Support client BPO · Finance
Facturation mensuelle du client
Facturez chaque client du support à partir de chiffres vérifiés, et non d'un tableur que seule une personne comprend. Heures, volumes et pénalités SLA sont rapprochés du contrat, la finance approuve la facture et le client approuve les justificatifs via un lien public avant son émission.
- Durée: 5 à 8 jours ouvrés
- Fréquence: Chaque mois, pour chaque client
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les heures facturables viennent de plusieurs rapports qui ne concordent jamais tout à fait.
Les pénalités SLA sont calculées de mémoire, sans relire le contrat.
Le client conteste la facture une fois comptabilisée, et le paiement attend.
Chaque facture part avec une explication différente, ou sans aucune.
Avec le modèle
L'analyste WFM rapproche les heures du planning avant que quiconque les valorise.
Les pénalités sont calculées selon le contrat, à partir des résultats SLA consignés dans l'exécution.
Le client reçoit d'abord les justificatifs et les approuve via un lien public avant l'émission de la facture.
Un agent IA rédige la note, et le responsable financier l'approuve avec la facture.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le mois se clôture. Le chargé de facturation lance une exécution pour chaque client avec le mois facturé.
- 1
Rapprocher les heures facturables et les volumes
Jour 1Analyste WFM · Équipe
Récupérez les heures enregistrées et les contacts traités du mois, comparez les heures au planning et séparez heures de production, de formation et supplémentaires.
Checklist
- Les heures enregistrées concordent avec le planning
- Heures de formation séparées des heures de production
- Heures supplémentaires approuvées par le client listées
Champs à remplir
- Heures de production facturables (obligatoire)
- Heures de formation
- Contacts traités (obligatoire)
- Lien vers le rapport d'heures (obligatoire)
- 2
Consigner les résultats SLA
Jour 2Responsable des opérations · Équipe
Consignez le résultat du mois pour chaque niveau de service du contrat, et notez toute exclusion que le contrat autorise, comme une panne côté client.
Checklist
- Chaque niveau de service contractuel rapporté
- Exclusions vérifiées au regard du contrat
Champs à remplir
- Résultats SLA (obligatoire)
- Niveaux de service manqués
- Lien vers le rapport SLA (obligatoire)
- 3
Calculer la facture et les pénalités SLA
Jour 3Chargé de facturation · Équipe
Appliquez les tarifs du contrat, les minimums d'engagement et les pénalités ou bonus SLA aux heures et aux volumes, et préparez le brouillon de facture.
Checklist
- Tarifs du contrat appliqués
- Minimum d'engagement vérifié
- Pénalités SLA calculées selon le contrat
- Frais refacturés ajoutés
Champs à remplir
- Total de la facture avant pénalités (obligatoire)
- Pénalités SLA (obligatoire)
- Lien vers le brouillon de facture (obligatoire)
- 4
Rédiger la note de facture
Jour 3Rédacteur de notes de facture · Agent IA
Le rédacteur de notes de facture explique les lignes de la facture, les résultats SLA et les éventuelles pénalités dans une note courte que le client peut comparer aux justificatifs.
Champs à remplir
- Brouillon de la note (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable financier corrige la note et approuve la facture à l'étape 5.
- 5
Approuver la facture
Jour 4Responsable financier · Équipe
Comparez les montants aux heures, aux résultats SLA et au contrat, corrigez la note et approuvez la facture. Envoyez ensuite par e-mail le brouillon de facture, la note et les justificatifs au responsable fournisseurs du client, avec le lien public.
Checklist
- Les montants concordent avec les heures et le contrat
- Les pénalités concordent avec les résultats SLA
- Note corrigée
Approbation: Le client ne voit rien tant que le responsable financier n'a pas approuvé la facture.
- 6
Le client examine les justificatifs de la facture
Jours 4 à 6Responsable fournisseurs du client · Lien public
Le responsable fournisseurs du client examine le brouillon de facture et les justificatifs envoyés par le responsable financier et, via le lien public, les approuve ou indique les lignes contestées, et saisit le numéro de bon de commande.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Lignes contestées
- Numéro de bon de commande
- 7
Émettre la facture
Jour 7Chargé de facturation · Équipe
Réglez les lignes contestées, émettez la facture depuis le logiciel comptable et consignez son numéro et sa date d'échéance.
Checklist
- Lignes contestées réglées
- Facture envoyée depuis le logiciel comptable
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Échéance de paiement (obligatoire)
Terminé quand
La facture est émise avec des heures, volumes et pénalités SLA que le client a déjà examinés, et la date d'échéance est consignée.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de notes de facture
Rédige la note qui explique au client les lignes de la facture et les éventuelles pénalités SLA.
Ce qu'il fait
- Lit les heures, volumes, résultats SLA et pénalités consignés aux étapes 1 à 3
- Explique chaque ligne et chaque pénalité en langage simple
- Écrit le brouillon de la note dans son étape
- Termine son étape pour que le responsable financier puisse la relire
Contrôle humain: Le responsable financier corrige la note et approuve la facture à l'étape 5.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Prenez chaque niveau de service manqué dans les résultats du mois et appliquez la pénalité prévue au contrat, après les exclusions qu'il autorise. L'étape 2 consigne les résultats SLA et les exclusions, et l'étape 3 calcule les pénalités selon le contrat.
Comparez les heures enregistrées au planning et séparez heures de production, de formation et supplémentaires avant que quiconque les valorise. L'étape 1 le fait avec une checklist et consigne les heures et les contacts sur lesquels repose la facture.
Laissez le client vérifier les heures, les résultats SLA et les pénalités avant l'émission de la facture, avec une note qui explique chaque ligne. L'étape 4 rédige cette note, l'étape 5 l'envoie avec les justificatifs une fois approuvée, et à l'étape 6 le client approuve les justificatifs ou indique les lignes contestées via un lien public.
Laissez l'IA expliquer la facture en langage simple, et gardez les montants et l'approbation à la finance. À l'étape 4, le rédacteur de notes de facture prépare la note à partir des chiffres consignés, et à l'étape 5 le responsable financier la corrige et approuve la facture.
Placez une approbation de la finance entre le calcul et le client. L'étape 5 est un contrôle d'approbation : le client ne voit rien tant que le responsable financier n'a pas vérifié les montants et approuvé la facture.
Demandez-le dans la même étape que celle où le client approuve les justificatifs de la facture. À l'étape 6, le responsable fournisseurs du client saisit le numéro de bon de commande via un lien public, avant que le chargé de facturation émette la facture à l'étape 7.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.