Services de construction · Achats
Qualification des sous-traitants
Sachez qu'un sous-traitant est assuré, qualifié et sûr avant de lui confier un marché, sans un classeur d'attestations à moitié vérifiées. Le sous-traitant répond au questionnaire via un lien public, et personne n'entre dans votre liste de sous-traitants référencés avant l'approbation du responsable sécurité et du directeur de travaux.
- Durée: 1 à 2 semaines
- Fréquence: Pour chaque nouveau sous-traitant, puis à chaque date de réévaluation
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 2 approbations
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les attestations arrivent par e-mail, et personne ne regarde la date d'expiration avant un sinistre.
Un sous-traitant obtient un marché parce qu'un chef de projet avait besoin de quelqu'un vite.
Chaque chef de projet vérifie les références à sa façon, ou pas du tout.
Quelqu'un lit chaque questionnaire ligne par ligne pour trouver ce qui manque.
Avec le modèle
Le sous-traitant partage liens et dates d'expiration via un seul lien, et ces dates sont vérifiées avant validation.
Personne n'entre dans la liste de référencement sans l'approbation du responsable sécurité et du directeur de travaux.
Chaque sous-traitant passe par le même questionnaire, les mêmes contrôles et les mêmes approbations.
Un agent IA signale les manques et les dates d'expiration, et l'acheteur les vérifie.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un chef de projet ou un chargé d'études veut faire appel à un sous-traitant qui n'est pas encore référencé. L'acheteur lance une exécution avec le nom de l'entreprise et le corps d'état.
- 1
Vérifier la liste et envoyer le lien de qualification
Jour 1Acheteur · Équipe
Vérifiez que le sous-traitant n'est pas déjà référencé ou refusé, puis envoyez-lui le lien public de l'exécution avec le questionnaire.
Checklist
- Pas encore dans la liste de référencement
- Demandé par un chef de projet ou un chargé d'études
- Lien public envoyé au sous-traitant
Champs à remplir
- Nom du sous-traitant (obligatoire)
- Corps d'état (obligatoire)
- E-mail du contact (obligatoire)
- Fin prévue du premier chantier
- 2
Remplir le questionnaire de qualification
Jours 1 à 5Contact du sous-traitant · Lien public
Via le lien public, le sous-traitant partage un lien vers ses attestations d'assurance, ses qualifications et son plan de prévention, saisit la date d'expiration de l'assurance et décrit son historique sécurité, son effectif et ses chantiers récents.
Checklist
- Plan de prévention dans le dossier partagé
- Deux références récentes indiquées
Champs à remplir
- Lien vers assurances, qualifications et plan de prévention (obligatoire)
- Date d'expiration de l'assurance (obligatoire)
- Historique sécurité des trois dernières années (obligatoire)
- Effectif et chantiers récents comparables (obligatoire)
- 3
Repérer les manques dans les réponses
Jour 6Vérificateur de qualification · Agent IA
Le vérificateur de qualification compare les réponses à la checklist de ses instructions, signale ce qui manque ou n'est pas clair et toute assurance qui expire avant la fin prévue des travaux, et rédige une relance.
Champs à remplir
- Manques et alertes d'expiration (obligatoire)
- Brouillon de la relance
Contrôle humain: L'acheteur vérifie chaque manque signalé sur les documents eux-mêmes à l'étape 4.
- 4
Vérifier assurances et qualifications
Masqué sur le lien publicSemaine 1Acheteur · Équipe
Ouvrez les documents derrière le lien et vérifiez les montants de garantie, les assurés et la qualification pour le corps d'état. S'il manque des documents, envoyez la relance, marquez l'exécution comme bloquée et notez ce qui manque.
Checklist
- Les garanties respectent vos conditions
- Qualification valable pour le corps d'état
- Chaque manque de l'étape 3 vérifié
Champs à remplir
- Assurances et qualifications (obligatoire)
- Documents manquants
- 5
Examiner l'historique sécurité et le plan de prévention
Masqué sur le lien publicSemaine 1Responsable sécurité · Équipe
Lisez l'historique sécurité et le plan de prévention, et décidez s'ils sont à votre niveau d'exigence pour ce corps d'état. Notez les conditions éventuelles, comme un suivi renforcé sur le premier chantier.
Checklist
- Historique d'accidents examiné
- Le plan couvre les risques du corps d'état
- Formations de l'équipe vérifiées
Champs à remplir
- Décision sécurité (obligatoire)
- Conditions de sécurité
Approbation: Le sous-traitant ne peut pas être référencé tant que le responsable sécurité n'a pas accepté son historique et son plan de prévention.
- 6
Vérifier références et capacité
Masqué sur le lien publicSemaine 2Chef de projet · Équipe
Appelez deux références et vérifiez que l'effectif et la charge actuelle conviennent aux chantiers prévus.
Checklist
- Deux références appelées
- L'effectif convient aux travaux
- Charge actuelle abordée
Champs à remplir
- Notes sur les références (obligatoire)
- Appréciation globale (obligatoire)
- 7
Décider du référencement
Masqué sur le lien publicSemaine 2Directeur de travaux · Équipe
Lisez les contrôles déjà faits et référencez le sous-traitant pour des corps d'état et des tailles de chantier précis, ou refusez-le en indiquant la raison.
Checklist
- Contrôle assurances et qualifications lu
- Décision sécurité lue
- Notes sur les références lues
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Corps d'état et tailles de chantier retenus, ou raison du refus (obligatoire)
- Prochaine date de réévaluation
Approbation: La liste de référencement reste verrouillée, et aucun marché n'est passé, tant que le directeur de travaux n'a pas approuvé la décision.
- 8
Mettre à jour la liste et informer le sous-traitant
Masqué sur le lien publicSemaine 2Acheteur · Équipe
Ajoutez le sous-traitant à la liste de référencement avec ses corps d'état, limites, conditions et date de réévaluation, ou notez pourquoi il a été refusé, et informez-le du résultat.
Checklist
- Liste de référencement mise à jour
- Date d'expiration de l'assurance dans l'agenda
- Sous-traitant informé du résultat
Champs à remplir
- Lien vers la liste des sous-traitants référencés (obligatoire)
Terminé quand
Le sous-traitant est référencé pour des corps d'état et des tailles de chantier précis avec une date de réévaluation, ou refusé avec la raison, et connaît le résultat.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de qualification
Repère dans les réponses du sous-traitant les manques et les dates qui expirent trop tôt.
Ce qu'il fait
- Compare les réponses de l'exécution à la checklist des instructions de son étape
- Signale les réponses manquantes et les assurances qui expirent avant la fin prévue des travaux
- Rédige une relance au sous-traitant sur ce qui manque
- Termine son étape pour que l'acheteur vérifie ses constats
Contrôle humain: L'acheteur vérifie chaque manque signalé sur les documents eux-mêmes à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Posez à chaque nouveau sous-traitant les mêmes questions sur ses assurances, ses qualifications, son historique sécurité et sa capacité, et vérifiez les réponses avant de lui confier un marché. Les étapes 1 à 8 mènent chaque sous-traitant du questionnaire à une décision sur votre liste de référencement, avec les mêmes contrôles à chaque fois.
Envoyez un seul questionnaire qui demande des liens vers les attestations et leurs dates d'expiration, au lieu de les réunir par e-mail. À l'étape 2, le sous-traitant partage les liens et saisit la date d'expiration de l'assurance via un lien public, et à l'étape 4 l'acheteur vérifie les documents correspondants.
Enregistrez la date d'expiration et comparez-la à la fin prévue des travaux avant de valider. À l'étape 3, un agent IA signale une assurance qui expire avant la fin prévue, et à l'étape 8 l'acheteur inscrit la date d'expiration dans l'agenda.
Demandez son historique d'accidents et son plan de prévention, et laissez votre responsable sécurité décider s'ils sont à votre niveau d'exigence. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : le responsable sécurité examine l'historique et le plan, note les conditions, et le sous-traitant ne peut pas être référencé tant qu'il ne l'a pas accepté.
Laissez l'IA repérer les manques et les dates d'expiration dans les réponses, et gardez chaque décision pour vos équipes. À l'étape 3, le vérificateur de qualification liste ce qui manque et rédige une relance, et à l'étape 4 l'acheteur confronte ses constats aux documents.
Donnez à chaque référencement un périmètre et une date de réévaluation, et relancez la même qualification à cette date. L'étape 7 enregistre les corps d'état, les tailles de chantier et la prochaine réévaluation, et l'étape 8 met à jour la liste.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.