Agence d'automatisation · Service client
Bilan de santé trimestriel des automatisations
Montrez chaque trimestre à vos clients du support ce que leurs automatisations ont fait, ce qui a échoué et ce qui pourrait casser ensuite. Le client indique via un lien public ce qui change de son côté, le rapport est approuvé avant qu'il le voie, et chaque amélioration qu'il approuve devient un travail planifié.
- Durée: 2 à 4 semaines
- Fréquence: Chaque trimestre, pour chaque client du support
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les clients du support n'entendent parler de l'agence que quand quelque chose casse.
Les identifiants expirent et les applications connectées changent sans prévenir.
Le rapport de bilan est préparé la veille de la réunion.
Les idées d'amélioration se perdent après la réunion.
Avec le modèle
Chaque trimestre, le client reçoit un rapport sur ce qui a tourné, ce qui a échoué et ce qui arrive.
Les identifiants qui expirent et les changements annoncés sont listés et planifiés chaque trimestre.
Un agent IA rédige le rapport à partir des données de santé, et l'architecte solutions l'approuve.
Le client approuve les améliorations via le lien public, et chacune devient une demande de modification.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un trimestre se termine pour un client sous contrat de support d'automatisations. Le responsable de livraison lance une exécution avec le nom du client et la date de la réunion de bilan.
- 1
Planifier le bilan et partager le lien
Semaine 1Responsable de livraison · Équipe
Planifiez la réunion de bilan et envoyez au contact client le lien public de l'exécution, pour qu'il indique ce qui change de son côté.
Checklist
- Réunion de bilan planifiée
- Lien public envoyé au contact client
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Date de la réunion de bilan (obligatoire)
- E-mail du contact client (obligatoire)
- 2
Indiquer ce qui change dans votre entreprise
Semaine 1Contact client · Lien public
Via le lien public, le client note les changements dans ses systèmes et ses processus, ses projets pour le trimestre suivant et à quel point les automatisations l'ont aidé.
Checklist
- Changements de systèmes à venir listés
- Processus à automatiser ensuite listés
Champs à remplir
- Changements dans vos systèmes ou processus (obligatoire)
- Projets pour le trimestre suivant
- À quel point les automatisations vous ont aidé (obligatoire)
- 3
Recueillir les données de santé
Semaines 1 à 2Ingénieur automatisation · Équipe
Notez pour chaque automatisation le volume d'exécutions, les pannes et leurs causes, les identifiants qui expirent au trimestre suivant et les changements annoncés par les applications connectées.
Checklist
- Exécutions et pannes par automatisation notées
- Identifiants qui expirent au trimestre suivant listés
- Changements annoncés des applications connectées vérifiés
- Usage par rapport aux limites de l'abonnement vérifié
Champs à remplir
- Données de santé par automatisation (obligatoire)
- Pannes ce trimestre (obligatoire)
- Lien vers l'export de l'historique des exécutions
- 4
Rédiger le rapport de santé
Semaine 2Rédacteur de rapports de santé · Agent IA
Le rédacteur de rapports de santé transforme les informations du client et les données de santé en rapport : ce qui a tourné, ce qui a échoué et pourquoi, les risques du trimestre suivant et les améliorations proposées.
Champs à remplir
- Brouillon du rapport de santé (obligatoire)
Contrôle humain: L'architecte solutions corrige et approuve le rapport à l'étape 5.
- 5
Approuver le rapport et les propositions
Masqué sur le lien publicSemaine 2Architecte solutions · Équipe
Corrigez le rapport, vérifiez chaque risque par rapport aux données de santé, et décidez quelles améliorations proposer et à quel prix.
Checklist
- Chaque risque est étayé par les données de santé
- Chaque amélioration a une estimation
- Le ton convient au client
Champs à remplir
- Lien vers le rapport final (obligatoire)
- Améliorations proposées et estimations (obligatoire)
Approbation: Rien n'est envoyé au client tant que l'architecte solutions n'a pas approuvé le rapport.
- 6
Tenir la réunion de bilan
Semaine 3Responsable de livraison · Équipe
Parcourez avec le client le rapport, les risques et les améliorations proposées, envoyez-lui le rapport par e-mail et convenez des priorités du trimestre suivant.
Checklist
- Rapport parcouru
- Responsable et date convenus pour chaque risque
- Priorités du trimestre suivant convenues
Champs à remplir
- Notes de réunion (obligatoire)
- 7
Choisir les améliorations du trimestre suivant
Semaine 3Contact client · Lien public
À partir du rapport que le responsable de livraison lui a envoyé par e-mail, le client enregistre via le lien public les améliorations qu'il approuve et celles qu'il reporte.
Champs à remplir
- Améliorations que vous approuvez (obligatoire)
- Améliorations que vous reportez
- Bon de commande ou référence
- 8
Planifier le travail qui suit
Semaines 3 à 4Responsable de livraison · Équipe
Lancez une demande de modification pour chaque amélioration approuvée, planifiez le renouvellement des identifiants et fixez le bilan suivant.
Checklist
- Demande de modification lancée pour chaque amélioration approuvée
- Renouvellement des identifiants planifié
- Bilan suivant planifié
Champs à remplir
- Date du bilan suivant (obligatoire)
Terminé quand
Le client a examiné un rapport de santé approuvé et choisi les améliorations du trimestre suivant, et chaque risque trouvé a un responsable et une date.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de rapports de santé
Transforme les informations du client et les données de santé en rapport trimestriel.
Ce qu'il fait
- Lit les informations du client et les données de santé dans l'exécution
- Écrit ce qui a tourné, ce qui a échoué et pourquoi, et les risques du trimestre suivant
- Propose des améliorations sur lesquelles l'architecte solutions décide
- Enregistre le brouillon du rapport dans son étape
Contrôle humain: L'architecte solutions corrige et approuve le rapport à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Vérifiez pour chaque automatisation le volume d'exécutions, les pannes et leurs causes, les identifiants qui vont expirer, les changements annoncés par les applications connectées et l'usage par rapport aux limites de l'abonnement. L'étape 3 a un point de checklist pour chacun de ces éléments, et l'étape 4 transforme les résultats en rapport.
Montrez-lui ce qui a tourné, ce qui a échoué et comment cela a été traité, à côté de ce qui va probablement changer au trimestre suivant. L'étape 4 rédige ce rapport à partir des données de santé, et à l'étape 6 le responsable de livraison le parcourt avec le client.
Anticipez les identifiants qui expirent, les changements annoncés par les applications connectées, les limites des plateformes et les changements dans les systèmes du client. L'étape 2 interroge le client sur les changements à venir via le lien public, et l'étape 3 liste pour chaque automatisation les identifiants qui expirent et les changements annoncés.
Laissez l'IA transformer les données de santé et les informations du client en un premier rapport, et faites-le approuver par un expert avant que le client le voie. À l'étape 4 le rédacteur de rapports rédige le rapport et propose des améliorations, et l'étape 5 est un contrôle d'approbation où l'architecte solutions le corrige.
Proposez des améliorations tirées des propres données du client et laissez-le choisir par écrit. À l'étape 7 le client approuve ou reporte chaque amélioration via le lien public, et l'étape 8 lance une demande de modification pour chaque amélioration approuvée.
Faites le bilan des automatisations de chaque client du support une fois par trimestre, et plus tôt si ses systèmes changent. L'étape 8 planifie le bilan suivant avant la clôture de l'exécution, pour qu'aucun trimestre ne soit sauté.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.