l'habilitation et sa date d'expiration.
- 1
Lancer le renouvellement et envoyer le lien
90 jours avant l'échéanceCoordinateur des habilitations · Équipe
Renseignez l'habilitation, sa date d'expiration actuelle et le poste du professionnel, et envoyez-lui par e-mail quelle habilitation expire, quand, et ce que demande le renouvellement, avec le lien public de l'exécution.
Checklist
- Échéance et lien public envoyés au professionnel
- Directeur de clinique informé de l'échéance
Champs à remplir
- Habilitation (obligatoire)
- Date d'expiration actuelle (obligatoire)
- Poste (obligatoire)
- E-mail du professionnel (obligatoire)
- 2
Renouveler et partager les nouvelles informations
Jours 1 à 60Professionnel concerné · Lien public
Le professionnel effectue le renouvellement auprès de l'ordre ou de l'organisme de formation. Ensuite, via le lien public, il saisit la nouvelle date d'expiration et les heures de formation, et partage un lien vers l'attestation renouvelée.
Checklist
- Formation ou examen de renouvellement terminé
- Frais de renouvellement payés
Champs à remplir
- Nouvelle date d'expiration (obligatoire)
- Heures de formation continue
- Lien vers l'attestation renouvelée (obligatoire)
- 3
Contrôler les informations du renouvellement
Quand l'étape 2 est terminéeContrôleur de renouvellements · Agent IA
Le contrôleur de renouvellements compare la nouvelle date d'expiration, les heures de formation et le lien aux exigences de cette habilitation, et note ce qui correspond et ce que le coordinateur doit encore vérifier.
Champs à remplir
- Note de contrôle (obligatoire)
Contrôle humain: Le coordinateur des habilitations vérifie le renouvellement à la source à l'étape 4.
- 4
Vérifier le renouvellement à la source
Masqué sur le lien publicDans les 2 jours après l'étape 2Coordinateur des habilitations · Équipe
Lisez la note du contrôleur et vérifiez le renouvellement au registre professionnel ou auprès de l'organisme de formation. Si quelque chose ne correspond pas, marquez l'exécution comme bloquée et notez ce qui manque.
Checklist
- Statut vérifié au registre professionnel
- Les données de l'attestation correspondent à l'émetteur
- Chaque point de la note de contrôle réglé
Champs à remplir
- Vérifié le (obligatoire)
- Référence de la vérification
- 5
Approuver le renouvellement ou modifier le planning
Masqué sur le lien public14 jours avant l'échéanceDirecteur de clinique · Équipe
Approuvez le renouvellement vérifié. S'il n'est toujours pas vérifié, décidez si le professionnel sort du planning à partir de l'échéance, et notez comment ses gardes sont couvertes.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Remplacement en cas de retrait du planning
Approbation: La mise à jour du suivi et du planning reste verrouillée jusqu'à ce que le directeur de clinique approuve le renouvellement ou tranche pour le planning.
- 6
Mettre à jour le suivi et le planning
Avant l'échéanceCoordinateur des habilitations · Équipe
Reportez la nouvelle date d'expiration dans le suivi des renouvellements et le dossier du personnel, prévenez les organismes payeurs qui l'ont enregistrée, et appliquez la modification de planning décidée.
Checklist
- Nouvelle date d'expiration dans le suivi
- Dossier du personnel à jour
- Organismes payeurs prévenus si besoin
- Planning modifié si décidé
Champs à remplir
- Prochain renouvellement le (obligatoire)
Terminé quand
Le renouvellement est vérifié et la nouvelle date d'expiration figure dans le suivi, ou le directeur de clinique a retiré le professionnel du planning à partir de l'échéance.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Contrôleur de renouvellements
Compare les informations du renouvellement aux exigences de l'habilitation.
Ce qu'il fait
- Lit l'habilitation, les dates d'expiration et les heures de formation saisies dans l'exécution
- Les compare aux exigences indiquées dans les instructions de son étape
- Rédige une note de contrôle dans son étape
- Termine son étape pour que le coordinateur puisse vérifier à la source
Contrôle humain: Le coordinateur des habilitations vérifie le renouvellement à la source à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Lancez chaque renouvellement bien avant l'échéance, avec un seul responsable et la partie du professionnel au même endroit. L'étape 1 lance l'exécution 90 jours avant l'échéance, et l'étape 6 enregistre quand commence le prochain renouvellement, pour que le cycle suivant démarre à temps.
Indiquez à chaque professionnel, des mois avant l'échéance, ce qu'il doit renouveler, et donnez-lui un lien pour enregistrer le renouvellement. L'étape 1 envoie l'échéance par e-mail avec le lien public, et à l'étape 2 le professionnel saisit la nouvelle date d'expiration et partage un lien vers l'attestation renouvelée.
Vérifiez-la à la source, au registre professionnel ou auprès de l'organisme de formation, pas seulement sur une copie. L'étape 4 enregistre la date et la référence de cette vérification, et le coordinateur marque l'exécution comme bloquée si quelque chose ne correspond pas.
Décidez avant l'échéance si le professionnel reste au planning, et enregistrez qui a décidé. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : la mise à jour du suivi et du planning reste verrouillée jusqu'à ce que le directeur de clinique approuve le renouvellement ou retire le professionnel du planning à partir de l'échéance.
Laissez l'IA comparer les informations du renouvellement à vos exigences, et gardez la vérification pour une personne. À l'étape 3, le contrôleur de renouvellements rédige une note sur ce qui correspond, et à l'étape 4 le coordinateur des habilitations vérifie le renouvellement à la source.
Gardez une trace par renouvellement avec la date de vérification, la référence et la décision. Les étapes 4 et 5 enregistrent qui a vérifié et qui a approuvé chaque renouvellement, et quand, et l'étape 6 enregistre quand commence le prochain renouvellement.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.