Agence logicielle · Finance
Facturation en régie
Envoyez des factures mensuelles que les clients paient au lieu de les contester. Les heures sont comparées au budget avant tout envoi, un agent IA rédige le relevé d'heures, et le client approuve les heures via un lien public avant que la facture existe.
- Durée: 3 à 7 jours
- Fréquence: Chaque mois, pour chaque projet en régie
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 2 approbations
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Les factures partent avec un total d'heures unique et sans explication.
Le client conteste les heures une fois la facture envoyée.
Le budget s'épuise sans prévenir.
Le chef de projet perd une journée par mois à rédiger des relevés d'heures.
Avec le modèle
Le client reçoit un relevé d'heures par fonctionnalité, avec ce qui a été livré.
Le client approuve ou questionne les heures avant que la facture existe.
Chaque relevé mensuel montre le budget consommé.
Un agent IA rédige le relevé, et le chef de projet le vérifie.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Le mois se termine pour un projet facturé en régie. Le chef de projet lance une exécution avec le client, le projet et le mois.
- 1
Clôturer les feuilles de temps du mois
Masqué sur le lien publicJour 1Chef de projet · Équipe
Assurez-vous que chaque développeur a saisi ses heures du mois, avec un ticket ou une tâche sur chaque saisie, et liez le rapport de temps.
Checklist
- Chaque développeur a saisi ses heures
- Chaque saisie liée à un ticket
- Heures non facturables marquées
Champs à remplir
- Lien vers le rapport de temps (obligatoire)
- Heures facturables (obligatoire)
- Heures non facturables
- 2
Comparer les heures au budget et au périmètre
Masqué sur le lien publicJour 2Chef de projet · Équipe
Comparez les heures au budget, aux taux convenus et au travail livré. Basculez en garantie les heures passées à corriger vos propres défauts, et notez ce que le client doit savoir avant la facture.
Checklist
- Les heures correspondent au travail livré
- Heures de garantie retirées
- Les taux correspondent au contrat
Champs à remplir
- Heures par fonctionnalité ou groupe de tickets (obligatoire)
- Budget consommé en pourcentage (obligatoire)
- Points pour le client
- 3
Rédiger le relevé d'heures
Jour 2Rédacteur de relevés d'heures · Agent IA
Le rédacteur de relevés d'heures prépare le relevé mensuel du client à partir des chiffres et des notes de l'exécution : heures par fonctionnalité, ce qui a été livré, le budget consommé et la prévision pour le mois suivant.
Champs à remplir
- Brouillon du relevé d'heures (obligatoire)
Contrôle humain: Le chef de projet vérifie chaque chiffre et approuve le relevé à l'étape 4.
- 4
Approuver le relevé d'heures
Jour 3Chef de projet · Équipe
Vérifiez chaque chiffre du brouillon par rapport au rapport de temps, corrigez la formulation, approuvez le relevé et envoyez la version définitive au client par e-mail.
Checklist
- Les chiffres correspondent au rapport de temps
- Travail livré décrit dans les termes du client
- Prévision de budget réaliste
Champs à remplir
- Lien vers le relevé d'heures définitif (obligatoire)
Approbation: L'étape d'approbation du client reste verrouillée jusqu'à ce que le chef de projet approuve le relevé d'heures.
- 5
Le client approuve les heures
Jours 3 à 5Contact client · Lien public
Le client lit le relevé d'heures envoyé par le chef de projet et, via le lien public, approuve les heures ou liste les saisies qu'il conteste.
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Saisies contestées
- Numéro de bon de commande
- 6
Régler les questions et confirmer les heures à facturer
Masqué sur le lien publicJours 4 à 6Chef de projet · Équipe
Expliquez ou corrigez chaque saisie contestée par le client et enregistrez ce qui a été convenu. Confirmez ensuite le total à facturer.
Checklist
- Chaque question traitée
- Total convenu confirmé avec le client
Champs à remplir
- Heures à facturer (obligatoire)
- Ce qui a été convenu
Approbation: Aucune facture ne part avant que le chef de projet confirme les heures à facturer.
- 7
Envoyer la facture
Jours 5 à 7Responsable financier · Équipe
Établissez la facture des heures confirmées avec le numéro de bon de commande, envoyez-la et enregistrez la date d'échéance.
Checklist
- Heures et taux conformes au total confirmé
- Numéro de bon de commande sur la facture
- Envoyée à l'adresse de facturation du client
Champs à remplir
- Numéro de facture (obligatoire)
- Montant de la facture (obligatoire)
- Date d'échéance (obligatoire)
Terminé quand
Le client a approuvé les heures, et la facture correspondante est envoyée avec sa date d'échéance enregistrée.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de relevés d'heures
Transforme les heures et les notes du mois en un relevé lisible par le client.
Ce qu'il fait
- Lit les heures, les chiffres du budget et les notes de l'exécution
- Regroupe les heures par fonctionnalité ou groupe de tickets
- Rédige ce qui a été livré et la prévision pour le mois suivant
- Termine son étape pour que le chef de projet puisse relire
Contrôle humain: Le chef de projet vérifie chaque chiffre et approuve le relevé à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Comparez les heures du mois au budget et au travail livré, envoyez un relevé d'heures clair et ne facturez que ce que le client a vu. Ce modèle le fait dans l'ordre, de la clôture des feuilles de temps à l'étape 1 à l'envoi de la facture à l'étape 7.
Montrez les heures par fonctionnalité avec ce qui a été livré, et laissez le client questionner des saisies avant que la facture existe. À l'étape 5, le client approuve les heures ou liste les saisies qu'il conteste via le lien public, et l'étape 6 les règle avant toute facturation.
Les heures par fonctionnalité ou groupe de tickets, ce qui a été livré, le budget consommé et une prévision pour le mois suivant. À l'étape 3, le rédacteur de relevés d'heures prépare exactement cela à partir des chiffres de l'exécution, et à l'étape 4 le chef de projet vérifie chaque chiffre.
Comparez les heures au budget chaque mois et dites-le dans le relevé, pas une fois le budget épuisé. À l'étape 2, le chef de projet enregistre le budget consommé et les points pour le client, et le relevé d'heures de l'étape 3 reprend les deux.
Laissez l'IA transformer les heures et les notes en un relevé lisible, et gardez les chiffres et la facture pour des personnes. Le rédacteur de relevés d'heures le prépare à l'étape 3, et l'étape 4 est un contrôle d'approbation où le chef de projet le vérifie avant que le client le voie.
Vérifiez chaque mois quelles heures ont servi à corriger vos propres défauts et basculez-les en garantie. L'étape 2 a ce contrôle dans sa checklist, et l'étape 6 est un contrôle d'approbation qui retient la facture jusqu'à ce que le chef de projet confirme les heures à facturer.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.