Cabinet comptable · Relation client
Intégration d'un nouveau client comptable
Menez un nouveau client de la lettre de mission signée à la première période de travail, avec toutes les pièces, les accès et les échéances en place. Le client partage ce qu'il vous faut via un seul lien public, et le travail ne commence pas avant que l'expert-comptable ait approuvé le paramétrage.
- Durée: 2 à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque nouveau client
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les pièces de l'ancien cabinet arrivent tard, après plusieurs relances.
Les accès au logiciel comptable et aux banques se règlent e-mail après e-mail.
Le travail commence sur des à-nouveaux que personne n'a vérifiés.
Le client découvre la routine mensuelle avec la première relance.
Avec le modèle
La demande de reprise et les déclarations en cours sont dans l'exécution dès la première semaine.
Le client donne les accès et partage les liens via un seul lien public.
La première période reste verrouillée jusqu'à ce que l'expert-comptable approuve le paramétrage.
Le client confirme la routine et le jour où il partage ses pièces chaque mois.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
La lettre de mission est signée. Le chef de mission lance une exécution avec le nom du client et la première échéance.
- 1
Accueillir le client et partager le lien d'intégration
Jour 1Chef de mission · Équipe
Envoyez le message de bienvenue avec le lien public de l'exécution, pour que le client voie ce que vous attendez de lui et pour quand.
Checklist
- Message de bienvenue envoyé
- Lien public envoyé au contact client
- Appel d'intégration planifié
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- E-mail du contact client (obligatoire)
- Première échéance (obligatoire)
- 2
Partager les pièces et donner les accès
Jours 1 à 7Contact client · Lien public
Via le lien public, le client partage un lien vers les comptes et déclarations de l'an dernier, donne accès au logiciel comptable et aux flux bancaires, et liste ses comptes bancaires, emprunts et paie.
Checklist
- Accès au logiciel comptable donné
- Flux bancaires connectés
- Ancien cabinet prévenu de transmettre les pièces
Champs à remplir
- Lien vers les comptes et déclarations de l'an dernier (obligatoire)
- Comptes bancaires et emprunts (obligatoire)
- Prestataire de paie et nombre de salariés
- 3
Demander la reprise à l'ancien cabinet
Semaine 1Chef de mission · Équipe
Demandez à l'ancien cabinet les chiffres de clôture, les déclarations en cours et tout ce que vous devez savoir avant d'agir, et enregistrez ce qui revient.
Checklist
- Demande de reprise envoyée
- Balance de clôture reçue
- Déclarations en cours listées
Champs à remplir
- E-mail de l'ancien cabinet
- Déclarations et échéances en cours (obligatoire)
- 4
Vérifier que tout est arrivé
Semaine 2Vérificateur d'intégration · Agent IA
Le vérificateur d'intégration compare la checklist cochée et les réponses du client à la liste d'intégration de ses instructions, et liste ce qui manque et les échéances connues à ce jour, la plus proche en premier.
Champs à remplir
- Manques (obligatoire)
- Échéances connues
Contrôle humain: Le collaborateur confirme la liste à l'étape 5, et l'expert-comptable approuve le paramétrage à l'étape 6.
- 5
Paramétrer le dossier et les à-nouveaux
Semaine 2Collaborateur comptable · Équipe
Confirmez la liste des manques, paramétrez le plan comptable et saisissez les à-nouveaux à partir des comptes de l'an dernier. S'il manque encore quelque chose, marquez l'exécution comme bloquée et notez quoi.
Checklist
- Liste des manques confirmée
- Plan comptable paramétré
- À-nouveaux conformes aux comptes de l'an dernier
- Flux bancaires testés
Champs à remplir
- Lien vers le dossier client (obligatoire)
- 6
Approuver le paramétrage
Masqué sur le lien publicSemaine 2Expert-comptable · Équipe
Vérifiez les à-nouveaux, les échéances et les missions paramétrées au regard de la lettre de mission, et validez le client pour le travail courant.
Checklist
- À-nouveaux conformes
- Chaque échéance au calendrier du cabinet
- Missions conformes à la lettre de mission
Champs à remplir
- Notes de revue
Approbation: La première période de travail ne commence pas tant que l'expert-comptable n'a pas approuvé le paramétrage.
- 7
Tenir l'appel d'intégration et convenir de la routine
Semaine 3Chef de mission · Équipe
Expliquez au client comment se déroule le travail courant : ce qu'il partage chaque mois, avant quel jour, et qui contacter.
Checklist
- Routine mensuelle expliquée
- Contacts des deux côtés confirmés
Champs à remplir
- Jour du mois où le client partage ses pièces (obligatoire)
- Notes de l'appel
- 8
Confirmer la routine
Semaine 3Contact client · Lien public
Via le lien public, le client confirme la routine mensuelle et les contacts convenus lors de l'appel, note l'intégration et indique ce que vous avez oublié.
Champs à remplir
- Routine confirmée (obligatoire)
- Note de l'intégration
- Ce que nous avons oublié
Terminé quand
Le cabinet a les pièces, les accès et les à-nouveaux nécessaires, les échéances sont au calendrier et le client a confirmé la routine mensuelle.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur d'intégration
Compare ce que le client a partagé avec la liste d'intégration et liste les manques et les premières échéances.
Ce qu'il fait
- Lit la liste d'intégration dans les instructions de son étape
- Lit la checklist cochée et les réponses saisies dans l'exécution
- Enregistre les manques et les échéances dans son étape
Contrôle humain: Le collaborateur confirme la liste à l'étape 5, et l'expert-comptable approuve le paramétrage à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Demandez par écrit les chiffres de clôture et les déclarations en cours avant d'agir, et enregistrez ce qui revient. L'étape 3 envoie la demande de reprise et enregistre les déclarations et échéances en cours, et l'étape 5 saisit les à-nouveaux à partir des comptes de l'an dernier.
Demandez tout une seule fois, sur une seule liste, plutôt que dans une série d'e-mails. À l'étape 2, le client partage des liens, donne les accès et liste ses comptes bancaires, emprunts et paie via le lien public, et l'étape 4 liste ce qui manque encore.
Rapprochez les à-nouveaux des comptes signés de l'an dernier et faites-les approuver par une deuxième personne. L'étape 5 saisit et rapproche les soldes, et l'étape 6 est un contrôle d'approbation où l'expert-comptable approuve le paramétrage.
Notez la première échéance dès le lancement et recensez chaque déclaration en cours lors de la reprise. L'étape 1 enregistre la première échéance, l'étape 3 liste les déclarations en cours et l'étape 6 vérifie que chaque échéance est au calendrier du cabinet.
Laissez l'IA vérifier ce qui est arrivé et ce qui manque, et gardez les choix de paramétrage pour votre équipe. À l'étape 4, le vérificateur d'intégration liste les manques et les échéances, et le collaborateur et l'expert-comptable les vérifient aux étapes 5 et 6.
Convenez de la routine lors d'un appel et faites-la confirmer par écrit par le client. L'étape 7 enregistre le jour du mois où le client partage ses pièces, et à l'étape 8 le client confirme la routine via le lien public.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.