Cabinet comptable · Paie
Paie des clients
Traitez la paie de chaque client de la même façon à chaque période, sans courir après les entrées, les sorties et les heures par e-mail. Le client transmet ses variables et valide la paie via un seul lien public, et rien ne part chez le client avant que le responsable paie ait approuvé le calcul.
- Durée: 3 à 5 jours ouvrés par période
- Fréquence: À chaque période de paie, pour chaque client en paie
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Entrées, sorties et heures arrivent jusqu'à la dernière minute par e-mail, téléphone et tableur.
Les salaires et dates d'entrée manquants apparaissent en plein calcul.
La paie part chez le client sans second contrôle.
L'accord du client est une réponse perdue dans un fil d'e-mails.
Avec le modèle
Le client transmet toutes les variables de la période sur un seul lien avant la date limite.
Un agent IA liste d'abord les informations manquantes, et le gestionnaire de paie les règle avec le client.
Le journal de paie attend au contrôle d'approbation du responsable paie.
Le client valide la paie à son nom via le lien public, avant l'envoi du fichier de virement.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
La date limite des variables de la période approche. Le gestionnaire de paie lance l'exécution du client avec la période et la date de versement.
- 1
Ouvrir la période et demander les variables
5 jours ouvrés avant le versementGestionnaire de paie · Équipe
Clôturez la période précédente et envoyez au client le lien public de l'exécution avec la date limite des variables de cette période.
Checklist
- Période précédente clôturée
- Lien public envoyé au contact client
- Date limite communiquée
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Période de paie (obligatoire)
- Date de versement (obligatoire)
- 2
Transmettre les variables de paie
Jusqu'à la date limiteContact client · Lien public
Via le lien public, le client transmet les entrées, sorties, changements de salaire, heures, heures supplémentaires, primes et absences de la période, ou confirme qu'il n'y en a pas.
Checklist
- Entrées avec date et salaire
- Sorties avec dernier jour travaillé
- Heures, heures supplémentaires et absences saisies
Champs à remplir
- Variables de la période (obligatoire)
- Lien vers les relevés d'heures
- Nombre de salariés à payer (obligatoire)
- 3
Vérifier les informations manquantes
Jour de la date limiteVérificateur de variables · Agent IA
Le vérificateur de variables compare les variables du client à la liste de ses instructions et liste ce qui manque ou surprend, par exemple une entrée sans date ni salaire, ou une sortie sans dernier jour travaillé.
Champs à remplir
- Informations manquantes ou surprenantes (obligatoire)
Contrôle humain: Le gestionnaire de paie règle la liste avec le client à l'étape 4, et le responsable paie approuve la paie à l'étape 5.
- 4
Calculer la paie
4 jours ouvrés avant le versementGestionnaire de paie · Équipe
Réglez la liste du vérificateur avec le client, saisissez les variables et calculez la paie, puis expliquez chaque écart avec la période précédente. Si le client n'a pas envoyé ce qui manque, marquez l'exécution comme bloquée et notez quoi.
Checklist
- Manques réglés avec le client
- Variables saisies
- Écarts avec la période précédente expliqués
Champs à remplir
- Total brut (obligatoire)
- Total net (obligatoire)
- Lien vers le journal de paie (obligatoire)
- Écarts avec la période précédente (obligatoire)
- 5
Contrôler et approuver la paie
Masqué sur le lien public3 jours ouvrés avant le versementResponsable paie · Équipe
Comparez le journal de paie aux variables du client et aux écarts expliqués, et approuvez le calcul.
Checklist
- Variables conformes à la liste du client
- Entrées et sorties bien calculées
- Écarts avec la période précédente expliqués
Champs à remplir
- Notes de contrôle
Approbation: Le journal de paie ne part pas chez le client tant que le responsable paie ne l'a pas approuvé.
- 6
Valider la paie pour le versement
2 jours ouvrés avant le versementContact client · Lien public
Le gestionnaire de paie envoie par e-mail au client le récapitulatif de paie approuvé. Via le lien public, le client le valide pour le versement, ou note ce qu'il faut corriger.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Validé par (obligatoire)
- Ce qu'il faut corriger
- 7
Envoyer le fichier de virement et les bulletins
1 jour ouvré avant le versementGestionnaire de paie · Équipe
Dès que l'étape 6 montre la validation du client, envoyez-lui le fichier de virement à valider dans sa banque, et envoyez les bulletins de paie aux salariés.
Checklist
- Validation du client à l'étape 6 vérifiée
- Fichier de virement envoyé au client
- Bulletins envoyés aux salariés
Champs à remplir
- Bulletins envoyés le (obligatoire)
- 8
Faire les déclarations et clôturer la période
Après le versementGestionnaire de paie · Équipe
Faites les déclarations sociales exigées, envoyez l'écriture de paie pour la comptabilité et clôturez la période dans le logiciel de paie.
Checklist
- Déclarations faites
- Écriture de paie envoyée à la comptabilité
- Période clôturée dans le logiciel de paie
Champs à remplir
- Référence de la déclaration (obligatoire)
Terminé quand
Le client a validé la paie, les salariés ont leur bulletin, le fichier de virement est chez le client et les déclarations sociales sont faites.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de variables
Vérifie qu'il ne manque aucune information dans les variables de paie du client avant le calcul.
Ce qu'il fait
- Lit les variables et la checklist cochée du client dans l'exécution
- Les compare à la liste des informations obligatoires de ses instructions
- Enregistre ce qui manque ou surprend dans son étape
Contrôle humain: Le gestionnaire de paie règle la liste avec le client à l'étape 4, et le responsable paie approuve la paie à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Donnez au client un seul endroit pour transmettre toutes les variables de la période, avec une date limite claire. L'étape 1 envoie le lien public avec la date limite, et à l'étape 2 le client transmet entrées, sorties, heures et primes, ou confirme qu'il n'y en a pas.
Expliquez chaque écart avec la période précédente et faites approuver le calcul par une deuxième personne. À l'étape 4, le gestionnaire de paie enregistre les totaux et les écarts, et l'étape 5 est un contrôle d'approbation où le responsable paie approuve la paie.
Demandez la validation sur le même lien que celui des variables, avec un nom. À l'étape 6, le client valide la paie ou note ce qu'il faut corriger, et à l'étape 7 le gestionnaire de paie vérifie cette validation avant d'envoyer le fichier de virement.
Laissez l'IA vérifier qu'il ne manque rien dans les variables, et gardez le calcul et les validations pour des personnes. À l'étape 3, le vérificateur de variables liste ce qui manque ou surprend, et aux étapes 4 et 5 le gestionnaire et le responsable paie le contrôlent.
Demandez dans l'étape du client les informations nécessaires pour chaque entrée et chaque sortie, et vérifiez-les avant le calcul. L'étape 2 demande la date d'entrée, le salaire et le dernier jour travaillé, l'étape 3 liste ce qui manque et l'étape 5 vérifie que les entrées et sorties sont bien calculées.
Traitez chaque période de chaque client dans sa propre exécution, avec la date de versement notée dès le départ. L'étape 1 enregistre la date de versement, chaque étape est planifiée en jours ouvrés avant le versement, et une exécution qui attend le client est marquée bloquée à l'étape 4.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.