Agence d'automatisation · Finance
Facturation mensuelle du support d'automatisations
Facturez chaque client du support de la même façon chaque mois, y compris les heures au-delà du forfait et l'usage des plateformes et de l'IA que l'agence paie. Le client reçoit d'abord un résumé clair par e-mail et le confirme via un lien public avant l'émission de la facture, pour que les questions arrivent avant la facture et non après.
- Durée: 1 semaine, plus le délai de paiement
- Fréquence: Chaque mois, pour chaque client du support
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
L'agence paie l'usage des plateformes et de l'IA et oublie de le refacturer.
Les heures de support en plus sont perdues parce que personne ne les a comparées au contrat.
Les clients contestent la facture une fois reçue, et le paiement attend.
Les petites modifications approuvées n'arrivent jamais sur une facture.
Avec le modèle
Les coûts d'usage sont relevés sur chaque compte et facturés chaque mois.
Les heures utilisées sont comparées aux heures incluses, et le dépassement est facturé au taux convenu.
Le client reçoit d'abord un résumé clair et le confirme via le lien public avant l'émission de la facture.
Les heures des demandes de modification approuvées font partie de chaque facturation mensuelle.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le mois se termine. Le responsable financier lance une exécution pour chaque client du support avec le nom du client, le mois facturé et les conditions du contrat.
- 1
Lancer la facturation
Jour 1Responsable financier · Équipe
Enregistrez les conditions du contrat du client pour le mois, pour que chaque étape suivante travaille avec le même forfait, les mêmes heures et les mêmes taux.
Checklist
- Conditions du contrat vérifiées
- Taux des heures en plus confirmé
- Contact de facturation confirmé
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Mois facturé (obligatoire)
- Forfait mensuel (obligatoire)
- Heures incluses (obligatoire)
- 2
Enregistrer les heures et l'usage
Jours 1 à 2Responsable de livraison · Équipe
Enregistrez les heures de support utilisées, les heures des demandes de modification approuvées et les coûts de plateformes et d'IA à refacturer, avec un lien vers les rapports.
Checklist
- Les heures correspondent au suivi du temps
- Heures des modifications approuvées par le client
- Usage relevé sur chaque compte de plateforme et d'IA
Champs à remplir
- Heures de support utilisées (obligatoire)
- Heures des demandes de modification approuvées
- Coûts d'usage des plateformes et de l'IA (obligatoire)
- Lien vers les rapports de temps et d'usage (obligatoire)
- 3
Rédiger le résumé de facture
Jour 2Rédacteur de résumés de facture · Agent IA
Le rédacteur de résumés de facture transforme les conditions du contrat, les heures et l'usage en résumé clair : ce que le forfait a couvert, les heures au-delà des heures incluses, les modifications approuvées et les coûts d'usage.
Champs à remplir
- Brouillon du résumé de facture (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable financier vérifie chaque montant et approuve le résumé à l'étape 4.
- 4
Vérifier les montants et approuver le résumé
Masqué sur le lien publicJour 3Responsable financier · Équipe
Vérifiez le résumé et chaque montant par rapport au contrat, au suivi du temps et aux rapports d'usage, puis envoyez au client par e-mail le résumé approuvé avec le lien public de l'exécution.
Checklist
- Les montants correspondent au contrat
- Heures en plus calculées au taux convenu
- Les coûts d'usage correspondent aux rapports des plateformes
Champs à remplir
- Total de la facture (obligatoire)
Approbation: La relecture du client et la facture restent verrouillées jusqu'à ce que le responsable financier approuve les montants.
- 5
Confirmer le résumé de facture
Jours 3 à 5Contact client · Lien public
Le client lit le résumé que le responsable financier lui a envoyé par e-mail et le confirme via le lien public, ou note ce qu'il veut voir expliqué avant l'émission de la facture.
Champs à remplir
- Résumé confirmé (obligatoire)
- Questions sur le résumé
- Numéro de bon de commande
- 6
Émettre la facture
Jour 5Responsable financier · Équipe
Répondez aux questions, puis émettez la facture dans votre logiciel comptable pour qu'elle corresponde au résumé confirmé.
Checklist
- La facture correspond au résumé confirmé
- Numéro de bon de commande sur la facture
- Facture envoyée au contact de facturation
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Date d'échéance (obligatoire)
- Lien vers la facture
- 7
Vérifier que le contrat convient encore
Masqué sur le lien publicJour 5Responsable de livraison · Équipe
Comparez les heures et l'usage du mois avec la formule du client. S'il dépasse ou reste en dessous mois après mois, notez-le pour le prochain bilan trimestriel.
Checklist
- Heures comparées à la formule
- Tendance de l'usage notée
Champs à remplir
- Le contrat convient encore (obligatoire)
- Notes pour le prochain bilan
- 8
Enregistrer le paiement
ÉchéanceResponsable financier · Équipe
Enregistrez le paiement à son arrivée. Si l'échéance est dépassée, envoyez une relance et marquez l'exécution comme bloquée, avec la raison, jusqu'au paiement.
Checklist
- Paiement rapproché de la facture
- Relance envoyée en cas de retard
Champs à remplir
- Paiement reçu le (obligatoire)
Terminé quand
Le client a reçu une facture conforme au résumé qu'il a confirmé, le paiement est enregistré, et tout écart entre le contrat et le travail réel est noté pour le prochain bilan.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de résumés de facture
Transforme les heures et l'usage du mois en un résumé de facture clair pour le client.
Ce qu'il fait
- Lit les conditions du contrat, les heures et les coûts d'usage saisis dans l'exécution
- Écrit ce que le forfait a couvert, les heures au-delà des heures incluses et les coûts d'usage
- Enregistre le brouillon du résumé dans son étape et la termine
Contrôle humain: Le responsable financier vérifie chaque montant et approuve le résumé à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Relevez chaque mois l'usage de chaque compte de plateforme et d'IA, présentez-le à part de vos propres honoraires, et convenez dans le contrat si vous ajoutez une marge. L'étape 2 enregistre les coûts d'usage avec un lien vers les rapports d'usage, et l'étape 4 les vérifie par rapport à ces rapports avant que le client les voie.
Comparez chaque mois les heures utilisées avec les heures incluses dans le contrat, et facturez le dépassement au taux convenu. L'étape 2 enregistre les heures utilisées à côté des heures incluses de l'étape 1, et l'étape 4 vérifie que le dépassement est calculé au taux convenu.
Envoyez au client par e-mail un résumé clair du mois avant d'émettre la facture. À l'étape 5 le client confirme le résumé ou note ses questions via le lien public, et l'étape 6 n'émet qu'une facture conforme au résumé confirmé.
Intégrez les heures de chaque demande de modification approuvée dans la facturation mensuelle au lieu de compter sur la mémoire. L'étape 2 enregistre les heures des demandes de modification approuvées, avec un point de checklist confirmant que le client les a approuvées, et l'étape 6 les met sur la facture.
Laissez l'IA rédiger le résumé de facture que lit le client, et laissez les montants à votre responsable financier. À l'étape 3 le rédacteur de résumés de facture rédige le résumé à partir des heures et de l'usage de l'exécution, et l'étape 4 est un contrôle d'approbation où le responsable financier vérifie chaque montant.
Comparez chaque mois les heures et l'usage avec la formule, et proposez un changement au prochain bilan plutôt que dans une contestation de facture. L'étape 7 enregistre si le contrat convient encore et le note pour le prochain bilan trimestriel.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.