Cabinet comptable · Ressources humaines
Intégration des renforts saisonniers
Rendez vos renforts saisonniers opérationnels avant la période fiscale, sans risque pour les données clients ni pour la qualité des déclarations. Le nouvel arrivant réalise ses étapes préalables via un lien public, n'accède qu'à ses clients et ne travaille seul qu'une fois validé par un responsable fiscal.
- Durée: 2 à 3 semaines
- Fréquence: Pour chaque renfort saisonnier ou temporaire
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les saisonniers arrivent le premier jour sans accès, sans engagement signé et sans plan.
Les renforts temporaires ont accès à tous les clients du cabinet.
Les nouveaux préparateurs travaillent seuls dès la première semaine.
Chaque encadrant forme les nouveaux à sa façon.
Avec le modèle
Le nouvel arrivant réalise les étapes préalables via un lien public avant le premier jour.
Les accès sont ouverts pour les seuls clients que le nouvel arrivant traitera.
Le nouvel arrivant ne travaille seul qu'une fois validé par le responsable fiscal.
Un agent IA rédige le plan de formation selon la trame du cabinet, et le responsable fiscal l'ajuste.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un renfort saisonnier accepte une offre pour la période fiscale. Le responsable administratif lance une exécution avec son nom, son poste et sa date d'arrivée.
- 1
Préparer l'arrivée et partager le lien du nouvel arrivant
2 semaines avant l'arrivéeResponsable administratif · Équipe
Enregistrez le poste et la date d'arrivée, désignez le responsable fiscal encadrant et envoyez au nouvel arrivant le lien public de l'exécution avec ce qu'il doit faire avant le premier jour.
Checklist
- Lien public envoyé au nouvel arrivant
- Poste de travail ou télétravail préparé
Champs à remplir
- Nom du nouvel arrivant (obligatoire)
- Date d'arrivée (obligatoire)
- Poste (obligatoire)
- Responsable fiscal encadrant (obligatoire)
- 2
Compléter les informations avant l'arrivée
Avant le premier jourRenfort saisonnier · Lien public
Via le lien public, le nouvel arrivant confirme ses informations, lit les politiques de confidentialité et de protection des données, partage un lien vers son engagement de confidentialité signé et indique les logiciels fiscaux qu'il connaît.
Checklist
- Politique de confidentialité lue
- Politique de protection des données lue
- Coordonnées confirmées
Champs à remplir
- Lien vers l'engagement de confidentialité signé (obligatoire)
- Logiciels fiscaux déjà utilisés
- Expérience par type de déclaration
- 3
Ouvrir les accès
Jour 1Administrateur informatique · Équipe
Créez les comptes du logiciel fiscal, du logiciel du cabinet et du stockage documentaire, avec un accès limité aux clients que le nouvel arrivant traitera.
Checklist
- Compte du logiciel fiscal créé
- Accès au logiciel du cabinet paramétré
- Accès limité aux clients attribués
- Authentification à deux facteurs activée
Champs à remplir
- Accès ouverts le (obligatoire)
- 4
Rédiger le plan de formation
Jour 1Planificateur de formation · Agent IA
Le planificateur de formation rédige un plan pour les deux premières semaines à partir du poste, des logiciels et de l'expérience indiqués par le nouvel arrivant, selon la trame de formation du cabinet figurant dans ses instructions.
Champs à remplir
- Projet de plan de formation (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable fiscal corrige le plan à l'étape 5.
- 5
Arrêter le plan de formation
Jour 1Responsable fiscal · Équipe
Corrigez le projet, choisissez les premières déclarations que le nouvel arrivant préparera sous supervision et parcourez avec lui la checklist de revue du cabinet.
Checklist
- Plan adapté au poste et à l'expérience
- Checklist d'autorevue incluse
- Premières déclarations supervisées choisies
Champs à remplir
- Premières déclarations supervisées (obligatoire)
- 6
Se former et préparer des déclarations supervisées
Jours 2 à 8Renfort saisonnier · Équipe
Suivez le plan de formation et préparez les premières déclarations sous supervision, avec la checklist d'autorevue pour chacune.
Checklist
- Formation au logiciel suivie
- Checklist d'autorevue utilisée pour chaque déclaration
- Premières déclarations supervisées préparées
Champs à remplir
- Déclarations préparées (obligatoire)
- 7
Revoir les déclarations supervisées et valider l'autonomie
Masqué sur le lien publicSemaine 2Responsable fiscal · Équipe
Revoyez les déclarations supervisées, discutez des points de revue avec le nouvel arrivant et décidez quelles déclarations il peut préparer seul.
Checklist
- Points de revue discutés
- Checklist d'autorevue utilisée à chaque fois
Champs à remplir
- Validé pour (obligatoire)
- Points à travailler
Approbation: L'étape 8 reste verrouillée tant que le responsable fiscal n'a pas validé le nouvel arrivant pour ses propres déclarations.
- 8
Attribuer le travail de la saison
Semaine 2Responsable administratif · Équipe
Attribuez des déclarations adaptées à ce pour quoi le nouvel arrivant est validé, et planifiez un point à mi-saison.
Checklist
- Déclarations attribuées
- Point à mi-saison planifié
Champs à remplir
- Date du point à mi-saison (obligatoire)
Terminé quand
Le nouvel arrivant a signé l'engagement de confidentialité, a accès aux clients qu'il traitera, a préparé des déclarations supervisées et est validé pour son propre portefeuille.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Planificateur de formation
Rédige un plan de formation pour les deux premières semaines d'un renfort saisonnier.
Ce qu'il fait
- Lit le poste, les logiciels et l'expérience indiqués par le nouvel arrivant
- Suit la trame de formation du cabinet indiquée dans les instructions de son étape
- Rédige le projet de plan dans son étape
Contrôle humain: Le responsable fiscal corrige le plan à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Commencez avant le premier jour et terminez par du travail supervisé, pas par une liste de lectures. Les étapes 1 et 2 recueillent les informations via un lien public, l'étape 3 ouvre les accès et les étapes 5 à 7 forment et supervisent les premières déclarations.
Ouvrez les accès client par client dès le départ, au lieu d'ouvrir tout le cabinet. L'étape 3 crée les comptes avec un accès limité aux clients attribués et l'authentification à deux facteurs activée.
Intégrez-le aux étapes préalables, pas à un formulaire du premier jour. À l'étape 2, le nouvel arrivant lit les politiques et partage via le lien public un lien vers l'engagement signé.
Faites-lui préparer une première série de déclarations sous supervision, et revoyez chacune. Les étapes 5 et 6 choisissent et préparent les déclarations supervisées, et l'étape 7 est un contrôle d'approbation où le responsable fiscal valide le nouvel arrivant.
Laissez l'IA rédiger un plan de formation à partir du poste et de l'expérience du nouvel arrivant, et faites-le ajuster par un responsable fiscal. À l'étape 4, le planificateur de formation rédige le plan, et à l'étape 5 le responsable fiscal le corrige et choisit les premières déclarations.
Décidez après avoir revu son travail supervisé, et enregistrez ce pour quoi il est validé. L'étape 7 enregistre ce pour quoi le nouvel arrivant est validé, et l'étape 8 lui attribue des déclarations adaptées.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.